- Wie viel Funktionen muss eine Handwerker-App bieten, damit sie nützlich ist? Nicht so viele, denn Spezial-Apps für bestimmte Aufgaben sind oft einfacher und praktischer als eine große Komplettlösung.
- Bevor Sie sich die Funktionen einer App anschauen, sollten Sie allerdings Ihre Ziele festlegen. Das reduziert die Auswahl auf jene Apps, die sich wirklich lohnen. Und Sie verzetteln sich nicht.
- Keine Angst vor den Kosten und Fehlentscheidungen: Cloud-Software ermöglicht einen schnellen Einstieg – und einen schnellen Ausstieg ohne Folgekosten, falls eine App nicht mehr den eigenen Anforderungen entspricht.
- Auf eine Funktion sollten Sie jedoch auf keinen Fall verzichten: den Datenexport in einem brauchbaren Dateiformat. Sonst wird der Wechsel teuer.
Vom Aufmaß bis zur Zeiterfassung: Die Zahl nützlicher Handwerker-Apps wird immer größer und vielseitiger.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, weiß Thorsten Moortz. Der Strategieberater und Coach aus Georgsmarienhütte unterstützt Handwerker bei der Einführung digitaler Werkzeuge im Betrieb. Er weiß, worauf es in der Praxis ankommt. Und das sind nicht die Kosten oder die größtmögliche Anzahl an Funktionen.
# 1: Denken Sie in Zielen, nicht in Funktionen
Ziele sind wichtiger als Funktionen, lautet Moortz‘ erster Rat an jeden digitalisierungshungrigen Handwerker. „Fangen Sie nicht damit an, über das Werkzeug nachzudenken, sondern über Ihre Ziele. Was wollen Sie erreichen? Was würde Ihnen und Ihren Mitarbeitern am meisten bringen?“
Wer sich auf Funktionen statt auf Ziele konzentriere, setze die falschen Prioritäten. Ziel vor Funktion führe manchmal zu „ganz anderen, viel praktischeren Lösungen“. Ein Fehler sei es hingegen, die eigenen Ziele an die verfügbaren Features einer Software anzupassen. „Ein Tischler kauft ja auch nicht erst einmal eine CNC-Maschine und überlegt sich dann, was er damit alles anstellen könnte.“
Tipp: Die Digitalisierung ist kein Heilmittel für „schlechte Prozesse“, warnt Moortz. „Wer nur erreichen will, dass er im Büro weniger Arbeit hat, ist bei den Zielen auf der falschen Fährte. Das werden die Mitarbeiter sofort durchschauen und nicht mitmachen.“
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# 2: Cloudbasierte Software: mieten statt kaufen
Moortz rät zur Cloud-Software: „Wenn eine Software nicht cloudfähig ist, würde ich die Finger davon lassen.“ Seine Prognose: In fünf Jahren werde es keine lokalen Software-Installationen mehr geben.
Ob eine Software cloudfähig ist, lasse sich einfach erkennen: Ist ein bestimmter Datensatz von außen im eigenen System aufrufbar, mit einer App oder im Browser? „Wenn ich mit einem Link nicht von außen an meine Daten komme, habe ich ein Verknüpfungsproblem.“
Der Vorteil cloudbasierter Software: Es handelt sich um Mietsoftware. Da kommt zwar im Laufe der Zeit einiges zusammen. Doch dafür entfällt der meist hohe Kaufpreis und ein schneller Wechsel fällt leichter.
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#3: Kosten und Nutzen abwägen
Ob sich eine Handwerker-App rechnet, lasse sich einfach beantworten, sagt Moortz: „Was kostet die Software pro Monat und Mitarbeiter und wie viel Zeit spart sie mir pro Monat und Mitarbeiter?“
Die mögliche Ersparnis hänge vor allem von der Nutzerfreundlichkeit ab. „Was helfen mir die Funktionen, wenn niemand die Software nutzt?“ Sein Rat: „Eine Software muss so einfach sein wie Whatsapp. Sonst muss man sich überlegen, ob die Mitarbeiter sie wirklich nutzen werden.“
Doch falls ein Handwerker den Nutzen überschätzt, sei das Kostenrisiko bei gemieteter Cloud-Software gering. „Das ist für Kunden der große Vorteil: man kann schnell rein – und schnell wieder raus“, sagt der Coach.
