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Zeitmanagement

"Chef-Sprechstunden": So bringen Sie Ruhe in den Arbeitsalltag

Sie sind genervt von dauernden Störungen und Unterbrechungen? Abhilfe schaffen "Chef-Sprechstunden" – fast wie beim Arzt. Wie das funktioniert, lesen Sie hier – Schritt für Schritt.

Auf einen Blick:

  • Immer erreichbar und dadurch im Dauerstress - so geht es vielen Chefs im Handwerk.
  • Was Sie von Ärzten lernen können, erklärt ein Experte so: "Richten Sie Chef-Sprechstunden ein", sagt er. Denn dann haben Sie rund um diese Zeiten mehr Ruhe für Ihre eigentlichen Aufgaben.
  • Wie das geht? Beispielsweise, indem Sie auch Meetings konsequenter planen und Ihr Team zu Mitdenkern machen.

von Torsten Hamacher

Sicher kennen Sie das: Am Telefon ein wichtiger Kunde, ein zweiter steht in der Ausstellung, der Geselle will mit Ihnen reden und eigentlich wollten Sie doch heute Nachmittag mit der Neuakquise weitermachen ...

„Diese Situation ist typisch für viele Handwerksbetriebe“, sagt Peter Kübel. Er ist Unternehmensberater aus Bretzfeld-Bitzfeld bei Heilbronn und hat sich, mit seinem SBAA-System auf Handwerksbetriebe spezialisiert.

Nicht reagieren, sondern agieren!

Immer wieder erlebt er, dass Unternehmer sich von den auf sie einprasselnden Anforderungen durch den Tag treiben lassen, anstatt selbst zu handeln. „Wenn ich in Betrieben auf diese Situation treffe, rate ich dem Unternehmer, sich erst einmal bewusst darüber zu werden, was er eigentlich will“, sagt Kübel.

„Möchte ich steuern oder lasse ich mich durch den Tag steuern?“ Diese Frage müssen Chefs, ganz gleich wie groß ihr Unternehmen ist, für sich selbst beantworten. Denn wer sich über seine Ziele nicht im Klaren ist, werde fast zwangsläufig immer weiter improvisieren, um durch den Tag zu kommen.

Planen Sie Ihren Tag

"Die permanente Weiterentwicklung des Betriebes ist die primäre Aufgabe des Chefs“, sagt Kübel. Zeit nehmen muss er sich auch für die Akquise und für die Arbeit vor Ort beim Kunden. Dazu kommt ein offenes Ohr für Mitarbeiter, Kollegen und Kunden - das darf nicht zu kurz kommen.

„Das geht nur mit klarer Priorisierung“, stellt Kübel klar. Er rät dazu, Aufgaben konsequent einzuordnen und entsprechend abzuarbeiten. Eine gute Orientierung für die Einordnung ist die sogenannte Eisenhower-Matrix, die Prioritäten nach Kriterien wie „wichtig“ und „dringend“ oder „nicht wichtig“ aber dennoch „dringend“ unterscheidet.

Wichtig sei auch der Blick auf die Zeit. „Morgens muss ich sehen, dass ich meine Mitarbeiter vom Hof zum Kunden bekomme und zwar so, dass sie ohne Rückfragen effektiv arbeiten können. Das schafft ein Zeitfenster für die Akquise: Da ich dann die Leute im Büro erreiche. Und am Nachmittag nehme ich mir eine Stunde, um Angebote oder die Neuakquise voranzubringen“, schildert Kübel. Für ihn steht fest: „Der optimale Zeitablauf kann von Betrieb zu Betrieb stark unterschiedlich aussehen.“

Überall ähnlich sind hingegen die Aufgaben, die auf der Beliebtheitsskala ganz weit unten rangieren. Doch auch die müssen erledigt werden. Kübels Rat: „Planen Sie sie von vornherein fest mit ein. Und setzen Sie sie dann auch um!“ Bewährt hätten sich, Monat für Monat feste Blöcke im Kalender für solche Aufgaben vorzusehen.

Meetings konsequent angehen

Um jetzt die Mitarbeiter gut mit ins Boot zu holen, rät Peter Kübel Unternehmern, morgens gemeinsam Kaffee zu trinken. „Damit schaffen Sie nämlich praktisch automatisch den nötigen Raum, um die Tagesplanung durchzusprechen“, erklärt der Berater und stellt klar, dass das alles andere als ein teurer Kaffee ist.

Ziel einer solchen Runde ist es, alle Mitarbeiter auf einen Stand zu bringen. „Außerdem sind die Fragen, die Sie sonst über den Tag verteilt aus Ihrer Arbeit reißen, so schon abgehakt, ehe der Tag richtig beginnt.“

Wichtig: In einer solchen Runde sollte es offen und ehrlich zugehen. Auf den Tisch gehöre auch das, was der Chef auf dem Zettel hat, stellt Kübel klar. „Besprechen Sie den Tag, entscheiden Sie, wie es gemacht werden soll, und setzen Sie das dann auch so um. Denn dann wird die Besprechung auch von den Mitarbeitern schnell als fruchtbar genutzte Zeit akzeptiert“.

