Exklusiv: Schnell und effizient Stellen besetzen!
- Analysieren Sie Ihre Informationen: Was kommt wie oft von wem? Sortieren Sie Gleiches zu Gleichem und bearbeiten Sie zueinander passende Informationen am Stück.
- Private Informationen gehören in die Freizeit. Verschieben Sie Facebook, Instagram und Co auf den Feierabend.
- Legen Sie sich eine übersichtliche Ablage- und Ordnerstruktur an, sowohl in Dateiform als auch für Papiere. Digitalisieren Sie Informationen nach Möglichkeit. So haben Sie mehr Platz im Büro.
- Nutzen Sie die Sortierfunktionen Ihres E-Mailprogramms. Sie sparen dadurch Zeit.
- Gewöhnen Sie sich an feste Zeiten, zu denen Sie sich mit Informationen befassen.
- Delegieren Sie die Verantwortung für geeignete Projekte, so dass Ihre Mitarbeiter sich mit den dazugehörigen Informationen befassen müssen.
1. Sichten und sortieren Sie Ihre Informationen
Vor der Vereinfachung kommt die Analyse, betont Schnelllesetrainer Christian Peirick. „Sie brauchen erst Klarheit, was wie oft von wem kommt. Dann können Sie entscheiden, wie Sie mit der Information umgehen.“ Inhalte, die Geld bringen oder eine kurzfristige Reaktion erfordern, sind besonders wichtig. „Sie haben oberste Priorität, was aber meistens nur heißt, dass Sie im Lauf des Tages oder bis zu einer bestimmten Frist antworten müssen.“
Er rät dazu, Informationen nach Projekt oder der Informationsquelle zu bündeln und am Stück zu verarbeiten. „Bekommen Sie mehrmals am Tag Mails zu einem bestimmten Vorhaben, können Sie diese auch mittags lesen. Dann ist noch genug Zeit, um darauf zu reagieren.“ Als Beispiel nennt er eine Anforderung, die der Chef an mehrere Mitarbeiter geschickt hat. „Warten Sie, bis alle Antworten eingegangen sind und befassen Sie sich dann damit.“
Newsletter enthalten oft Informationen, die zwar interessant sind, doch nicht zwingend sofort gelesen werden müssen. „Verschieben Sie diese Lektüre aufs Wochenende oder einen anderen Zeitpunkt, an dem Sie Ruhe haben“, sagt Peirick.
Vom Reagieren auf private Nachrichten und dem Besuch von Portalen wie Facebook während der Arbeitszeit rät er ab – außer in Notfällen. Auch wenn das Schauen eines lustigen Videos, das ein guter Bekannter per WhatsApp schickt, für gute Gefühle sorgt: „Es dauert, bis Sie danach wieder im eigentlichen Thema sind. Denken Sie daran: Sie verschwenden dadurch Ihre eigene Zeit.“
[Tipp: Weitere Work-Life-Balance-Tipps für Ihren Betrieb liefert der kostenlose handwerk.com-Newsletter. Jetzt hier anmelden!]
2. Achten Sie auf eine übersichtliche Ordnungsstruktur
Informationen sollten Sie sowohl elektronisch auf dem Computer als auch im Papierablagesystem übersichtlich ordnen. „So haben mit einem Klick oder Griff alles, was Sie benötigen“, sagt Kompetenztrainerin Brigitte Graf.
Eine Ordnerstruktur auf dem Rechner sollte höchstens drei Ebenen haben. „Sonst wird es schnell unübersichtlich.“ Das gleiche gilt für Papierordner: Bei zu vielen Unterteilungen entsteht schnell ein Informationsdschungel.
