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Büroorganisation

7 Tipps für zeitsparendes Telefonieren

Das wichtigste Werkzeug jedes Handwerkers? Das Telefon! Ob Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten - ständig ist irgendetwas zu klären. Das kostet jeden Tag viel Zeit. Doch mit einfachen Mitteln können Sie Ihre Telefonate effizienter organisieren.

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1. Neue Kontakte sofort erfassen

Handelt es sich um einen neuen Gesprächspartner, dann erfassen Sie seine Kontaktdaten sofort in Ihrer Adressverwaltung, zum Beispiel in Outlook. Das erspart Ihnen später viel Zeit bei der Suche nach dessen Telefonnummer auf irgendwelchen Zetteln.

2. Richtig vorbereiten

Nehmen Sie sich vor einem Telefonat etwas Zeit und machen Sie sich klar, was Sie erreichen wollen. Machen Sie sich ein paar kurze, übersichtliche Notizen nach einem einfachen Schema:

  • Ziele: Was wollen Sie erreichen?
  • Bedingungen: Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein (zum Beispiel Preis, Termin etc.)?
  • Gegenargumente: Was könnte Ihr Gesprächspartner einwenden und wie reagieren Sie darauf?
  • Unterlagen: Welche Unterlagen benötigen Sie für das Gespräch?

Die Notizen sind Ihr Leitfaden im Gespräch. Sollten Sie Ihren Gesprächspartner nicht sofort erreichen, haben Sie zudem beim nächsten Versuch alles sofort wieder griffbereit und müssen sich nicht erst wieder neu in das Thema hinein denken.

3. Notizen machen

Schreiben Sie während des Telefonats die wichtigsten stichwortartig mit. Ausführlicher können Sie Ihre Notizen bei Bedarf nach dem Telefonat ergänzen.

4. Geplauder vermeiden - Ziele verfolgen

Small Talk ist wichtig für das Gesprächsklima, sollte das Telefonat aber nicht unnötig in die Länge ziehen.

Behalten Sie daher Ihre Ziele im Auge: Haken Sie bereits geklärte Punkte in Ihrem Leitfaden ab, greifen sie noch nicht geklärte Punkte gezielt auf.

Können Sie nicht alle Fragen in einem Telefonat erledigen, so sollten Sie offene und erledigte Punkte nach einer festen Regel kenntlich machen, zum Beispiel offen Punkte mit einem gelben Textmarker anstreichen, erledigte Punkte mit einem grünen.

5. Ergebnisse zusammenfassen

Prüfen Sie vor Gesprächsende, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben: Fassen Sie dazu die Ergebnisse zusammen. Das schafft auf beiden Seiten Klarheit und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

6. Zum Ende kommen

Sie rufen an, Sie sollten das Gespräch auch zum Ende führen. Die Zusammenfassung der Ergebnisse ist eine gute Überleitung zum Gesprächsausstieg - denn es ist ja alles gesagt. Hilft das nicht, weil Ihr Gesprächspartner weiter plaudern möchte, dann können Sie mit Standardformulierung das Ende einleiten, zum Beispiel „Leider habe ich gleich einen Termin“. Legen Sie sich ein paar solche „Aussteiger“ für verschiedene Gelegenheiten zurecht. Hauptsache, Sie bleiben dabei freundlich und klingen glaubwürdig.

7. Schriftliche Bestätigung

Bei wichtigen Themen sollten Sie Ihrem Gesprächspartner eine schriftliche Bestätigung der Ergebnisse schicken. Bitten Sie bei Bedarf seinerseits um Bestätigung, dass Sie die Ergebnisse richtig zusammengefasst haben.

(jw)

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