Machen Sie Mitarbeiter zu Mitdenkern

Praktischer Nebeneffekt solcher Besprechungen: Mitarbeiter werden zu Mitdenkern. Und das komme dem Betrieb zu Gute, betont Kübel. Denn wenn Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse einbezogen werden, fühlten Sie sich ernst genommen und engagierten sich meist ganz anders für den Betrieb, als bloße „Befehlsempfänger“, sagt Kübel.

Tipp am Rande: Wenn in der Startphase nach der morgendlichen Besprechung noch Fragen kommen, überprüfen Sie, ob Sie das Thema schon am Morgen hätten vorhersehen können. „Wenn Sie diese Frage für sich mit ja beantworten, machen Sie es am nächsten Morgen besser. Das ist ein Entwicklungsprozess für alle.“

Sprech- und Arbeitszeiten fest einplanen

Jetzt haben Sie sich endlich den Freiraum geschaffen. Ihre Mannschaft nimmt Rücksicht. Und Sie haben außerhalb der „Sprechstunden“ Zeit, Ihrer Arbeit ungestört nachzugehen.

Doch was tun, wenn ausgerechnet jetzt „der“ Kunde anruft? „Ganz einfach: Gehen Sie nicht ran!“, rät Kübel und tritt Sorgen, um potenziell wichtige Aufträge entschieden entgegen: „Wenn ein Kunde wirklich mit Ihnen zusammenarbeiten will, weil er Sie kennt oder weil er Ihre Arbeit schätzt, wird er ein zweites Mal anrufen“, stellt Kübel klar. Auf alle anderen sollten Unternehmer verzichten. „Die Drängler und die Düser sind meist eh nur auf der Jagd nach dem Billigsten. Und wer will der schon sein?“

Wem das dann doch eine Spur zu wagemutig ist, dem rät der Fachmann entweder dazu, die Sekretärin oder die Partnerin entsprechend zu briefen oder einen Sekretariatsservice, also ein Callcenter, für sich arbeiten zu lassen.

Außerdem könne es je nach Art von Betrieb und Auftragsart sinnvoll sein, eine Notfall-Nummer einzurichten. Die sei dann aber den echten Notfällen vorbehalten. Ist die auf der Homepage auch für potenzielle Kunden sichtbar, funktioniere der Ansatz nicht.

Für den Ernstfall vorgesorgt

Der Notfall ist da – und was nun? „Wenn es wirklich brennt, muss die Kuh vom Eis!“ Da nützt auch die beste Tagesplanung nichts.

Wichtig ist aber, dass schon bei der nächsten Besprechung analysiert wird, was schief gegangen ist: „Hat zum Beispiel ein Azubi in einem Neubau eine Rohrleitung angebohrt, muss in der nächsten Runde geklärt werden, warum der Vorarbeiter ihn nicht genug angeleitet hat. Anders hätte es ja gar nicht zu dem Missgeschick kommen können“, verdeutlicht Kübel und warnt: „Geschieht das nicht, droht die Gefahr, dass der Azubi im Kollegenkreis abgestempelt wird, obwohl er einfach nur nicht genug Anleitung bekommen hat.“

Stehe die Kuh dagegen gar nicht auf dem Eis und der Mitarbeiter kommt trotzdem mit Fragen zum Chef, müsse auch das offen angesprochen werden: „Dann fordern Sie Ihren Mitarbeiter auch ganz bewusst auf, solche Fragen vorausschauend zu behandeln und beim nächsten Mal in der Besprechung am Morgen zu klären. Dort gehören sie hin und eben nicht in ein Gespräch zwischen Tür und Angel“, sagt der Fachmann.

Eine klare Strategie muss her

Sowohl die Entwicklung einer echten Besprechungskultur als auch der Wechsel zu mehr Offenheit in der Unternehmensführung kosten Zeit, und, „funktionieren nicht von heute auf morgen“, sagt Kübel.

„Außerdem muss der Chef das wirklich wollen!“ Wer das Thema halbherzig angeht, gewinne in der Praxis gar nichts. „Wer sich aber seiner Ziele bewusst ist, komme überhaupt erst in die Lage, zu erkennen, was ihm auf dem Weg dorthin nützt und was für den Betrieb wirklich wichtig ist.“

Kübel empfiehlt zudem regelmäßige strategische Treffen. Das bringe in der Praxis eine Menge. „Setzen Sie sich einmal im Monat mit Ihrer Frau oder Ihrem Partner zusammen und legen fest, worauf es in den kommenden vier Wochen ankommt.“ Wichtig sei dabei, sich die Ergebnisse kurz zu notieren, sagt Kübel und verdeutlicht: "Der Schreiner montiert ja auch nicht, plant dann und fragt anschließend seinen Kunden, was er eigentlich will."

„Einmal im Quartal sollten Sie Ihre Mitarbeiter in diese strategischen Runden mit einbeziehen.“ Das gehöre zur Transparenz und sorge dafür, dass im Betrieb mehr Verständnis für Entscheidungen entsteht. „Im Ergebnis heißt das: Mehr Akzeptanz und damit ein höheres Engagement. Und das kommt dem Betrieb direkt zu Gute“, fasst Kübel zusammen.

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