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Krisenmanagement

Benchmarking ? von den Besten lernen

Vorbeugen statt Krisenbewältigung: Viele Handwerksbetriebe müssen Leistungen, Preise und Service immer schneller an sich ständig verändernde Marktbedingungen anpassen. Da sind Managementinstrumente gefragt, die in kurzer Zeit Anpassungen und Weiterentwicklung ermöglichen. Eine Antwort auf diese Herausforderungen bietet Benchmarking ? das Lernen von den Besten.

Vorbeugen statt Krisenbewältigung: Viele Handwerksbetriebe müssen Leistungen, Preise und Service immer schneller an sich ständig verändernde Marktbedingungen anpassen. Da sind Managementinstrumente gefragt, die in kurzer Zeit Anpassungen und Weiterentwicklung ermöglichen. Eine Antwort auf diese Herausforderungen bietet Benchmarking ? das Lernen von den Besten.

Benchmarking: Was ist das?

Benchmarking ist ein Instrument der Wettbewerbsanalyse und Prozessoptimierung. Ziel ist die Verbesserung der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens durch Vergleichen und Lernen von den Besten.

Gegenüber dem klassischen Betriebsvergleich beschränkt sich das Benchmarking nicht auf die Ermittlung betrieblicher Kennzahlen. Verglichen werden vielmehr Produkte, Dienstleistungen, Prozesse und Methoden verschiedener Betriebe. Am Benchmarking beteiligte Unternehmen, die Prozesse und Methoden besonders gut beherrschen und dadurch Wettbewerbsvorteile erzielen, werden als so genannte Klassenbeste bezeichnet. Im Rahmen des Benchmarking werden erfolgreiche Abläufe ermittelt, analysiert und - angepasst an die individuellen Bedürfnisse der beteiligten Betriebe - übertragen.

Benchmarking kann branchenspezifisch oder -übergreifend erfolgen, da sich ausgewählte Prozesse und Methoden, etwa in der Arbeitsorganisation oder im Rechnungswesen, unabhänigig vom betrieblichen Schwerpunkt vergleichen lassen. Im Idealfall ist das Benchmarking ein kontinuierlicher Prozess: Vergleiche werden fortgeschrieben, die Auswirkungen kontrolliert und Prozesse weiter optimiert.

Vergleichen, lernen, besser werden ? Benchmarking ermöglicht schnelle Anpassungen und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit. Dass Benchmarking kommt auch für das Handwerk in Frage kommt, zeigt ein Pilotprojekt der Landesgewerbeföderungsstelle des nordrhein-westfälischen Handwerks (LGH).

Kooperation mindert die Kosten

Benchmarking war bisher vor allem eine Sache für große Unternehmen, die sich intensiv mit Wettbewerbsanalysen beschäftigen. Das hat seinen Grund, denn der Vergleich von Prozessen und Methoden ist kostspielig und zeitaufwändig. Auf 250 000 bis 500 000 Mark schätzt etwa Christian Jürgens die Gesamtkosten eines Benchmarkingprojektes. Dennoch sieht der Marketingberater der Handwerkskammer Lüneburg-Stade eine Möglichkeit für Handwerksbetriebe, sich dieses Instrument zu Nutze zu machen: Jürgens rät zur Kooperation. Ob in Eigenregie oder unter der Mitwirkung eines Verbandes ? "finden sich 100 Betriebe, fallen für jeden Teilnehmer 2000 bis 3000 Mark an", rechnet Jürgens vor. "Einhundert Betriebe sind allerdings das Minimum."

120 Betriebe im Pilotprojekt

Noch günstiger kann es werden, wenn sich Betriebe an einem Forschungsvorhaben beteiligen. So wie 20 Handwerksunternehmen aus dem Kammerbezirk Lüneburg-Stade, die sich gemeinsam mit 100 nordrhein-westfälischen Handwerkern einem Benchmarking unter der Regie der LGH unterzogen haben.

Gewerkeübergreifende Analyse

Bau- und Ausbaugewerke, Elektro- und Metallbauunternehmen wie auch holzverarbeitende Betriebe waren beteiligt. Der branchenübergreifende Vergleich sei kein Problem, berichtet Jürgens. "Zwischen Unternehmensprozessen und Gewinnsituation besteht eine Abhängigkeit". Je mehr Unternehmen man befrage, desto klarer werde, dass "sich gute Betriebe verschiedener Branchen in bestimmten Bereichen ähneln".

Überlegen und Lernen

Aufgabe des Benchmarking ist es, diese erfolgreichen Prozesse zu identifizieren und Lernprozesse in jenen Unternehmen in Gang zu setzen, die hier noch Defizite haben. Im ersten Schritt mussten die Unternehmen daher einen fast 60-seitigen Fragebogen beantworten. Die Fragen drehten sich um die Betriebsorganisation, das Personalwesen, das Rechnungswesen und das Marketing. Bilanzzahlen waren hingegen kaum gefragt. Eine erste Folge dieser Arbeit: "Die Betriebs-inhaber mussten sich teilweise sehr kritisch mit den eigenen Betriebsprozessen auseinandersetzen."

Die Besten verhalten sich ähnlich

Die statistische Auswertung ergab "einen deutlichen Zusammenhang zwischen Erfolg und Referenzprozessen, da dort die meisten guten Betriebe ein einheitliches Antwortverhalten zeigten". Dazu zählten zum Beispiel:

Marketing: Erfolgreiche Betriebe setzen eher auf zielgerichtete Marketing-Instrumente wie Proben, Schaufenstergestaltung und die Teilnahme an Messen als auf Werbung in den Medien.

