Manche Kunden wollen einfach nicht zahlen, manche lieber später und die anderen haben einfach nicht den Überblick. Ganz egal: Inkasso treibt sie alle an. Ein Profi verrät, wie es richtig funktioniert.

Eigentlich sollte die Zahlungsmoral ja gestiegen sein - zumindest erwecken Umfragen diesen Anschein. So ganz kann das Achim Hütter (44) allerdings nicht nachvollziehen: „Das ist in den letzten Jahren nicht besser geworden“, weiß der Chef der Hütter Aufzüge GmbH in Glinde, auch ohne erst Statistiken zu Rate zu ziehen. „Man merkt, dass viele versuchen, durch späte Zahlungen Zinsvorteile zu erzielen.“ Dagegen gibt es nach seiner Erfahrung allerdings ein zuverlässiges Mittel: Inkasso. Reagieren Kunden nicht auf ein oder zwei freundliche Mahnungen, dann schaltet der Unternehmer die HIT Hanseatische Inkasso-Treuhand GmbH ein. „Darauf reagieren Kunden schon deutlich schneller, so ein Inkassoschreiben hat schon eine andere Qualität. In 80 bis 90 Prozent dieser Fälle bekommen wir unser Geld.“

80 bis 90 Prozent – das ist viel für einen Handwerksbetrieb. „Durchschnittlich haben wir bei Handwerksbetrieben eine Erfolgsquote von 66 bis 70 Prozent“, berichtet HIT-Geschäftsführer Alexander Steffani. Je nach Kundenstamm könne es aber auch mehr sein.

Tipp: Keine dritte Mahnung
Eine Umfrage der HIT in Elektro- und Haustechnikbranche zeigt, dass vor allem kleinere Firmen Probleme mit der Zahlungsmoral haben. Während Privatkunden tatsächlich meist nicht zahlen wollen, seien gewerbliche Kunden und die öffentliche Hand vor allem schlecht organisiert. Dabei könnten auch die Handwerker selbst einiges dazu beitragen, dass die Zahlungen schneller eingehen: Mehr Wert sollten Betriebe auf die Bonitätsprüfung vor dem Auftrag legen und dafür etwas weniger Geduld bei Zahlungsverzögerungen zeigen, rät Steffani: „Die dritte Mahnung ist überflüssig, die lohnt sich in der Regel nicht.“ Die erste Mahnung sollte höflich sein, die zweite hingegen sehr bestimmt deutlich machen, dass weitere Verzögerungen Folgen haben. Erst danach lohne sich der Einsatz des Inkassobüros.

Tipp: Anruf protokollieren
„Zwischen den beiden Schreiben sollte ein Mitarbeiter des Betriebs beim Kunden anrufen und klären, ob nicht vielleicht tatsächlich Mängel vorliegen“, rät Steffani. Wichtig sei es, dass der Mitarbeiter das Telefonat protokolliert und auch gleich klärt, ob der Kunde die Rechnung und die Mahnungen erhalten hat. „Das spart den Aufwand für ein Einschreiben mit Rückschein und hat im Falle eines Prozesses die entsprechende Wirkung.“ Doch Prozesskosten versucht Steffani zu vermeiden. Denn wenn sich die Forderungen ohne Anwalt eintreiben lassen, lohnt sich das Inkasso für den Kunden richtig.

Was Inkasso kosten soll, wird vom Bundesverband der Inkassounternehmen nur empfohlen. In der Praxis ist das allerdings Verhandlungssache. „Das lässt sich sehr flexibel gestalten“, betont Steffani. Im Idealfall zahlt sowieso der Schuldner alle auflaufenden Kosten. In erfolglosen Fällen muss hingegen der Handwerker selbst die Auslagen erstatten. „So etwas lässt sich aber auch mit einer kleinen Pauschale lösen“, berichtet Steffani.

Tipp: Strafrechtlich vorsorgen
Zu schnell gibt der HIT-Chef allerdings nicht auf, selbst wenn bei einem Schuldner nichts zu holen ist: „Wir prüfen auch strafrechtliche Tatbestände und stellen Strafanzeige.“ Der Vorteil für den Handwerker: Handelt es sich um Forderungen aus unerlaubter Handlung, dann kann sich der Schuldner davon auch mit einer Verbraucherinsolvenz nicht befreien.

(jw)