Alle Verträge im Blick – digitales Vertragsmanagement

Auf einen Blick:

• Der wichtigste Vorteil gegenüber einer Papier-Lösung: Das System meldet sich bei Ihnen, bevor Fristen auslaufen. Das kann kein Ordner.
• Prüfen Sie zunächst, ob Ihre Betriebs- oder Buchhaltungssoftware ein Vertragsmanagement-Modul hat. Falls nicht, muss die neue Lösung unbedingt zur vorhandenen passen.
• Es gibt eine Vielfalt an Angeboten auch für kleine Unternehmen. Was für Sie passt, müssen Sie durch eine Bedarfsanalyse ermitteln.
• Sie sollten alle Dateien zu einem Vorgang verknüpfen können.
• Die Berechtigten sollten bei Bedarf auch mobil auf die Verträge zugreifen können.
• Eine schrittweise Einführung ist oft besser als der große Wurf auf einmal. Dann holen Sie auch Ihre Mitarbeiter besser ab.

Vertragsmanagement bedeutet vor allem eines: Haben Sie Ihre Verträge im Blick? Die Ablaufdaten, die Kündigungsfristen, die automatischen Verlängerungen? Wenn nicht, kann das teuer werden, zum Beispiel, wenn sich Verträge automatisch verlängern, weil Sie die Kündigung versäumt haben. Oder wenn ein Vertrag unbemerkt ausläuft und Sie kurzfristig Ersatz brauchen, statt in Ruhe nach einer preiswerten Lösung suchen zu können. Doch wie behält man den Überblick? In dicken Ordnern müssen Sie immer wieder zeitaufwendig nachschlagen. Daher gibt es zum digitalen Vertragsmanagement keine wirkliche Alternative.

Unternehmensberater Stefan Köster bringt den zentralen Vorteil eines digitalen Vertragsmanagement-Systems auf den Punkt: „Ein solches Programm kann Ihre Verträge für Sie überwachen.“ Zudem lasse es sich so „einstellen, dass Sie etwa bei dringenden Fristen rechtzeitig eine Meldung erhalten“.

Die Möglichkeiten gehen bei einem breit aufgestellten System noch weit darüber hinaus:

„Sie können daraus Auswertungen wie eine Liquiditätsplanung oder Preiskalkulationen ableiten“, sagt Köster Auch Verhandlungen mit Lieferanten oder Kunden ließen sich vereinfachen. „Sie filtern alle Verträge für ein Produkt oder Projekt heraus und sehen auf einen Blick zum Beispiel Preisunterschiede.“ Das sei einfacher, als das Heraussuchen und Nebeneinanderlegen zum Vergleich.

Wer eine Software für sein Vertragsmanagement anschaffen will, muss einiges beachten. „Das neue Vertragsmanagement-System muss zu Ihrer vorhandenen Betriebs- und Buchhaltungs-Software passen“, sagt Unternehmensberater Wilhelm Tomczak. Er rät, zunächst zu prüfen, ob es bei dieser vielleicht bereits ein integriertes oder zu ergänzendes Vertragsmanagement-Modul gibt. „Das ist oft günstiger als der Neuerwerb bei einem anderen Anbieter. So haben Sie alles zueinander passend aus einer Hand.“

Falls Sie eine neue Software für das Vertragsmanagement anschaffen müssen, steht zunächst eine ausführliche Bedarfsanalyse an. „Zentral sind die Fragen, welche Arten von Verträgen Sie haben und was das System können muss“, sagt Köster. Denn die Einsatzmöglichkeiten und Bausteine des digitalen Vertragsmanagements sind vielfältig.

Er beschreibt ein paar Beispiele. „Sie sollten alle Daten zu einem Vorgang miteinander verknüpfen können.“ Dazu gehörten nicht nur die Verträge, sondern auch Verschwiegenheitserklärungen und Entwürfe ebenso wie Chats und E-Mails. Außerdem sei der mobile Zugriff wichtig. „Können Sie oder Ihr Meister unterwegs per Smartphone auf Verträge und andere Projektdateien zugreifen, ist das ein Vorteil.“

Tomczak nennt noch einen anderen Gesichtspunkt: „Manche Verträge haben eine sehr lange Laufzeit über mehrere Jahrzehnte. Ihr System sollte also auf die Zukunft und dauerhaften Einsatz angelegt sein. Es muss die gesamte Lebenszeit Ihrer Verträge abbilden können.“ Zudem sei es nützlich, wenn die Daten so kompatibel bereitgestellt würden, dass etwa Rechtsanwälte und Steuerberater sie ohne großen Aufwand weiterverarbeiten und nutzen könnten. „So sparen Sie überflüssigen Zeiteinsatz aller Beteiligten.“

Kaufen, Lizenzerwerb oder Miete – laut Köster gibt es bei der Anschaffung einer Vertragsmanagement-Software eine Vielzahl von Möglichkeiten. Bei der Auswahl komme es auf eine Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen an. Eine aufwendige Riesenlösung müsse nicht unbedingt die beste sein. „Wie ein neues Paar Schuhe muss Ihr digitales Vertragsmanagement Ihnen genau passen.“

Tomczak warnt vor unprofessionellen Anbietern wie „dem Bekannten, der nebenberuflich programmiert“. Das Risiko sei hoch und die Haftungsfrage offen. „Für Ihren Handwerksbetrieb benötigen Sie eine vertrauenswürdige Beratung und einen langfristigen Support, der Ihnen im Bedarfsfall sofort helfen kann. Spezialisierte Hersteller bieten dies meist als Standard.“

Außerdem verfügen bekannte Anbieter in der Regel schon über Erfahrungen, was die Anforderungen an ein digitales Vertragsmanagement betrifft. Köster: „Sie bieten maßgeschneiderte Pakete für unterschiedliche Zielgruppen und Firmengrößen.“

Wird eine neue Software auf einen Schlag eingeführt, beeinträchtigt dieser Großeinsatz möglicherweise Ihre anderen Betriebsabläufe. „Wenn plötzlich gar nichts mehr geht, haben Sie ein Problem“, warnt Tomczak. Dieses lasse sich in der Regel auch wieder lösen, doch es komme zu zeitlichen Verzögerungen. Er weist auf die Möglichkeit hin, das neue Vertragsmanagement-System schrittweise einzuführen. Fangen Sie erst mit einer Vertragsart an und erweitern Sie dann Ihre Aktivitäten.

Diese Vorgehensweise berge noch einen weiteren Vorteil: „Sie und Ihre Mitarbeiter können sich in Ruhe an die Neuerung gewöhnen.“ Das erhöht die Akzeptanz der digitalen Lösung innerhalb der Belegschaft.“ Denn das Mitnehmen der Teammitglieder sei ein notwendiger Bestandteil bei Innovationsprojekten. „Nehmen Sie sich unbedingt genug Zeit, die Vorteile und die Anwendung des Systems zu erklären. Wenn Ihre Leute dichtmachen, erschwert sich die Umsetzung.“

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