Motivation: Erfolgreiche Unternehmen fördern die Mitarbeitermotivation durch Angebote der betrieblichen Weiterbildung.

Entscheidungen: Die Beteiligung von Mitarbeitern an Entscheidungen des eigenen Aufgabenbereichs wird in erfolgreichen wie weniger erfolgreichen Betrieben gepflegt. Bessere Erfolge erzielen allerdings Unternehmen, die Mitarbeiter nicht bei allen Entscheidungen befragen.

Wie derart erfolgreiche Prozesse und Methoden im Detail aussehen, wurde im nächsten Schritt des Projekts ermittelt. Ziel der Einzelanalyse ist es, Verbesserungsvorschläge für die übrigen Teilnehmer abzuleiten.

"Ein wichtiges Management-Instrument"

Für Jürgens ist eines klar: "Alle Beteiligten sehen die Notwendigkeit, Lernprozesse in den Betrieben zu beschleunigen, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Das Lernen von anderen Betrieben wird als wichtiges Management-Instrument gesehen."

Benchmarking bringt den beteiligten Betrieben eine Reihe von Vorteilen:

Leistungsdefizite identifizieren

Potenziale erkennen

Lösungsalternativen bewerten

Strategie prüfen

Abläufe besser verstehen

Wettbewerbsfähigkeit stärken

Entwicklung steuern

Von anderen lernen und manches über sich selbst erfahren ? für Karsten Mencke hat sich die Teilnahme am Projekt "Benchmarking im Handwerk" gelohnt. Seit acht Jahren führt er gemeinsam mit seinem Bruder Rainer die Firma Mencke Naturstein in Lüneburg. Grabdenkmale, Natursteinrestaurierung und Natursteintechnik sind ihr Geschäft, mittlerweile in der vierten Generation. Für die Brüder ist es eine Erfolgsgeschichte: Seitdem sie den Betrieb führen, "sind wir nur gewachsen. Wir haben den Umsatz innerhalb von vier bis fünf Jahren verzweieinhalbfacht", berichtet Karsten Mencke. Zwei Meister und vier Mitarbeiter haben hier Arbeit ? für die Menckes ist das genug. "Mehr wollen wir nicht, es wäre nicht mehr zu schaffen."

Benchmark "Mitarbeiterbindung"

Ein paar der Erfolgsrezepte des Unternehmens hat das Benchmarking ans Tageslicht gebracht. Eine große Rolle spielt dabei der Zusammenhang zwischen Unternehmenserfolg und Mitarbeitergewinnung. "Man braucht Jahre, bis man einen jungen Stamm an Mitarbeitern hat, der harmonisch zusammenpasst und alle Felder abdeckt", berichtet Karsten Mencke. Andere Betriebe würden sich angesichts dieser Probleme spezialisieren. Nicht so die Menckes. Mit ihrem Team sind sie in der Lage, sich den Marktverhältnissen anzupassen. Gibt es eine Flaute am Bau, dann kann der Betrieb auch andere Aufträge übernehmen.

Mitarbeiter finden und binden

Entsprechend schwierig gestaltet sich die Suche nach dem vielseitig begabten Steinmetz und Bildhauer. Ausgangspunkt ist für Karsten Mencke "das Unternehmensleitbild. Das vergleiche ich mit dem Mitarbeiterprofil. Außerdem muss er ins Team passen." Das engt die Auswahl kräftig ein, hält aber die Fluktuation in Grenzen. Auch sonst tun die Menckes einiges, um die Mitarbeiter zu motivieren und an das Unternehmen zu binden. Jahresarbeitszeit-Konten helfen dabei, die auftragsschwachen Wintermonate zu überstehen. Übertarifliche Bezahlung sei selbstverständlich. Nicht zuletzt seien die Mitarbeiter für Mencke Mitunternehmer. Es gelte ihre Eigeninitiative, Kreativität sowie fachliche und soziale Kompetenz "permanent zu fördern und zu fordern". Nur sei es möglich, "ein

motiviertes Team zu schaffen und zu erhalten".

Eine Chance zur Reflektion"

Menckes Erfahrungen im Personalwesen fließen in das Benchmarking-Projekt ein. Andere können von dem Lüneburger Betrieb lernen und seine Methoden an ihre Bedürfnisse anpassen. Doch auch Karsten Mencke hat dazu gelernt: Für ihn war das Benchmarking vor allem eine Chance, "von außen auf Schwachpunkte aufmerksam gemacht zu werden". Zweieinhalb Stunden habe ihn alleine das Ausfüllen des Fragebogens gekostet. Doch dadurch habe er sich "noch einmal sehr intensiv mit dem Betrieb auseinandergesetzt. Vieles macht man ja sonst aus dem Bauch heraus. Oft ist einem das gar nicht so bewusst."

Der konkrete Ablauf eines Benchmarking-Projektes hängt von den speziellen Interessen der beteiligten Betriebe ab. Unabhängig davon gehören die folgenden Schritte dazu:

Ziele festlegen

Team zusammenstellen

Auswahl der zu untersuchenden Unternehmensbereiche

Ist-Analyse in diesen Bereichen

Auswahl von Benchmark-Partnern

Datensammlung planen, Fragebogen erstellen

Daten sammeln

Analyse der Daten

Ermittlung hervorragender Leistungen

Eigene Leistungslücken bestimmen

Verbesserungsmaßnahmen ableiten

Umsetzung der Maßnahmen

Erfolgskontrolle

Weitere Informationen zu diesem Thema:

Informationen über Benchmarking-Projekt der LGH unter www.lgh-benchmarking.de

Schnell und effizient: Benchmark small

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