In der Betriebspraxis wird eine Abmahnung häufig ausgesprochen, wenn dem Beschäftigten später gekündigt werden soll. Ausschlaggebend sind dafür oft Schwächen im Verhalten und der Leistung des Arbeitnehmers. Häufig belasten aber Störungen im Vertrauensverhältnis die weitere Zusammenarbeit, zum Beispiel Beleidigung des Vorgesetzten oder Tätlichkeiten.
Vor einer Kündigung aus Verhaltensgründen muss grundsätzlich mindestens eine Abmahnung vorliegen. Sie sollte wegen eines steuerbaren, beherrschbaren Verhaltens des Arbeitnehmers ausgesprochen werden. Auch bei Störungen im Vertrauensbereich ist mittlerweile regelmäßig eine Abmahnung mit Blick auf eine später in Aussicht genommene Kündigung erforderlich. Die Abmahnung ist in solchen Fällen eine so genannte Wirksamkeitsvoraussetzung für eine Kündigung.
Chance auf Verhaltensänderung
Abmahnungen sollten wegen eines steuerbaren, beherrschbaren Verhaltens des Arbeitnehmers ausgesprochen werden. Die Chance zur Verhaltensänderung muss bestehen. Bei besonders schweren Pflichtverletzungen im Vertrauensbereich, bei denen eine Wiederherstellung des Vertrauens nicht mehr erwartet werden kann und eine Abmahnung keine Aussicht auf Erfolg verspricht, ist ausnahmsweise eine Abmahnung entbehrlich.
Gute Gründe für die Abmahnung
Der Arbeitgeber muss abwägen, ob aufgrund der Schwere des Pflichtenverstoßes eine Abmahnung oder nur eine Vorstufe in Form einer Ermahnung oder Verwarnung ohne Kündigungsandrohung in Frage kommt.
Es gibt eine Vielzahl abmahnungsrelevanter Sachverhalte. Typisch sind: unentschuldigtes Fehlen, verspätetes Erscheinen am Arbeitsplatz, Überziehen der Pausenzeit, eigenmächtiger Urlaubsantritt, Verletzung der Anzeige- und Nachweispflicht bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit, schlechte Arbeitsleistung, unerlaubte private Telefongespräche, Nichtbefolgen von Weisungen, Trunkenheit bei der Arbeit.
Eine Abmahnung genügt oft nicht
Eine allgemein gültige Antwort auf die Frage, wie oft vor Ausspruch einer Kündigung abgemahnt werden muss, gibt es nicht. Im Ergebnis hängt dies in jedem Einzelfall im Wesentlichen von der Schwere der Pflichtverletzung und der Dauer der Betriebszugehörigkeitszeit des betroffenen Arbeitnehmers ab. So bedarf es bei einem Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis zum Beispiel 15 Jahre relativ störungsfrei verlaufen ist, bei einer nicht allzu schweren Vertragspflichtverletzung vor der Kündigung mindestens einer weiteren Abmahnung. Andererseits ist auch vor zu zahlreichen Abmahnungen zu warnen: Mit zunehmender Anzahl könnte bei dem Arbeitnehmer der Eindruck entstehen, dass keine weitergehenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen folgen werden. Bei weiteren Abmahnungen empfiehlt es sich daher, die Formulierungen im Abmahnungsschreiben zu verschärfen.
Abmahnungen wirken nicht ewig
Abmahnungen können mit der Zeit ihre Wirkung verlieren. Je länger die Abmahnung zurückliegt, um so geringer ist ihr Gewicht bei einer Kündigung. Nach welcher Frist eine Abmahnung ihre Wirkung verliert, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab, zum Beispiel, ob es sich um eine schwere oder eine leichte Verfehlung handelt. Eine feste Frist existiert nicht. Nach spätestens ein bis zwei Jahren seit Ausspruch der letzten Abmahnung sollte geprüft werden, ob eine Kündigung bereits möglich ist oder ob besser noch einmal abgemahnt werden sollte.
Keine Kündigung ohne neue Gründe
Eine Kündigung nach vorangegangenen Abmahnungen hat nur dann Aussicht auf Erfolg, wenn der Kündigungsgrund mit den zuvor abgemahnten Pflichtenverstößen gleichartig ist. Die vorangegangene Abmahnung darf also nicht einen völlig anderen Bereich als die für die Kündigung herangezogene Pflichtwidrigkeit betreffen.
Abmahnen oder kündigen?
Nicht zulässig ist es, wegen desselben Sachverhaltes den Arbeitnehmer zunächst abzumahnen und kurz darauf zu kündigen. Die einmal ausgesprochene Abmahnung verbraucht das Recht des Arbeitgebers auf Grund desselben Fehlverhaltens später noch eine Kündigung auszusprechen. Nach Ausspruch einer Abmahnung muss vielmehr eine neues vertragswidriges Verhalten des Arbeitnehmers vorliegen, auf welches dann gegebenenfalls bei einem gleichgelagerten Vertragsverstoß eine Kündigung gestützt werden kann.
Gegendarstellung möglich
Ein Arbeitnehmer kann sich gegen eine Abmahnung zunächst mit einer Gegendarstellung wehren, die er zu der Personalakte gibt. Der Arbeitgeber muss diese Gegendarstellung in der Personalakte aufnehmen. Eine solche Gegendarstellung darf erst mit der Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden.
Damit ist aber nach wie vor offen, ob die Abmahnung gerechtfertigt war oder nicht. Zur Klärung dieser Frage kann der Arbeitnehmer gerichtlich eine Abmahnung anfechten und ihre Entfernung aus der Personalakte erwirken. In der Regel kommt es aber zu einer Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit einer Abmahnung erst im Laufe eines Kündigungsschutzklageverfahrens. Im Rahmen dieses Prozesses prüft das Arbeitsgericht dann, ob eine ordnungsgemäße Abmahnung der ausgesprochenen Kündigung vorangegangen ist und die Kündigung damit gerechtfertigt war oder nicht. Die Darlegungs- und Beweislast zur Rechtfertigung der Abmahnung trifft den Arbeitgeber. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass andere tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen nicht den Anspruch des Arbeitnehmers auf Beseitigung oder Rücknahme einer Abmahnung erfassen.
Rechtsanwalt Carsten Brachmann, Kanzlei BBG Beiten Burkhardt Goerdeler, Berlin
