Die Abläufe im bargeldlosen Zahlungsverkehr ändern sich: Vom 1. Februar 2014 an gelten europaweit einheitliche Regeln. Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum nennt sich das, abgekürzt SEPA (Single Euro Payment Area). Die Folgen: Es gibt neue Kontonummern (IBAN), neue Überweisungsformulare und neue Lastschriftregeln.
Wer darauf nicht eingestellt ist, wird Ärger mit Lieferanten, Mitarbeitern, Banken, Kunden und Behörden bekommen. Denn bei barggeldlosen Zahlungen ändert sich eine ganze Menge.
Doch viele Betriebe schieben die Umstellung vor sich her, wie aktuelle Umfragen belegen. Darum hier die wichtigsten Dinge, die Sie wirklich über SEPA und IBAN wissen sollten:
1. Es gibt keine Schonfrist!
Wer sich nicht auf SEPA einstellt, muss mit Zahlungsverzögerungen rechnen, mit Liquiditätsproblemen und mit genervten Lieferanten, Mitarbeitern, Behörden und Banken. Denn es gibt keine Schonfrist: „Bis zum 1. Februar 2014 muss die Umstellung in Unternehmen vollzogen sein. Dies ist Gesetz und wird auch nicht geändert. Es gibt keinen ,Plan B‘!“, warnt Bundesbank-Vorstand Carl-Ludwig Thiele.
Nächste Seite: Betrüger nutzen Umstellung aus!
2. Vorsicht Betrüger!
Die Umstellung auf SEPA lockt Betrüger an. Wie zum Beispiel im baden-württembergischen Rangendingen: Dort erhielt ein Betrieb im September einen angeblichen Anruf von der Hausbank. Die vermeintliche Bankangestellte gab vor, im Zusammenhang mit den neuen SEPA-Regeln eine Sicherheitsüberprüfung für das Online-Banking durchzuführen. Die Mitarbeiterin des Betriebs folgte den Anweisungen der Anruferin und nannte ihr eine aktuell generierte Transaktionsnummer für das Online-Konto. Kurz nach dem Telefonat überwiesen die Betrüger 9999 Euro vom Firmenkonto auf ein Konto in Madrid. Da der Betrieb das sofort bemerkte, konnte die Hausbank die Überweisung rückgängig machen.
Rechtsverfolgung im Ausland wird schwerer
Dabei hatte das Unternehmen Glück: Zwar hält Rechtsanwalt Klaus Nieding aus Frankfurt das Betrugsrisiko im Zusammenhang mit SEPA für „derzeit nicht wesentlich höher als beim bisherigen Lastschriftverfahren“, doch schwieriger wird es, wenn die Betrüger im europäischen Ausland sitzen. In solchen Fällen werde „die Rechtsverfolgung und Durchsetzung aufwendiger“, warnt der Experte für Bank- und Kapitalmarktrecht vom Deutschen Anwaltverein.
Besondere Vorsicht mit Ihren Daten
Auch der Bundesverband deutscher Banken schätzt das Risiko „nicht höher als bisher“ ein. Jedoch rät eine Sprecherin in der Zeit der Umstellung zur besonderen Vorsicht. Egal wie dringend ein Anruf oder eine E-Mail wegen SEPA auch klingen mag: Unternehmen sollten auf keinen Fall Informationen über sensible Bankdaten telefonisch oder per E-Mail mitteilen – schon gar nicht gegenüber Menschen, die sie nicht persönlich kennen.
Nächste Seite: Online-Banking, Zahlungsssoftware oder Disketten – was geht noch?
3. Bargeldlos überweisen künftig ohne Disketten!
Überweisungen können Sie auch künftig in Papierform oder per Online-Banking durchführen. Ebenso sind Überweisungen mit Ihrer Zahlungssoftware möglich. Nur „die Einreichung belegloser Daten per Diskette wird künftig tatsächlich nicht mehr möglich sein“, sagt ZDH-Generalsekretär Holger Schwannecke. Wer mit einer Zahlungssoftware arbeitet, sollte jedoch dringend klären, dass die Software für Überweisungen die elektronische Datenübermittlung ISO 20022 XML-Format nutzt.
4. Diese Daten müssen Sie kennen!
Die IBAN setzt sich zusammen aus einem Länderkürzel (DE für Deutschland), einer zweistelligen Kontrollnummer, Ihrer bisherigen Bankleitzahl, Ihrer bisherigen Kontonummer und ein paar zusätzlichen Nullen. So würde zum Beispiel aus der Kontonummer 123456 und der Bankleitzahl 20050000 die IBAN DE21200500000000123456. Hinzu kommt für Überweisungen in andere Staaten die internationale Bankleitzahl BIC (Business Identifier Code). Ihre IBAN und BIC finden Sie auf Ihren Kontoauszügen und wahrscheinlich auch schon auf Ihrer Bankkundenkarte.
Weisen Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner schon jetzt auf ihre IBAN und BIC hin. Vermerken Sie Ihre Kontokennzahlen in Rechnungen, Geschäftsbriefen und Überweisungsformularen, rät ZDH-Generalsekretär Holger Schwannecke.
