von Carmen Rigbers
Wenn Kerstin Witte morgens an Ihrem Schreibtisch Platz nimmt, erwarten Sie circa 50 E-Mails und ein ganzer Haufen Briefpost. Der Unternehmerin aus Jesteburg geht es wie vielen Selbstständigen: Sie muss täglich gegen eine regelrechte Flut an Informationen ankämpfen. Anderthalb bis zwei Stunden ist die Geschäftsführerin des Autohauses #132;Mobilitätszentrum Kuhn + Witte #147; jeden Tag mit der Durchsicht der Post beschäftigt - und das obwohl das Sekretariat und der Spamfilter Werbepost schon vorher aussortieren.
Dass sich die Kfz-Mechanikerin und kaufmännische Betriebswirtin eine Assistentin leistet, die ihr einen Teil der Verwaltungsarbeit abnimmt, ist in ihren Augen für den Betrieb nur förderlich. #132;Wenn man alles selbst macht, bleibt zwangsläufig irgendetwas auf der Strecke #147;, sagt die 43-Jährige. #132;Was nützt es mir, wenn Aufträge da sind, aber keine Rechnungen geschrieben werden? #147; Post, die nach der Vorsortierung bei ihr auf dem Schreibtisch landet, wird nach dem Absender sortiert. Bei E-Mails schaut sich die Handwerkerin zudem noch die Betreffzeile an. So entscheidet sie, was wichtig ist und was sofort in den Papierkorb kann.
Informationen, die ich mir bei Bedarf auch schnell aus dem Internet ziehen kann, sollten sofort weggeschmissen beziehungsweise gelöscht werden, sagt Leonore Stolte. Die freie Dozentin für Büroorganisation rät Unternehmern außerdem dazu, Post nach dem Kriterium Dringlichkeit zu sortieren: Was muss heute bearbeitet werden? Was kann in die Wiedervorlage? So habe man schnell einen persönlichen Terminplan. In Seminaren habe Stolte immer wieder erfahren, dass die Postberarbeitung bei vielen Unternehmern im Tagesgeschäft völlig untergeht. Ein fataler Fehler, ist sich die Expertin sicher. Schließlich verärgere man mit verspäteten Antworten auch seine Kunden.
Mindestens eine halbe Stunde täglich sollte sich jeder Unternehmer Zeit für die Post nehmen, am Besten zu einem festen Termin. Um diese Zeit auch effektiv nutzen zu können, bedarf es einiger Übung, sagt Udo Gaedeke. Der Schnelllese-Trainer vermittelt in seinen Seminaren die Fähigkeit, mehr Informationen in kürzerer Zeit aufzunehmen. 180 bis 220 Wörter könne der Durchschnittsleser pro Minute aufnehmen. Möglich wären aber bis zu 1000 Wörter pro Minute. Das Ziel seiner Arbeit sei es, die Teilnehmer dazu zu bringen, gleich mehrere Wörter eines Textes auf einmal zu efassen. #132;Speed-Reading #147; hieße diese bereits in den 70er Jahren entwickelte Lese-Technik. Für den Anfang würden jedoch schon ein paar simple Tricks und Übungen fürs Büro das Lesen effektiver machen, meint Gaedeke (s. Kasten). Ein Beispiel: das richtige Umgebungslicht. #132;Kaufen Sie sich im Fachhandel eine Vollspektrum-Lampe, die das Tageslicht imitiert #147;, rät der Trainer. Sie erhöht den Kontrast für ein konzentrierteres Lesen.
Schneller Lesen
Udo Gaedeke ist Schnelllese-Trainer in Hannover. Er verrät kleine Tricks für effektiveres Lesen:
Absatz-Hopping:
Gerade bei längeren Texten, zum Beispiel in Fachzeitschriften, dienen die ersten Sätze eines Absatzes dazu, das Wichtigste kurz zusammen zu fassen. Liest man erst einmal nur diese, erhält man schnell einen Überblick.
Subvokalisieren:
Das geistige Mitsprechen des Gelesenen erfolgt automatisch, kostet aber Zeit. Effektiver ist es, nur die sinntragenden Wörter eines Textes zu subvokalisieren. Solch ein Lesen im Stakkato-Stil kann in Schnelllese-Seminaren oder - für Begabte - auch selbst erlernt werden.
Konzentrationsübung:
Die Ursache uneffektiven Lesens ist oft mangelnde Konzentration. Mit einer einfachen Übung können Sie Ihre Konzentration steigern: Finden Sie die Zahlen im abgebildeten Quadrat (r.) nacheinander in ihrer richtigen Reihenfolge. Sie haben eine Minute Zeit. Wiederholen Sie die Übung täglich mehrmals hintereinander.
Zusammenfassen:
Um das Wesentliche eines Textes schneller herausfiltern zu können, hilft folgende Übung: Lesen Sie einen längeren Artikel einmal und versuchen Sie danach, ihn in zehn Sekunden zusammen zu fassen. Nehmen Sie das Gesagte zum Beispiel mittels eines mp3-Players auf und überprüfen Sie sich anschließend. Je öfter Sie die Übung machen, desto konkreter und schneller werden Sie.
