Handwerker müssen immer häufiger mit digitalen Betriebsprüfungen rechnen. Worauf es dabei ankommt, verrät Unternehmensberater Oliver Borgmann, Inhaber der Borgmann Unternehmensberatung in Oldenburg, die kleine und mittelständische Unternehmen vor allem in Fragen der Unternehmensorganisation und -finanzierung betreut.
Herr Borgmann, bereits seit dem Januar 2002 können Finanzämter digitale Betriebsprüfungen vornehmen. Doch Umfragen belegen, dass rund 60 Prozent der Unternehmen darauf nicht vorbereitet sind. Wie riskant ist das?
Leider ist die digitale Betriebsprüfung kein zahnloser Tiger. Dass Prüfungen schneller abzuwickeln sind, wird vermutlich dazu führen, dass die Zahl der Prüfungen gerade in den Kleinst- bis Mittelbetrieben steigt. Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten, um nicht der Willkür des Prüfers ausgesetzt zu sein.
Müssen Unternehmer Betriebsdaten elektronisch aufbewahren?
Wer keine Unternehmensdaten in elektronischer Form vorhält, für den ändert sich nichts. Wer jedoch die Daten digital speichert, was in den meisten Fällen für die Finanz-, Lohn- und Anlagebuchhaltung, den Rechnungsausgang, den Schriftverkehr und betriebliche E-Mails gilt, muss diese dem Prüfer zur Verfügung stellen.
Ab welchem Zeitpunkt müssen digitale Daten zugänglich gemacht werden?
Auf die Neuregelung kann das Finanzamt bei Betriebsprüfungen pochen, die nach dem 31. Dezember 2001 beginnen. Die Prüfung erstreckt sich meist auf einen Zeitraum von drei Jahren. Im Jahre 2004 werden in der Regel die Jahre 1999/2000 bis 2001/2002 geprüft.
Was passiert, wenn Daten aus dem Jahre 1999 nicht mehr auswertbar sind, weil sich zum Beispiel das alte Programm nicht mehr installieren lässt?
Sollte der Zugriff technisch mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich sein, zum Beispiel durch Umstellung des gesamten Betriebssystems, dann kann das Finanzamt das auch nicht verlangen. Aber Achtung: Der Unternehmer muss dafür Sorge tragen, dass die Daten noch lesbar zur Verfügung stehen, entweder am Bildschirm oder als Ausdruck.
Wie läuft die Prüfung ab?
Rein technisch gibt es drei Möglichkeiten, den Bestimmungen Genüge zu tun. Es ist zu empfehlen, dem Prüfer eine CD mit den steuerlich relevanten Daten zu überlassen, um Zufallsfunde auszuschließen. Alternativ kann der Unternehmer - oder ein Mitarbeiter - gemeinsam mit dem Prüfer die Daten am DV-System auswerten. Oder der Prüfer setzt sich selber an den Computer des Unternehmens. Bei verschlüsselten Daten muss der Unternehmer sicher stellen, dass die Ver- und Entschlüsselungsprogramm auch lauffähig bleiben. Back-Ups genügen dem Prüfer hingegen nicht, da diese Daten meist nicht maschinell auswertbar sind und nicht den gesamten Prüfzeitraum umfassen.
Muss sich der Prüfer mit den Daten auf einer CD zufrieden geben?
Dummerweise kann der Prüfer die Art des Datenzugriffs selber bestimmen und die Möglichkeiten miteinander kombinieren. Übergibt man aber einen entsprechend vorbereiteten Datenträger, dann muss der Beamte meines Erachtens darlegen, warum ihm das nicht ausreicht.
Kann der Prüfer die Daten ändern?
Nein! Es muss gewährleistet sein, dass die Daten nicht verändert werden können. Dies ist im Rahmen der gängigen Betriebs-EDV kein Problem. In anderen Fällen, zum Beispiel in Excel-Tabellen, müsste man einen Schreibschutz aktivieren. Das gilt übrigens auch für Datenträger, die dem Prüfer übergeben werden, damit scheiden wiederbeschreibbare Medien (CD-R, DVD-R) aus.
Welche Daten sind für die Prüfung relevant?
Der Prüfer darf nichts auswerten, was in die Kategorien "Privat" oder "Planung" fällt. Das gilt zum Beispiel für Auftragsbücher, Bestellbücher, Unterlagen der Forschung und Entwicklung, Finanz- und Kostenpläne, Personalakten, Finanzberichte, Steuerplanungen, technische Anleitungen oder private E-Mails. Dagegen sind auf jeden Fall Daten der Finanzbuchhaltung, betriebliche Kontoauszüge, Kassenbücher, Lohnkonten und so weiter steuerlich relevant. Sollte der Prüfer in den eigentlich nicht steuerrelevanten Daten weitere Erkenntnisse begründet vermuten, dann kann er aber auch diese einsehen. Auch Zufallsfunde dürfen ohne Einschränkung ausgewertet werden.
Was kann denn so schneller entdeckt werden?
Zum Beispiel können Datumsangaben auf Eingans- und Ausgangsrechnungen blitzschnell überprüft werden, um festzustellen, ob der Unternehmer die Umsatzsteuer später bezahlt oder sich zu früh Vorsteuer zieht. Schneller feststellen lassen sich auch überhöhte Abschreibungen oder erhöhte Warenlieferungen zum Jahresende, was auf ausgeführte Leistungen schließen lässt, auch wenn die Rechnung erst im folgenden Jahr geschrieben wird. Besonders fatal: Es lassen sich blitzschnell die Kontonummern von Angestellten und Lieferanten vergleichen.
Viele Unternehmer überlassen die EDV externen Dienstleistern ...
Unwissenheit schützt nicht vor Strafe! Die Softwarefirma sollte schriftlich bestätigen, dass die Software die Daten in der Form zur Verfügung stellen kann, die von der Finanzverwaltung gewünscht wird. Oder der Hersteller muss erklären können, wie man diese Anforderung realisieren kann - dabei reicht ein Verweis auf die Programmbeschreibung im Regressfall nicht aus. Andernfalls sollte man den Hersteller wechseln.
Und wer zahlt den ganzen Aufwand?
Das Unternehmen. Daran hat sich nichts geändert. Bis sich die digitale Betriebsprüfung Land auf Land ab eingespielt hat, ist mit einem erhöhten Aufwand bei den Betrieben zu rechnen.
Das Interview führte Jörg Wiebking.
Tipp: Die Software der Prüfer
Die Finanzverwaltung setzt für die digitale Betriebsprüfung eine Software namens IDEA ein. Diese Software wurde von der Audicon GmbH
in Düsseldorf entwickelt und kann auch von jedem Unternehmer erworben werden.