Grundsätzlich empfiehlt sie, Unterlagen zu digitalisieren und so abzulegen, dass ein Zugriff auch unterwegs möglich ist. „Oft sind Teammitglieder auf der Baustelle. Wenn sie Projektdokumente benötigen, können sie dies per iPad oder Smartphone abrufen.“ Möglich ist das über eine Cloud-Lösung oder eine Zugriffsberechtigung auf den firmeneigenen Server. Weitere Vorteile liegen laut der Ordnungsexpertin in „weniger Schränken und Ordnern an Arbeitsplätzen.“
3. Nutzen Sie die Funktionen Ihres E-Mail-Systems
Graf weist auf die vielen Funktionen von E-Mail-Systemen hin, die beim Sortieren und Strukturieren von Informationen helfen. „Bestimmen Sie Regeln, die Mails nach Posteingang automatisch in einen thematisch passenden Ordner verschieben.“ Das spart Zeit.
Mit virtuellen Suchordnern zeigt das System ungelesene Nachrichten in einer Liste, auch wenn sie sich in verschiedenen Ordnern befinden. „Mit dieser Übersicht können Sie alles Neue schnell und bequem prüfen.“
Wichtige Aktivitäten zu eingehenden Mails kennzeichnen Sie mit einem Klick zur Nachverfolgung. Auch hierfür gibt es einen Suchordner, der alle mit einer Nachricht zusammenhängenden Aktivitäten übersichtlich auflistet. „Und der eigentliche Posteingang bleibt schlank und übersichtlich.“
Sie empfiehlt, auffällige Benachrichtigung für den Maileingang zu deaktivieren. „Bei Outlook gibt es bei jedem Posteingang die sogenannte Desktop-Benachrichtigung als Pop-up-Fenster. Die starke Signalwirkung reißt Sie aus der aktuellen Konzentration für andere Aufgaben.“ Ihrer Ansicht nach genügt das Bildchen vom gelben Briefumschlag in der Taskleiste, das auf neue Post hinweist. Diese kann zwischen abgeschlossenen Gedankengängen oder zu einem festen Zeitpunkt kontrolliert werden.
Es gibt laut Graf inzwischen viele Firmen, die bei jeder ausgehenden Mail einen Zusatztext in der Signatur eingerichtet haben: „Unsere Mitarbeiter kontrollieren fünfmal am Tag den Posteingang!“ Damit ist deutlich, dass diese nicht in der nächsten Minute antworten.
4. Schaffen Sie feste Routinen gegen die Informationsschwemme
Peirick betont die zeitsparende Kraft guter Gewohnheiten auch beim Umgang mit Informationen. „Wenn klar ist, dass Sie Ihre Papierpost immer kurz vor der Mittagspause kontrollieren, ersparen Sie sich damit das wiederholte Nachdenken und Entscheiden darüber.“
Auch dann, wenn Sie umfangreiche Texte wie Ausschreibungsunterlagen oder Fachbeiträge lesen müssen, hilft eine Routine: „Am Anfang steht immer die Frage, was die Lektüre Ihnen bringen soll. Aus diesem Ziel leiten Sie ab, anhand welcher Gesichtspunkte Sie den Text durchforsten.“ Denn oft ist nur ein Teil aller Inhalte für Sie bedeutsam.
Peirick: „Schauen Sie sich die Gliederung an und nutzen Sie die Stichwortsuche.“ Bei der Suchfunktion sollten unbedingt Oberthemen eingegeben werden und mehrere Schreibweisen eines Wortes. „Sonst entgeht Ihnen vielleicht etwas.“
5. Delegieren Sie mehr an Ihre Mitarbeiter
Auch das Abgeben von Verantwortung kann zum Abbau von Informationsdruck helfen. „Übertragen Sie einem Mitarbeiter ein Projekt, können Sie sich gedanklich mit anderen Dingen befassen.“ Ein zeitraubender Fehler mancher Chefs besteht darin, dass sie formal delegieren, doch trotzdem aktiv und steuernd im Projekt bleiben. „Sie wollen alle Informationen haben, prüfen und wirken ein. Genau das führt zu einer Informationsschwemme, die sie ja eigentlich vermeiden wollen.“
Tipp: Sie sind gestresst und wollen mehr Entspannung im Arbeitsalltag? Der handwerk.com-Newsletter versorgt Sie mit Tipps zum Thema Work-Life-Balance! Jetzt anmelden!
Auch interessant:
So funktioniert Baustellendokumentation mit Memomeister
Stressfreie Baustellen – geht das überhaupt?
