Es könnte so schön sein: Mitarbeiter erfassen ihre Stunden sofort auf dem Handy und schicken sie in die Cloud. Dort werden die Stunden gleich dem richtigen Auftrag und dem richtigen Lohnkonto zugeordnet. Krankmeldungen und Urlaubsanträge landen nicht mehr in dicken Ordnern, sondern ebenfalls automatisch in der Cloud, nachdem sie eingescannt wurden. Gut sortiert werden sie dort gespeichert und sind jederzeit abrufbar für den Betrieb und seinen Steuerberater. Während der Unternehmer tagesaktuell den Stand der Aufträge überprüft, nutzt der Steuerberater die Daten für die Lohnabrechnung und verschickt am Monatsende die Gehaltszettel per Mail an die Mitarbeiter. Jetzt gibt es nur noch ein Problem: Wohin bloß mit den nutzlos gewordenen Bergen dicker Aktenordner?
Jede Menge Fragen
Klingt gut. Doch die Digitalisierung besonders sensibler Personaldaten und -dokumente wirft auch ein Menge Fragen an die Anbieter solcher Cloud-Lösungen auf: Sind die Daten dort sicher? Wer genau hat Zugriff – und ist der Datenschutz dabei gewährleistet? Wie groß ist der Aufwand? Passt die Lösung mit den Besonderheiten meines Betriebs zusammen? Spielen die Mitarbeiter dabei mit?
Gut gerüstet für solche Fragen scheint die Datev zu sein mit ihrer kombinierten Cloud-Lösung aus digitaler Lohnabrechnung und digitaler Personalakte. Das zeigte eine Veranstaltung der Zeitung Norddeutsches Handwerk während der CeBIT. Dort standen Experten, Steuerberater und Praktiker, Rede und Antwort.
Stichwort Sicherheit: Zentraler Speicher, dezentraler Zugriff – das sei „der große Vorteil“ einer solchen Cloud-Lösung, sagt Datev-Vorstand Eckhard Schwarzer. Bedenken sollten Unternehmer dabei jedoch, dass sie letztlich selbst für den Datenschutz verantwortlich sind. Daher müsse sich jeder Betriebsinhaber sehr genau überlegen, wem er seine Daten „anvertrauen will“. Für die Datev sei die Absicherung des Zugriffs von elementarer Bedeutung. Ein Zugriff sei nur über geschützte VPN-Verbindungen möglich und auch nur in Verbindung mit einer persönlichen Authentifizierung in Kombination aus spezieller Hardware und PIN.
Stichwort Datenschutz: Nicht jeder Mitarbeiter im Betrieb muss und darf alle Daten einsehen. Bei der Datev-Lösung entscheide das Unternehmen selbst, wer Zugriff auf welche Daten erhält, berichtet Steuerberater Carsten Fischer. „Der Unternehmer kann über die Nutzerrechte genau steuern, dass jeder Mitarbeiter gezielt nur das einsehen kann, was er für seine Arbeit benötigt“, erklärt der Präsident der Steuerberaterkammer Niedersachsen.
Stichwort Aufwand: Noch tun sich kleinere Betriebe mit der Umstellung schwerer als große, berichtet Fischer. So scheue mancher den zeitlichen Aufwand, alle Daten digital „total“ zu erfassen. Doch diese Sorgen seien unbegründet; jeder Betrieb entscheide selbst, in welchem Umfang die Personaldaten digitalisiert werden sollen.
Datev-Vostand Schwarzer sieht im Aufwand der Digitalisierung sogar einen Vorteil: „Alle, die bisher umgestellt haben, disziplinieren sich selbst und gehen ordentlicher mit ihren Daten um.“ Was im Gegenzug die Suche nach bestimmten Unterlagen erheblich beschleunige. Mit „chaotischen Zuständen“ im Büro sei dann Schluss.
Stichwort Mitarbeiter: An den Mitarbeitern werde die Umstellung sicher nicht scheitern, berichten die Experten. Vorbehalte gegen digitale Gehaltsabrechnungen und Bescheinigungen gebe es nicht. Im Gegenteil: Auch Mitarbeiter profitieren davon, wenn sie ihre Unterlagen jederzeit digital verfügbar haben und bei Bedarf nicht erst irgendwelche Ablagen daheim durchforsten müssten.
Und wie kommen die Auftragszettel ins System?
Mit dem Software-Unternehmen 123erfasst.de hat die Datev einen Partner, der bei der digitalen Zeiterfassung schon auf der Baustelle hilft. Doch auch andere Lösungen seien möglich, betont Schwarzer. Dafür schaffe die Datev eigene Schnittstellen, „wir öffnen uns ganz bewusst für andere Systeme“.
Das hat auch das Interesse von Frank Buschmann geweckt. Der Geschäftsführer der Firma Friedrich Bedachungen in Hannover arbeitet seit zwei Jahren mit einem selbst entwickelten System zur digitalen Zeiterfassung. „Diese Daten wollen wir jetzt mit der Cloud vereinen“, berichtet der Unternehmer auf der CeBIT. Mit der Datev könne er sich das durchaus vorstellen. Was ihn dabei bremst? „Die Anforderungen an die Lohnbuchhaltung sind in unserer Branche sehr speziell, das muss das System der Datev erst einmal beweisen, dass es das kann.“
Steuerberater Carsten Fischer sieht das gelassen: Das System der Datev sei sehr flexibel und für alle Besonderheiten gewappnet. „Jeder Betrieb hat selbst in der Hand, welche Daten erfasst werden sollen.“
(jw)
