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Digitale Zeiterfassung

„Das spart uns viel Zeit"

Mit Diensthandys und einer speziellen Software hat die Firma Friedrich Bedachungen den Sprung weg von den Stundenzetteln geschafft. Wie? Das erklärt Geschäftsführer Frank Buschmann.

 - Die Firma Friedrich Bedachungen setzt komplett auf digitale Erfassung der geleisteten Stunden.
Die Firma Friedrich Bedachungen setzt komplett auf digitale Erfassung der geleisteten Stunden.
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Das Thema digitale Erfassung von Arbeitsstunden ist kein leichtes. Auf der einen Seite spart die digitale Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden erheblich Zeit ein – sowohl beim Mitarbeiter selbst als auch in der Buchhaltung. Außerdem erlaubt die Technik eine deutlich präzisere Abrechnung. Auf der anderen Seite stehen kritische Punkte − wie der Verdacht der Mitarbeiterüberwachung − und die totale Transparenz jedes Einzelnen. Dennoch haben sich Chefs und die Mitarbeiter der Firma Friedrich Bedachungen bereits vor gut zwei Jahren für die Technik entschieden.

 - Frank Buschmann, einer der Geschäftsführer der Firma Friedrich.
Frank Buschmann, einer der Geschäftsführer der Firma Friedrich.
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„Natürlich hatten wir auch Bedenken”, räumt Frank Buschmann unumwunden ein. Schließlich gehe es um einen ziemlich tiefgreifenden Wechsel. „Daher haben wir das von Anfang an mit den Mitarbeitern ganz offen diskutiert. Denn solche Systeme funktionieren im Betrieb nur mit den Mitarbeitern“, sagt Buschmann.

Buschmann ist einer der beiden Geschäftsführer bei Friedrich Bedachungen in Hannover. Dachdeckermeister Kevin Döring komplettiert neben Buschmann und Andreas Friedrich das Führungstrio. Buschmann kümmert sich vor allem ums Büro – und um die Technik. „Das ist ein Steckenpferd von mir.“

„Klar war für uns in der Geschäftsführung von Anfang an, dass das Ziel des Systems nicht die Kontrolle ist“, stellt Buschmann klar. Stattdessen ging es dem Geschäftsführer um die beträchtliche Menge Zeit, die sich der digitalen Erfassung von Stunden gegenüber herkömmlichen Stundenzetteln sparen lässt.

Praktisch nebenbei wurden die Kalkulationen des Betriebes noch präziser. Wie? Das lesen Sie auf der nächsten Seite.

Präzisere Abrechnungen
Die Zeit im Griff: - Die Software macht es nicht zuletzt auch den Mitarbeitern leichter, die geleisteten Stunden zu erfassen.
Die Software macht es nicht zuletzt auch den Mitarbeitern leichter, die geleisteten Stunden zu erfassen.
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„Praktischer Nebeneffekt“, erinnert sich Buschmann, „unsere Abrechnungen wurden mit der Digitalisierung noch einmal deutlich präziser. Wie das? „Wie läuft das denn mit den Stundenzetteln in der Praxis?“, fragt Buschmann und liefert die Antwort gleich selbst: „Die werden doch meistens am Abend aus der Erinnerung ausgefüllt. Und manchmal sogar erst Tage später. Dass es da zu Verwerfungen kommt, liegt doch auf der Hand.“

Mit der Software sei das nun ganz anders. Die Mitarbeiter melden sich morgens über Ihr Smartphone an. Das stellt ihnen der Betrieb. Wechselnde Einsatzorte, Arbeiten in der Werkstatt des Betriebes und andere Aufgaben werden so über den Tag verteilt exakt erfasst. Zum Feierabend ergibt sich so ein äußerst präzises Bild der geleisteten Stunden und eine genaue Verrechnung auf jeden einzelnen Auftrag wird leichter und vor allem viel schneller möglich. Einzige Ausnahme: Arbeitsstunden zum Nachweis müssen die Monteure nach wie vor per Arbeitszettel mit Unterschrift des Kunden dokumentieren. Da sein Unternehmen überwiegend Aufträge zum Festpreis ausführt, sei das allerdings "der deutlich geringere Anteil der gesamten Lohnstundenerfassung“, sagt Buschmann.

