Spam-Mails zehren nicht nur an den Nerven, sondern auch an der Firmenkasse. So schaffen Sie den Werbemüll dahin, wo er hingehört.

Das geht ins Geld: Mit etwa 500 Euro schlagen Spam-Mails pro Mitarbeiter und Jahr in Unternehmen zu Buche. Diesen Betrag haben jetzt Forscher der Universität Hamburg errechnet. Und ist es nicht die Masse an Mails allein, die Betriebe teuer zu stehen kommt. Vielmehr geht Geld auch deshalb verloren, weil Mitarbeiter verunsichert sind. Aus Angst, wichtige Nachrichten zu übersehen, verbringen sie immer mehr Zeit damit, den Posteingang zu prüfen – statt produktiv zu arbeiten.

Noch teurer wird es für Chefs, wenn sie Spam-Filter auf ihren Rechnern installieren, aber die Mitarbeiter der Technik nicht trauen. "Die Sorge vor Fehlklassifikationen steigt mit zunehmendem Einsatz solcher Filter", sagt der Leiter der Studie, Michel Clement. Gefahr: Je gefräßiger der digitale Müllschlucker, desto eher kann es passieren, dass er irrtümlich E-Mails von Kunden oder Geschäftspartnern vertilgt.

Clement rät größeren Betrieben mit Rechnernetzwerk, einen zentralen Spam-Schutz zu installieren. Daneben sollten die Mitarbeiter einen Filter auf dem PC haben, den sie nach eigenem Ermessen nachjustieren können. Zum einen schwanke die Zahl der Spam-Mails von Rechner zu Rechner, zum anderen würden diese in unterschiedlichem Maß als Belastung wahrgenommen, erklärt der Professor für Marketing und Medienmanagement. Manche Nutzer fühlten sich extrem gepiesackt, andere hätten ein dickes Fell. Psychologischer Effekt: Wenn Mitarbeiter in die "Spam-Klassifikation" eingreifen können, haben sie weniger Angst, dass ihnen Geschäftspost entgeht.

So wirksam Spam-Filter sein können, so überflüssig können sie auch sein. Filter auf Arbeitsplatzrechnern führten erst ab einem "gewissen individuellen Spam-Volumen" zu einer Kostenreduktion, stellen die Experten klar.

So können Sie den Müll von Ihrer Geschäftspost sauber trennen:

Regel erstellen! E-Mail-Pogramme wie Outlook, Outlook Express oder Mozilla Thunderbird lassen sich so einstellen, dass Nachrichten bestimmter Absender aussortiert und in einen eigens für Spam angelegten Ordern gelangen. Dazu sind nur wenige Klicks erforderlich.
So funktioniert das bei Outlook: Wählen Sie im Menü unter "Extras" den "Regel-Assistent". Klicken Sie auf "Neu", und markieren sie im oberen Feld den Punkt "Neue Nachrichten bestimmter Personen verschieben". Danach klicken sie im unteren Feld auf "einer Person/Verteilerliste". Jetzt können Sie die E-Mail-Adresse des Spam-Absender eingeben. Klicken Sie auf "Ok" und dann auf "Zielordner", um das Verzeichnis auszuwählen, in das die Spam-Mails verschoben werden sollen (Verzeichnis anlegen im Menü unter: "Neu", "Datei", "Ordner"). Wenn Sie das Verzeichnis gewählt haben, müssen Sie nur noch auf "Fertig stellen" klicken.
Allein auf diese Art gegen Spam zu kämpfen, bietet sich nur dann an, wenn wenige Werbemails pro Tag eintrudeln. Grundsätzliches Problem: Spam-Versender finden ständig neue Tricks, die "Posteingangsregel" muss jedesmal aktualisiert werden, und nach einer Weile ist sie schwer zu überblicken.

Anti-Spam-Software installieren! Wer viel im Internet unterwegs ist, sollte sein Mailprogramm mit einem speziellen Spam-Filter abschirmen. Einige dieser Filter-Programme sind so gestrickt, dass sie nur die E-Mail-Adresse des Absenders prüfen. Andere durchforsten Mails auch nach verdächtigen Begriffen, die man vorgeben kann. Klären Sie vor dem Kauf unbedingt auch: Wie gut verträgt sich der Filter mit Ihrem Mailprogramm Bremst er es – etwa durch lange Ladezeiten? Nicht zuletzt kommt es darauf an, dass Ihre Mitarbeiter den Spam-Filter leicht bedienen können.

Filter einstellen und trainieren! Wer eine Anti-Spam-Software installiert, sollte den Filter nicht auf die höchste Stufe setzen. Etwa drei bis vier Spam-Mails sollten pro Tag noch durchkommen, so verringert sich das Risiko, dass erwünschte Mails in den Topf für Spam wandern. Zudem empfiehlt es sich, eine "Buddy-Liste" anzulegen. Tragen Sie in diese "Freundesliste" die E-Mail-Adressen Ihrer Geschäftspartner und Kunden ein. Das Anti-Spam-Programm blockt deren Mails dann nie ab.
Wenn Sie Ihre Software falsch einstellen und permanent auf der Hut sein müssen, um nicht doch eine Mail zu übersehen, können Sie sich die Lösung schenken. Das gilt auch dann, wenn Sie die Software nicht regelmäßig "trainieren". So gut wie alle neuen Programme haben eine Lernroutine. Damit kann man Spammern prompt einen Strich durch die Rechnung machen, wenn sie wieder einen neuen Dreh gefunden haben.

(mfi)