Ein anderer möglicher Kostenfaktor ist ein Systemintegrator, der bei der individuellen Einrichtung der neuen Software hilft. Die Arbeit eines solchen Systemintegrators sei zwar teuer, vor allem im Vergleich zu den Monatsmieten der Software. Doch nach Moortz‘ Erfahrungen nutzt ein Drittel der Handwerker diese Leistung, weil sie die Einführung deutlich beschleunigt.
Selbstverständlich sollte hingegen ein funktionierender Kundensupport bei Problemen und Fragen sein. Weil Cloud-Software kurzfristig kündbar ist, sei die Kundenzufriedenheit für die Anbieter sehr wichtig. „Wer nicht innerhalb von 24 Stunden eine Antwort liefern kann, verliert sehr schnell seine Kunden.“
# 4: Spezialisierte Apps statt Komplettlösung
Von der Suche nach der einen Software, die alle Aufgaben integriert, rät Moortz ab. „Man sollte sich fragen, ob man ein Schweizer Taschenmesser will, das vieles kann, aber nichts richtig, oder ein auf eine bestimmte Aufgabe spezialisiertes Werkzeug.“
Die meisten Handwerker suchten nach einer Komplettlösung. Sie hätten Angst vor dem Aufwand, Daten in mehreren Programmen pflegen zu müssen. „Klar würde man das gerne vermeiden, aber der Aufwand für solche Lösungen ist nicht gerechtfertigt.“ Es gebe zwar große Software-Häuser mit starken Lösungen, „aber Leistungsumfang und Preise sind industrieorientiert – und da muss man sich fragen, ob man die Funktionen wirklich alle nutzen wird“.
Eine Prozessanalyse zeige schnell, „dass man solche großen Lösungen nicht braucht.“ Viele Aufgaben wie zum Beispiel Organisation und Dokumentation von Baustellen seien in sich abgeschlossen. Die Software für solche Aufgaben sollte einfach, schnell und praktisch sein. „Die Software einer CNC-Fräse braucht ja auch nur eine Schnittstelle zum Planungsprogramm und muss nicht auch noch den Schrank zusammenbauen.“
Und wie sieht es mit Schnittstellen und der Vernetzung zwischen Apps aus, als Ersatz für eine Komplettlösung? Einige große Anbieter seien da weit, berichtet Moortz, „die mit den hohen Preisen“. Spezialisierte Anbieter mit cloudbasierte Lösungen hätten allerdings den Vorteil, grundsätzlich offen für eine künftige Vernetzung zu sein. „Da ist das nicht schon von vornherein ausgeschlossen.“
# 5: K.O.-Kriterium: Datenexport
Achten sollten Handwerker bei der Auswahl einer App nicht zuletzt auf den Datenexport. „Ich würde auf keinen Fall eine Software nutzen, bei der ich nicht in der Lage bin, die Daten in einem normalen Datenformat wieder herauszukriegen“, sagt Moortz. Spätestens wenn sich die Anforderungen im Betrieb ändern und die Funktionen einer Software nicht mehr ausreichen, stehe ein Wechsel an. „Dann muss man unbedingt die eigenen Daten aus der Software exportieren und in das neue Programm importieren können.“
Sein Tipp: Fragen Sie den Anbieter vor der Anschaffung, was Sie unternehmen müssen, um Daten zu exportieren und in welchem Format das passiert, zum Beispiel als Datenbank oder als Excel-Tabellen? Gibt es ein Datenverzeichnis? Werden die Bilder mit exportiert und zugeordnet? „Wer da keine einfache Lösung bieten kann, scheidet aus meiner Sicht aus“, sagt der Berater.
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