„Gestartet beziehungsweise getestet haben wir die Software zunächst mit zwei Mitarbeitern. Beide sind durchaus IT-affin und haben das mit viel Elan ausprobiert.“ Die Technik funktionierte und schnell brachte die Testphase vor allem eins zu Tage: Die Mitarbeiter haben selbst Vorteile durch den Einsatz der Software. „Denn die Stundenzettel wurden bisher doch eher als sehr lästig angesehen“, weiß Buschmann.

Nachdem die Testphase erfolgreich verlaufen war und nicht zuletzt auch die beiden Tester den Kollegen die Vorteile angezeigt hatten, wurde die Technik auf den ganzen Betrieb ausgerollt. Solch ein Vorgehen empfehlen auch die meisten IT-Fachleute, weil so eventuelle Kinderkrankheiten der neuen Lösung problemlos behoben werden können, ohne dass bereits der ganze Betrieb betroffen ist.

Mittlerweile erfasst der Dachdeckerbetrieb die Stunden seit gut zwei Jahren digital. „Wir sind durch die Umstellung und die Verknüpfung der Zeiterfassung mit unserer kaufmännischen Software sehr viel effektiver im Büro geworden“, sagt Buschmann. Vor allem spare der Betrieb viel Zeit, weil die schriftliche Erfassung der Stunden ebenso entfällt, wie das Erfassen der handschriftlichen Stundenzettel im Büro. „Dadurch sind wir schneller bei der Rechnungsstellung geworden und nicht zuletzt auch noch genauer in der Kalkulation, als wir ohnehin schon waren“, resümiert Buschmann.

Und die Mitarbeiter? Die haben die digitale Zeiterfassung ebenfalls positiv aufgenommen – und das, obwohl inzwischen die ursprünglich erlaubte private Nutzung der zur Verfügung gestellten Mobiltelefone zurückgefahren wurde.

Und warum sich die digitale Zeiterfassung auch schon für kleine Betriebe lohnt, lesen Sie auf der letzten Seite.

Das lohnt sich schon ab 4 oder 5 Mitarbeitern

Aufmerksam wurde Frank Buschmann auf die von ihm eingesetzte Software OptiTime durch den EDV-Fachmann, der den Hannoverschen Dachdeckerbetrieb betreut. „Die Lösung ist kompatibel zu der von uns eingesetzten kaufmännischen Software von Taifun“, schildert Buschmann. Ursprünglich nutzte das Erfassungsmodul auf dem Handy Java. „Heute funktioniert die Software auf Android.“

Über die Software-Lösungen deckt der Betrieb die gesamte kaufmännische Buchführung, die Stundenabrechnung und das interne Auftragswesen ab. „Kommt hier ein Kundennotfall an, kann ich von hier aus den Einsatz unserer Mitarbeiter über die Software steuern“, schildert Buschmann.

Was außerdem über die Software läuft: „Möchte ein Kunde auf der Baustelle, dass wir zusätzliche Arbeiten ausführen – beispielsweise bei einer beauftragten Dachsanierung die noch nicht beauftragten Fallrohre gleich mitsanieren, nehmen wir das vor Ort über die Endgeräte auf und können im Büro sofort die Nachkalkulation anstoßen.“

Eingerichtet ist die Software auf gut gesicherten Servern außerhalb des Betriebs. „Die Betriebssicherheit ist sehr gut”, sagt Buschmann. Natürlich komme es immer mal wieder zu der einen oder anderen technischen Störung. „Aber oft haben wir monatelang Ruhe.“

Würde er die digitale Zeiterfassung auch anderen Unternehmen empfehlen? „Auf jeden Fall. Das lohnt sich auch schon für kleinere Betriebe mit vier oder fünf Mitarbeitern. Wenn die Mitarbeiter mitziehen, rechnet sich die Investition schon ziemlich schnell”, resümiert Buschmann.

(ha)

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