Kaum ein Fahrtenbuch, an dem der Fiskus nicht etwas auszusetzen hat. Kein Wunder, denn daran kassiert er kräftig mit. So schalten Sie die Fehlerquellen aus.

Die einen lieben sie, die anderen hassen sie: Fahrtenbücher. Unternehmer und Mitarbeiter quälen sich mit den Nachweisen, doch für die Betriebsprüfer des Finanzamts sind sie die liebste Lektüre. Der Grund: Oft lohne sich eine Betriebsprüfung schon dann, wenn der Prüfer im Fahrtenbuch fündig wird, erläutert Jens Hanspach, Fachanwalt für Steuerrecht aus Willich. "Und es lässt sich fast immer etwas finden. Rund 90 Prozent aller Fahrtenbücher werden vom Fiskus abgelehnt", berichtet Hanspach.

Oft genüge ein kleiner Fehler, um aus einem Fahrtenbuch Altpapier zu machen. "Das kann manchmal schon ein Zahlendreher beim Kilometerstand sein." Dann könne der Fiskus den Privatteil schätzen, da nun nicht mehr auszuschließen sei, dass auch an anderer Stelle Fehler auftauchen. In der Regel fallen Fehler erst bei der Betriebsprüfung auf, "bei der Abgabe der Steuererklärung kontrolliert die Finanzverwaltung das meist nicht". Hier hakt der Prüfer ein:

• Vergessene Umwege: Jeder Weg ist eine Einzelfahrt und gehört ins Fahrtenbuch. Wer von der Firma zum Kunden fährt und unterwegs an der Tankstelle hält, muss zwei Fahrten eintragen: Firma - Tankstelle und Tankstelle - Kunde.



• Verweise: Ins Fahrtenbuch gehören vollständige Angaben und keine Verweise auf irgendwelche Kundenunterlagen im Betrieb.
• Abweichungen zu Fremdbelegen: Auch Fremdbelege mit einem Vermerk des Kilometerstands, zum Beispiel vom TÜV oder der Fahrzeugwartung, prüft der Fiskus genau auf Abweichungen vom Fahrtenbuch.



• Lückenlos: Das Fahrtenbuch ist für den gesamten Nutzungszeitraum zu führen. Ein paar "vergessene" Tage können ebenfalls den Betriebsausgabenabzug kosten.



• Vollständig: Und natürlich müssen die Angaben im Fahrtenbuch vollständig sein. Für jede Fahrt und jede Rückfahrt sind Datum, Reiseziel mit Name und Ortsangabe, Anlass der Fahrt sowie Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt anzugeben.



• Buchform: Auch die Loseblattsammlungen lehnt der Fiskus ab. Das Fahrtenbuch ist in "geschlossener Form" zu führen, also in der Regel in Buchform oder in einer Klade, so dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind oder ausgeschlossen werden können. Für Ausdrucke aus einer Tabellenkalkulation hat der Fiskus kein Verständnis.



• Zeitnah: Zudem soll das Fahrtenbuch "zeitnah" geführt werden. Vor allem daran scheitern viele Fahrtenbücher, weiß Hanspach: Viele glaubten, sie könnten die Einträge später noch nachholen, doch das sei sehr schwer. "Das klappt gerade noch, wenn man sich abends hinsetzt und die Fahrten aufschreibt, aber nicht, wenn man erst Wochen später alles nachtragen will."