Besprechungen sind nicht das Problem, sondern die Art und Weise, wie sie oft durchgeführt werden. Wenn Sie die folgenden Fehler vermeiden, werden Sie Besprechungen sofort effektiver durchführen und zu konkreten Ergebnissen kommen.
1. Fehler: Sie haben keine Prioritäten gesetzt!
Machen Sie sich vor einer Besprechung klar, welche Punkte die höchste Priorität haben und ziehen Sie diese Punkte vor.
Priorität sollten die Themen mit der größten wirtschaftlichen Bedeutung haben. Wenn Sie die Einführung von Leistungslohn und die Planung der Weihnachtsfeier auf der Tagesordnung haben, dann sollten Sie nicht mit der Weihnachtsfeier loslegen, nur weil die sich schneller abhandeln lässt.
Themen, die auch zu einem späteren Zeitpunkt noch problemlos besprochen werden können, gehören nach hinten.
2. Fehler: Sie haben keine konkreten Ziele!
Bevor Sie zu einer Besprechung einladen, müssen Sie sich über die Ziele klar sein - und zwar möglichst konkret.
Wenn es Ihnen zum Beispiel in der Werkstatt zu unordentlich ist, dann sollte Ihr Ziel nicht "Ordnung" sein, sondern ganz konkret: "Wir verlieren zu viel Zeit durch Unordnung und Suche. Wir müssen einen Weg finden, dass die Werkzeuge immer am richtigen Platz liegen, die Wege frei sind, ... "Sonst haben die Besprechungsteilnehmer unterschiedliche Vorstellungen von den Zielen und es kann viel Zeit kosten, bis man das entdeckt und sich dann verständigt.
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So sparen Sie sich viel Zeit während der Besprechung!
3. Sie nehmen Rücksicht auf Zuspätkommer!
Wer auch noch auf den letzten Teilnehmer wartet, der setzt das falsche Signal. Fangen Sie einfach pünktlich an. Fangen Sie keinesfalls noch einmal an, wenn der Zuspätkommer endlich eintrifft. Ein kurzer Satz genügt: "Bitte informieren Sie sich später über die bisherigen Ergebnisse."
Warten Sie möglichst auch dann nicht, wenn der Zuspätkommer Ihr Kunde ist: Wenn es noch andere Dinge mit Kollegen oder Mitarbeitern zu besprechen gibt, dann können Sie diese Punkte vorziehen.
4. Fehler: Die Teilnehmer sind nicht vorbereitet!
Sie holen umso mehr aus einer Besprechung heraus, je besser alle vorbereitet sind. Dabei sollten Sie mit gutem Beispiel vorangehen:
- Eröffnen Sie zielstrebig die Runde.
- Geben Sie einen kurzen Überblick über die Themen, die Sie behandeln wollen.
- Fragen Sie nach, ob es weitere Themen gibt. Falls ja: Prüfen Sie kurz Ihre Prioritäten, ob sich dadurch die Reihenfolge ändern sollte. Wenn nicht, hängen Sie die Punkte einfach hinten dran.
- Machen Sie bei jedem einzelnen Punkt deutlich, was Sie sich von der Besprechung in diesem Punkt erwarten, zum Beispiel, dass es eine Lösung für ein konkretes Problem gibt, dass jemand diese Aufgabe übernimmt ...
Doch Vorsicht: Stecken Sie Ihre Vorgaben realistisch. Sonst sind Sie nicht nur selbst schnell frustriert. Schlimmer noch: Ihre Mitarbeiter nehmen Ihre Vorgaben dann irgendwann nicht mehr ernst.
5. Fehler: Das Timing stimmt nicht!
Setzen Sie einen Zeitrahmen! Nichts ist schlimmer als Besprechungen ohne Endtermin. Dann wird immer noch jemand etwas zu besprechen haben und sich nicht scheuen, lang und breit darauf herumzureiten.
Unterbinden Sie Endlos-Diskussionen, in denen immer wieder das Gleiche wiederholt wird. Sie wollen schließlich Ergebnisse!
