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02.11.2016

Arbeitsorganisation

Raus aus dem Hamsterrad

Von der einen zur anderen Baustelle hetzen, Mitarbeiter einweisen, dann ins Büro und zwischendurch noch Kunden beraten: Olaf Ringeisen kennt das "Hamsterrad", wie viele seiner Handwerkskollegen. Wie er den Teufelskreis durchbrochen hat, erzählt er hier.

Raus aus dem Hamsterrad:

Hamster
 - Geben Sie Verantwortung an Ihre Mitarbeiter ab.
Geben Sie Verantwortung an Ihre Mitarbeiter ab.
Foto: fotolia - zumphoto

Der Tag könnte 25 Stunden haben und es würde immer noch nicht reichen. Irgendwann kam ich an den Punkt, an dem ich mich aus dem „Hamsterrad“ befreien wollte. Ich wollte mehr vom Leben haben und nicht nur rund um die Uhr arbeiten. Außerdem wollte ich unbedingt mehr Zeit dafür haben, um mein Unternehmen mit neuen Ideen weiterzuentwickeln. Auf der Suche nach einer Lösung war meine erste Erkenntnis, dass ich nur dann Entlastung bekommen könnte, wenn meine Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen.

Heute weiß ich, dass genau dies der größte Engpass für das Zeitmanagement eines Handwerksmeisters ist. Die Mitarbeiter übernehmen in den meisten Betrieben zu wenig Verantwortung. Das führt dazu, dass der Meister als „Mädchen für alles“ herhalten muss und jede Entscheidung im Grunde selbst trifft. Logisch, dass dabei die Zeit bei entsprechender Auftragslage irgendwann knapp wird.

Wie bekommt der Meister jetzt aber seine Mitarbeiter dazu, mehr Verantwortung zu übernehmen?
Der Weg dahin war für mich nicht einfach. Denn kaum jemand beginnt von alleine mehr Verantwortung zu tragen. Die Schuld suchte ich zunächst bei den Mitarbeitern, womit ich aber komplett falsch lag. In diesem Zusammenhang zitiere ich gern Reinhard K. Sprenger, der in einem Interview mit dem Magazin IMPULSE sagt: „Hört auf, Mitarbeiter wie Kinder zu behandeln. Erwachsene Leute organisieren Familien, sie bauen Häuser, sie übernehmen Verantwortung in Vereinen, fällen vernünftige und zukunftsorientierte Entscheidungen. Doch in dem Augenblick, in dem sie durch die Pforte des Unternehmens treten, werden sie infantilisiert und entmündigt, dass ich manchmal fassungslos bin.“

Der Meister muss also zuerst einmal selbst bereit sein, Verantwortung abzugeben und den Mitarbeitern etwas zuzutrauen. Dass viele Meister damit Schwierigkeiten haben, lässt sich relativ einfach nachvollziehen. Denn Verantwortung abgeben, bedeutet auch, dass Fehler passieren. Zu Beginn war es für mich schwierig, den Baustellenleiter bewusst entscheiden zu lassen und somit das Risiko von Fehlern einzugehen. Das Problem, das Heft des Handelns nicht aus der Hand geben zu wollen, stelle ich immer wieder bei den Teilnehmern meiner Seminare fest.

Erst wenn der Meister seinen Mitarbeitern eine gewisse Eigenständigkeit erlaubt, fangen die Mitarbeiter an, eigene Entscheidungen zu treffen. Denn durch Fehler lernen Menschen. Und nichts ist so motivierend, wie Erfolge durch das eigene Handeln. Und mit jedem Erfolg steigt die Bereitschaft, selbstständig zu handeln. So erhalte ich regelmäßig die begeisterte Rückmeldung von meinen Seminarteilnehmern, dass alleine dadurch, dass sie ihre Mitarbeiter früher und umfangreicher informieren, diese ganz anders mit- und sogar vorausdenken. Und so spart der Meister nicht nur eine Menge Zeit, sondern der Gewinn steigt auch deutlich.

Verantwortung mit System
Verantwortung zu gewähren, ist aber nur ein Schritt auf dem Weg zu einem entspannteren Alltag. Es braucht außerdem ein klares und nachvollziehbares System, an dem sich die Mitarbeiter orientieren können. Dieses bildet die Grundlage, damit ein Mensch bereit ist, selbst Entscheidungen zu treffen. Systeme helfen uns, beständig die geforderte Leistung zu bringen. Wer nur auf Zuruf arbeitet, kann gar keinen Blick für das große Ganze haben. Nur wenn Mitarbeiter wissen, was wann wichtig ist und erwartet wird, können Sie überhaupt eigenständig handeln.