5. So kommen Sie an die IBANs!
Sie können jeden Mitarbeiter und jeden Lieferanten einzeln nach seiner neuen Bankverbindung fragen. Oder Sie erkundigen sich bei Ihrer Bank oder dem Anbieter Ihrer Zahlungssoftware nach Möglichkeiten, die Bankdaten automatisch für Sie umzuwandeln.
Nächste Seite: Firmenlastschrift ist kein Muss – es geht auch günstiger!
6. Firmenlastschrift ist kein Muss!
Kaum ein Unternehmen kommt um das Thema „Lastschriften“ herum: Mal geht es um die Einzugsermächtigung von Kunden, mal um die Abbuchungserlaubnis für die Lieferanten.
Dafür gibt es zwei Varianten: die SEPA-Basislastschrift und die SEPA-Firmenlastschrift. Gegenüber Verbrauchern dürfen Unternehmen nur die Basislastschrift nutzen. Unternehmen untereinander steht es jedoch frei, ob sie Basis- oder Firmenlastschrift vereinbaren. Der Unterschied:
- Die Basislastschrift ist im Prinzip eine Einzugsermächtigung: Der Zahlungspflichtige erlaubt dem Empfänger, fällige Zahlungen von seinem Konto einzuziehen. Der Zahler kann einer Kontobelastung innerhalb von acht Wochen widersprechen, sodass ihm das Geld von der Bank wieder gutgeschrieben wird.
- Bei der Firmenlastschrift handelt es sich um ein Abbuchungsverfahren: Der Zahlungspflichtige erteilt seiner Bank die Erlaubnis, Lastschriften eines bestimmten Gläubigers einzulösen. Ein Widerrufsrecht für erfolgte Abbuchungen besteht gegenüber der Bank nicht. Im Streitfall müssen sich die Unternehmen untereinander einigen.
Für beide Varianten gibt es Vorgaben und Mustertexte – fragen Sie Ihre Bank!
7. Keine Lastschrift ohne Unterschrift!
Egal ob Basis- oder Firmenlastschrift: Unternehmen brauchen in jedem Fall das Einverständnis des Zahlungspflichtigen – ein sogenanntes „Mandat“.
- Das „SEPA-Lastschriftmandat“ gilt für die Basislastschrift: Bereits vorhandene, schriftlich erteilte Einzugsermächtigungen gelten weiter, wenn ein Unternehmen diese archiviert hat und die Kunden über den Wechsel zu SEPA schriftlich informiert. Andernfalls muss das Unternehmen eine schriftliche Genehmigung der Kunden einholen und diese archivieren.
- Das „SEPA-Firmenlastschriftmandat“ gilt für die Firmenlastschrift: Hier muss der Zahler bei seiner Bank die Erlaubnis zur Abbuchung hinterlegen.
Erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank, was die Einrichtung von Firmenlastschriftmandaten kostet. Nicht jede Bank macht das kostenlos, wie eine Sprecherin des Bundesverbandes deutscher Banken bestätigt: „Es gibt Kreditinstitute, die das bepreisen – wie weit das verbreitet ist, ist uns nicht bekannt.“
Nächste Seite: Schlimmstenfalls haben Kunden 13 Monate Widerspruchsfrist!
8. Schlimmstenfalls 13 Monate Widerspruchsfrist!
Riskant ist es für Unternehmen, sich nicht um gültige SEPA-Mandate zu kümmern: Im Firmenlastschriftverfahren fließt solange kein Geld, bis der Zahlungspflichtige das Mandat bei seiner Bank einreicht.
Anders im Basisverfahren: In der Regel werden Banken die Lastschriften ausführen – ohne vorher die Gültigkeit des Basis-Mandats zu überprüfen. „Nach den Vertragswerken, die ich bis jetzt gesehen habe, erklärt der Lastschrift-Einzieher gegenüber der Bank, dass er ein gültiges Mandat (Original unterschriebenes SEPA-Mandat) besitzt und er hat dieses der Bank auf Verlangen vorzulegen“, berichtet Klaus Nieding, Experte für Bank- und Kapitalmarktrecht im Deutschen Anwaltverein. Doch wenn diese Erlaubnis nicht vorliegt, kann ein Zahler innerhalb von 13 Monaten die Erstattung seines Geldes verlangen – und dann ist das Unternehmen in der Beweispflicht.
9. Zeit für Basislastschriften einplanen!
Wenn Sie Ihren Kunden Basislastschriftverfahren anbieten, müssen Sie zusätzlich eine neue Inkassovereinbarung mit Ihrer Bank abschließen. Dafür benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer der Bundesbank, die Sie unter bundesbank.de beantragen müssen.
10. Testen Sie vor dem 1. Februar!
Damit zum Starttermin alles funktioniert, sollten Sie eine Testphase einplanen. „Das gilt insbesondere für die Einbindung von Zahlungsverkehrssoftware, die reibungslos mit den übrigen verwendeten Programmen zusammenarbeiten muss“, empfiehlt Schwannecke. Sinnvoll seien auch SEPA-Testzahlungen über die Hausbank, „um mögliche Abwicklungsfehler frühzeitig zu erkennen“, ergänzt Bundesbank-Vorstand Thiele.
(jw)
