Zugegeben: Lange pflegte MinuteTaker ein Schattendasein auf meinem iPad. Ich hatte mir die App vor einiger Zeit als Angebot heruntergeladen und angesehen. Aber dabei hatte mich das Bedienkonzept nicht auf Anhieb überzeugt.
Erwartet hatte ich ein Tool, mit dem ich Telefonate oder Besprechungen protokollieren kann. Doch statt Dinge in einem Stück zu hinterlegen, teilt man bei MinuteTaker ein Besprechungsprotokoll von vornherein in einzelne Themenblöcke auf. Und das finde ich inzwischen richtig gut. Schließlich strukturiert man Gesprächsinhalte eh nach Themen und Aufgaben.
Dabei hilft MinuteTaker wirklich gut. Stück für Stück lassen sich so Aufgaben definieren und zudem noch bequem terminieren. Denn die App bietet eine Verbindung zum Kalender.
Wenn Sie also, wie ich, Tablet, Smartphone und Computer miteinander sychronisieren lassen, erinnert Sie Ihr Kalender an Aufgaben, die zum Beispiel aus einem Kundengespräch stammen, das Sie mit MinuteTaker protokolliert haben.
Was wie protokolliert werden kann, lesen Sie auf der nächsten Seite.
Texte, Fotos und mehr
MinuteTaker ist sehr übersichtlich. Links finden Sie eine Übersicht über die Termine. In der Mitte stehen die Teaser – also die Zusammenfassung der Protokolle, die wiederum rechts angeordnet sind und dort auch geschrieben und bearbeitet werden. Praktisch: Auch Dateien oder Fotos lassen sich den Protokollen zuordnen.
Haben Sie also zum Beispiel im Gespräch mit dem Kunden eine Skizze angefertigt, können Sie mit Ihrem iPad einfach ein Foto davon machen und das den gesammelten Notizen hinzufügen.
Für die Übersicht sorgen vorgefertigte Masken, in denen Sie zum Beispiel Gesprächsteilnehmer, Zeitpunkt und Fälligkeiten festlegen.
Wenn Sie mit mehreren Kollegen zusammenarbeiten, die die App ebenfalls nutzen, können Sie untereinander auch noch Zuständigkeiten festlegen und Ergänzungen vornehmen. Haben Sie zum Beispiel in der Dienstbesprechung Anfang der Woche festgelegt, dass sich einer Ihrer Mitarbeiter um einen bestimmten Auftrag kümmern soll, ordnen Sie ihm den entsprechenden Punkt der Aufzeichnungen zu. Damit hat er alle Informationen, die er für den Auftrag braucht, im Handumdrehen auf seinem iPad – vorausgesetzt natürlich, dass im MinuteTaker-Protokoll alle Daten enthalten sind.
Praktisches Detail am Rande: Mit farblichen Markierungen zeigt die App an, ob eine Aufgabe bereits hätte erledigt sein müssen, oder ob noch alles „im grünen Bereich“ ist.
Wie Sie Daten auf anderen Ausgabekanälen weitergeben können, lesen Sie auf der letzten Seite.
Auch als pdf sehr übersichtlich
Sind Ihre Mitarbeiter nicht mit iPads ausgestattet, können Sie Inhalte aus MinuteTaker auch als pdf via E-Mail weitergeben. Was ich dabei immer wieder gut finde, ist die übersichtliche und klare Darstellung der Informationen, die das Tool automatisch generiert. Was ich dagegen schade finde, ist die Tatsache, dass angehängte Bilder etc. in den so erzeugten pdfs nicht angezeigt werden.
Auch innerhalb der App haben die Entwickler für Ordnung gesorgt. So lassen sich zum Beispiel mehrere zusammengehörende Themen zu einer Arbeitsmappe bündeln.
Praktisch auch: Während Sie neue Notizen machen, können Sie dank des dreispaltigen Aufbaus in der App auch alte Notizen im Blick behalten.
Für den direkten Datentransfer zu anderen Endgeräten nutzt MinuteTaker vorzugsweise die Dropbox. Und damit wird es für geschäftliche Daten kritisch. Denn wie bei vielen Cloud-Diensten stehen die Server nicht alle in Europa. Damit wird es datenschutzrechtlich eng, wenn in den Aufzeichnungen zum Beispiel konkrete Kundendaten wie Adressen hinterlegt sind.
Wenn das für Sie unkritisch ist, ist MinuteTaker eine echte Perle in der großen Flut der Arbeits-Erleichterungs-Apps, die es bei iTunes zu finden gibt. Zu haben ist die App dort für aktuell 6,99 Euro.
Was ich Ihnen persönlich als Ergänzung noch empfehlen möchte, ist eine externe Tastatur für Ihr iPad. Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich persönlich schreibe nicht wirklich gern längere Texte auf der virtuellen Tastatur, die Tablet-Computer - egal von welchem Hersteller - bereitstellen. Da ist eine via Bluetooth angebundene „richtige“ Tastatur einfach eine enorme Erleichterung. Aber das ist ganz klar eine Geschmacksache.
(ha)
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