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So kommen Sie zu konkreten Ergebnissen!
6. Sie versuchen alles im Kopf zu behalten!
Bei längeren Besprechungen zu einem einzigen Thema ist es kaum möglich, sich alles Besprochene zu merken. Darum sollten Sie alles Wichtige stichwortartig festhalten:
- Schreiben Sie wichtige Punkte, Ergebnisse oder Zwischenergebnisse auf
- Verwenden Sie dafür Plakate oder Laptop + Beamer
7. Sie pochen nicht auf Ergebnisse!
Nichts ist überflüssiger als eine Besprechung ohne Ergebnisse. Darum sollten Sie hartnäckig bleiben, wenn Sie den Eindruck bekommen, dass Teilnehmer einen Beschluss oder ein Ergebnis verhindern wollen.
Wenn Sie nicht das gewünschte Ergebnis erreichen können, weil die Voraussetzungen nicht stimmen (es fehlen zum Beispiel wichtige Informationen), dann führen Sie zumindest konkrete Aufgaben und Zwischenergebnisse herbei. Ihr Ziel muss es dann sein, dass Sie beim nächsten Treffen garantiert ans Ziel kommen.
8. Sie halten die Ergebnisse nicht fest!
Bevor die Besprechung zu Ende geht, fassen Sie die Ergebnisse noch einmal kurz zusammen und benennen Sie, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.
Wichtig: Fassen Sie das Ergebnis im Anschluss auch noch einmal schriftlich zusammen und stellen Sie es allen Beteiligten zur Verfügung.
9. Sie kontrollieren die Ergebnisse nicht!
Besprechungen nützen absolut nichts, wenn Sie das Besprochene dann nicht umsetzen. Vertrauen Sie dabei nicht blind auf die Absprachen: Lassen Sie sich über Zwischenergebnisse und Ergebnisse informieren.
Auch das noch: Die schlimmsten Fehler vor jeder Besprechung!
Wollen Sie das wirklich besprechen - und mit wem?
10. Fehler: Die Besprechung ist eigentlich überflüssig!
Bevor Sie eine Besprechung einberufen, sollten Sie sich genau überlegen, ob sie wirklich erforderlich ist. Denn nicht nur die Besprechung selbst kostet Zeit und Geld. Schon das Planen und Koordinieren im Vorfeld ist aufwendig. Oft lassen sich konkrete Punkte auf dem kurzen Weg mit kompetenten Mitarbeitern sehr viel schneller regeln. Dann müssen Sie am Ende nur noch die anderen informieren. Das ist schon ok - schließlich sind Sie der Chef.
11. Fehler: Es nehmen zu viele oder die falschen Personen teil!
Überlegen Sie sich genau, wer an einer Besprechung teilnehmen muss. Wollen Sie über wichtige Entwicklungen im Betrieb informieren? Dann sollten Sie alle einladen. Geht es darum, ein konkretes Problem zu lösen, dann sind Sie vielleicht in kleinerer Runde erfolgreich.
Tipp: Wenn nötig, sollten Sie allerdings im Anschluss an eine kleinere Runde kurz alle anderen informieren.
12. Fehler: Sie verzichten auf die Vorteile regelmäßiger Besprechung!
Der Aufwand durch Besprechungen entsteht zum Teil schon im Vorfeld: Haben alle Zeit? Sind alle vorbereitet? Zumindest diesen Aufwand können Sie sich durch einen festen Besprechungstermin sparen, zu dem Sie nicht jedes Mal wieder einladen müssen.
Setzen Sie für eine solche Besprechung einen festen Tag und eine feste Uhrzeit fest, damit sich wirklich jeder darauf einstellen kann.
Aber auch für solche regelmäßige Besprechungen gilt: Wenn es in der Runde gerade nichts zu informieren, zu klären oder zu lösen gibt, dann können Sie die Besprechung ruhig mal absagen.
(jw)
