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Umstellung auf digitale Prozesse in Betrieben

"Der Prozess beginnt in den Köpfen"

Wie funktioniert die Umstellung auf digitale Prozesse in Handwerksbetrieben in der Praxis? Wir fragen, zwei Unternehmerinnen aus zwei unterschiedlichen Branchen antworten. Beide berichten von einer entscheidenden Hürde.

Auch das Team muss von der Notwendigkeit überzeugt werden:
Kopf Stress Chaos Anstrengung
Auch das Team muss von der Notwendigkeit überzeugt werden: - Dann funktioniert auch die Umstellung zu digitalen Prozessen im Betrieb.
Dann funktioniert auch die Umstellung zu digitalen Prozessen im Betrieb.
Foto: contrastwerkstatt - Fotolia.com

Fünf Fragen an: Gebkea Nieter, kaufmännische Leitung bei der Tischlerei ArtFischer, Garbsen.

1. Was ist in Ihrem Betrieb die größte digitale Herausforderung?
Gebkea Nieter: „Die (digitalen) Kommunikationsprozesse zwischen Verwaltung und Produktion sowie im Team. Diese Baustelle haben wir aufgemacht und schrittweise ein agiles Projektmanagement-Tool eingeführt. Vorher haben wir uns gefragt, wie wir die Kommunikation so verbessern können, dass alle immer auf dem gleichen Informationsstand sind. Wir arbeiten nun seit etwa einem Jahr mit neuen Strukturen, und der Entwicklungsprozess ist noch nicht abgeschlossen.

2. Wie funktioniert das System in der Praxis?
Nieter: Was die Technik betrifft, haben alle sieben Mitarbeiter mit Smartphones Zugang zu der Software-Lösung. Sie liegt in der Cloud. Der Chef hat zusätzlich ein iPad und kann damit vor Ort bei Kunden Zeichnungen erstellen, die gleich auf den Bildschirmen der Mitarbeiter im Betrieb erscheinen. Jeder, der das Projekt mit umsetzt, erhält eine Nachricht auf sein Smartphone. Wichtig auch: Kunden haben die Möglichkeit, per eigenem Zugang in das Geschehen mit einzugreifen. Das ist ein tolles Kundenbindungsinstrument.

3. An welchen Stellen haben Sie sich externe Hilfe geholt?
Nieter: Wir arbeiten mit Ansätzen des agilen Projektmanagements (Scrum). Um diese für das Team verständlicher zu machen, haben wir uns Berater von außen geholt, ebenso wie für die Einführung unserer ERP-Software und das CRM-System.

Setzt auf ein agiles Projektmanagement im 7-Mann-Betrieb:
Gebkea Nieter, Tischlerei Artfischer
Setzt auf ein agiles Projektmanagement im 7-Mann-Betrieb: - Gebkea Nieter von der Tischlerei ArtFischer
Gebkea Nieter von der Tischlerei ArtFischer
Foto: WirtschaftsDienst Niedersachsen

4. Was ist Ihr bisheriges Fazit?
Nieter: Durchgehend positiv. Mit dem neuen System kam auch eine neue Philosophie. Die lautet in etwa so: „Versuchen, Scheitern, Besser machen“. Das in die Köpfe des gesamten Teams zu bekommen, war schwer. Nun wissen alle, dass Fehler erwünscht sind und wir gemeinsam daraus lernen. Wir sind schneller, arbeiten effektiver und die Liquidität hat sich durch das Zusammenspiel der digitalen Prozesse erhöht.

5. Wofür wünschen Sie sich konkrete Hilfe vom Kompetenzzentrum Digitales Handwerk?
Nieter: Wir überlegen schon seit einiger Zeit, einen digitalen Möbelkonfigurator einzusetzen. Jedoch fehlt uns dafür die nötige Erfahrung. Beispielhaft könnte das Kompetenzzentrum bei solchen „Problemen“ Programme oder Produkte vorstellen. Und zusätzlich interessierte Betriebe – auch branchenübergreifend – zum Erfahrungsaustausch an einen Tisch holen. Das gleiche gilt für ERP-Systeme. Auch da wünsche ich mir Unterstützung und eine enge Vernetzung der Experten und Handwerksbetriebe.