In meinem E-Book „Die 7 größten Fehler der Baustellenorganisation“ habe ich die Betriebsorganisation in vier Phasen strukturiert:
1. Verkauf
2. Baustellenvorbereitung
3. Baustellenausführung
4. Abrechnung

Jeder Auftrag, egal ob im Wert von 500 oder 100.000 Euro, durchläuft diese vier Phasen. Wenn jeder Phase die wichtigsten Aufgaben zugeordnet sind, können Aufträge anhand einer Checkliste viel leichter abgearbeitet werden. Teilaufgaben lassen sich leichter delegieren. Die Mitarbeiter fühlen sich dann nicht mehr nur als kleines Zahnrad in einem großen Getriebe, sondern verstehen warum was wichtig ist. Wenn das System anfängt zu greifen, ist dies ein wichtiger Schritt „raus aus dem Hamsterrad“.

Checklisten machen den Kopf frei

Systeme helfen uns, beständig die geforderte Leistung zu erbringen. Ein schönes Sprichwort sagt: Wer schreibt, der bleibt. Nutzen Sie Checklisten, um besonders in stressigen Situationen immer an alles zu denken. So sparen Sie eine Menge Zeit. Hier ein paar Ideen für Systeme und Checklisten
Terminstation für Bauakten: (z. B. classei.de): Angebot fertig geschrieben, zwei Wochen später soll nachtele-foniert werden – einfach in der Terminstation die Akte auf Termin legen

Checkliste für die Baustellenübergabe an den Mitarbeiter: Was muss der Mitarbeiter alles wissen, um den Auftrag eigenständig auszuführen?

Checkliste für die Vorbereitung auf die Abnahme: Welche Leistungen wurden ausgeführt? Entsprechen diese den Erwartungen?

Checkliste für Neukunden: Formulare helfen, schon am Telefon alle wichtigen Informationen abzufragen, etwa um entscheiden zu können, ob der Neukunde für Sie überhaupt interessant ist.

Tagesplanung: Morgens den Tag planen und die Aufgaben priorisieren: A-, B- und C-Aufgaben. Realistisch bleiben motiviert, wenn am Abend hinter allen Aufgaben Haken stehen.

Erfolgsplaner: Planen Sie Montag früh Ihre Woche: Welche Chancen können Sie nutzen? Worauf sollten Sie besonders achten, um Erfolg zu haben? Dazu gibt es sechs wichtige Bereiche: Verkauf, Baustellenvorbereitung, Baustellenausführung, Abrechnung, Mitarbeiterführung und Sie persönlich.

Vetriebserfolgsanalyse: Notieren Sie sich in einer Checkliste, wie Neukunden auf Sie aufmerksam geworden sind. So können Sie nach zwei bis drei Jahren erkennen, welche Werbemaßnahmen wirklich Erfolg bringen.

Materialcheckliste für die Mitarbeiter: Welche Werkzeuge, Materialien und Maschinen werden für den anstehenden Auftrag benötigt? Das kann bei der Kalkulation schon im Angebot hinterlegt werden und muss dann bei Auftragserteilung nur noch für den Mitarbeiter ausgedruckt werden.

Olaf Ringeisen
 - Malermeister Olaf Ringeisen
Malermeister Olaf Ringeisen
Foto: Mirko Plha

Den Gratis Kurs: Die 4 Phasen der Baustellenorganisation - finden Sie unter www.baustellen-optimieren.de

Der Autor: Olaf Ringeisen ist Malermeister und führt seit 2002 in vierter Generation die Malerwerkstatt Ringeisen in Northeim und hat sowohl Krisen als auch Erfolge erlebt. 2007 entwickelte er gemeinsam mit seinen Mitarbeitern einen roten Faden zur Baustellenorganisation und gab dazu drei Jahre lang für Brillux Seminare. 2012 schrieb er mit Prof. Schlegel das Buch Farbspuren – Die Kunst Räume zu gestalten. 2012 gründete er Qualygate, um Handwerkskollegen dabei zu unterstützen, erfolgreicher zu werden.


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