Fünf Fragen an: Ann-Kathrin Hopstock, Rummler Sanitärtechnik GmbH, Garbsen.

1. Welche Herausforderung sehen Sie in puncto Digitalisierung in Ihrem Betrieb?
Ann-Kathrin Hopstock: Die Herausforderung besteht darin, alle Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass man zur Arbeitserleichterung 30 Jahre alte Prozesse digitalisieren könnte und sollte.  

Wünscht sich, dass das Kompetenzzentrum Betriebe zusammenbringt:
Ann-Kathrin Hopstock, Rummler SHK
Wünscht sich, dass das Kompetenzzentrum Betriebe zusammenbringt: - Ann-Kathrin Hopstock vom SHk-Betrieb Rummler in Garbsen bei Hannover.
Ann-Kathrin Hopstock vom SHk-Betrieb Rummler in Garbsen bei Hannover.
Foto: Privat

2. Welche Themen bearbeiten Sie gerade und wie funktionieren sie in der Praxis?
Hopstock: Besonders die Themen digitale Zeiterfassung, Zeitmanagement und GPS-Tracking sind bei uns aktuell.  Wir nutzen seit zwei Jahren die digitale Zeiterfassung per Barcodes und Scanner. Dieses soll mittelfristig auch auf das Smartphone umgestellt werden. Jeder Kunde bekommt im Kundenstamm einen Barcode zugewiesen. Dieser Barcode und die Kunden-Stammdaten werden für den aktuellen Arbeitstag dem jeweiligen Monteur als Arbeitsauftrag ausgedruckt. Der jeweilige Kunden-Barcode wird bei Arbeitsbeginn via Scanner aktiviert.

Seit einiger Zeit haben wir auch GPS-Geräte zur Ortung der Monteurfahrzeuge installiert. Dies dient nicht zur Schikane oder dauerhaften Kontrolle der Mitarbeiter. Es hilft aber bei der Abrechnung ungemein, wenn beispielsweise die gescannten Arbeitszeiten ungenau sind. Beispiel: Der Mitarbeiter hat sich nicht beim vorherigen Kunden ausgescannt oder ein Kunde behauptet, der Monteur sei nur zehn Minuten vor Ort gewesen. Das Positionsarchiv umfasst drei Monate und ist minuten- und metergenau.

3. Wie finden Sie die Idee, dass ein Kompetenzzentrum Digitales Handwerk eingerichtet wurde?
Hopstock: „Das ist zukunftsorientiert und gut für die Betriebe. Nur müssen sie noch mehr davon erfahren. Wenn ich nicht zufällig auf einem Treffen der Unternehmerfrauen gewesen wäre, auf dem das Kompetenzzentrum vorgestellt wurde, hätte ich sicher auch erst später davon gewusst.

4. Wie könnte Ihrer Meinung nach die konkrete Hilfe des Kompetenzzentrums aussehen?
Mit Hilfe des Zentrums könnte zum Beispiel der Kontakt zwischen Betrieben hergestellt werden. Digitale Neulinge bekommen die Möglichkeit, bei einem bereits digital arbeitenden Kollegen in die Praxis der Arbeit reinzuschnuppern. Man kann sich Ideen holen und Erfahrungen austauschen.

5. Welche Projekte stehen bei Ihnen noch an?
Hopstock: Ein digitales Dokumentenmanagement steht für das kommende Geschäftsjahr an, sodass wir dem „papierlosen Büro“ ein Stückchen näher kommen. Angehen wollen wir eventuell auch die digitale Lagerhaltung mit Bestandsmeldungen und allem, was dazu gehört. Aber das ist eher langfristig geplant.


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(ja)

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