Auf einen Blick:
- Fehler in Handwerkerrechnungen verursachen regelmäßig Ärger mit dem Finanzamt.
- Ein Problem ist der Einsatz von nicht geeigneter Software. Das führt einerseits zu Rechenfehlern und ist andererseits ein Angriffspunkt für Betriebsprüfer.
- Bei Rechnungen an Privatkunden sollten Sie besonders auf den Hinweis zur Aufbewahrungspflicht und Angaben für den Steuerbonus achten, aber auch bei Anfahrtskosten, aufgerundeten Stunden und hohen Stundensätzen lauern Gefahren.
- Bei gewerblichen Kunden werden die Pflichtangaben zur Umsatzsteuer zur Falle, vor allem der Leistungszeitpunkt schafft Probleme.
Reklamationen, spätere Zahlungseingänge, Betriebsprüfungen, Steuernachzahlungen: Diese Folgen drohen, wenn Handwerkern beim Erstellen einer Rechnung Fehler unterlaufen, warnt Steuerberater Armin Schiehser aus Lohr am Main. Hier verrät der Fachberater für Handwerk und Bau, welche Fehler seiner Erfahrung nach am häufigsten passieren:
1. Die Rechnung ist nicht GoBD-konform
Die Finanzämter achten genau darauf, ob Rechnungen den Grundsätzen der ordnungsgemäßen digitalen Buchhaltung (GoBD) entsprechen, berichtet Schiehser: „Viele Handwerker sind es gewohnt, Rechnungen in Word oder Excel zu schreiben. Solche Programme sind nicht GoBD-konform.“
Entscheidend sei, dass die Software nachträglich nicht mehr veränderbare Rechnungen mit fortlaufenden Rechnungsnummer erstellt und protokolliert – das sei mit Office-Programmen nicht möglich.
Nicht GoBD-konforme Rechnungen sind bei einer Außenprüfung durch die Finanzverwaltung der erste Schritt auf dem Weg zur Umsatzsteuerschätzung, warnt Schiehser. Kommen dann noch Mängel in der Buchhaltung oder der Kassenführung hinzu, habe das Finanzamt genügend Gründe für eine Zuschätzung und Steuernachzahlungen.
Tipp: „Es gibt gute und verlässliche Lösungen, zum Beispiel von Lexoffice oder „Unternehmen online“ von der Datev, die auch für kleine Betriebe geeignet sind“, empfiehlt der Steuerberater. Solche Programme würden es zudem erlauben, Unterlagen GoBD-konform zu speichern, die im Zusammenhang mit der Rechnung stehen, zum Beispiel Angebote, Lieferscheine und Eingangsrechnungen.
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2. Fehlende Pflichtangaben zur Umsatzsteuer
Zu den Pflichtangaben zur Umsatzsteuer gemäß Paragraf 14 UStG zählen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
- Leistungszeitpunkt
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Leistung
- Netto-Beträge ohne Umsatzsteuer
- Entgeltminderungen
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Hinweise, falls Sie von der Umsatzsteuer befreit sind oder falls Sie am Bau für gewerbliche Kunden tätig sind und es zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG kommt.
Fehlen die Pflichtangaben, müssen Sie die Rechnung neu ausstellen. Entweder sofort, weil Ihr umsatzsteuerpflichtiger Auftraggeber es bemerkt und die Rechnung nicht bezahlt. Oder nach ein paar Jahren, wenn es bei einer Betriebsprüfung des Kunden auffällt.
Tipp: Achten Sie auch bei Eingangsrechnungen auf vollständige und korrekte Angaben und fordern Sie bei Fehlern eine korrekte Rechnung an, bevor Sie bezahlen. Anderenfalls wird Ihnen das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug verweigern.
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3. Falscher Leistungszeitpunkt und späte Rechnungen
Eine Pflichtangabe in der Handwerkerrechnung ist der Leistungszeitpunkt. Auf den achten Betriebsprüfer bei einer Umsatzsteuersonderprüfung ganz besonders, denn die Umsatzsteuer wird zum Leistungszeitpunkt fällig. Hier komme es immer wieder zu einer Kombination aus zwei Fehlern, berichtet Schiehser: „Häufig schreiben Betriebe Rechnungen sehr spät und wissen dann nicht mehr genau, wann der Leistungszeitpunkt war.“
Der Leistungszeitpunkt ist der Tag der Abnahme eines Werks. Falls es nicht oder verspätet zur Abnahme kommt, wäre es der Tag der Fertigstellung oder Inbetriebnahme. Daran ändert sich laut Schiehser auch dann nichts, wenn der Handwerker nach der Abnahme noch kleinere Mängel beseitigen muss. „Aber mancher denkt, der Leistungszeitpunkt sei erst der Abschluss der Mängelbeseitigung. Das ist ein Problem, wenn zwischen Abnahme und Mängelbeseitigung Wochen oder Monate vergehen.“
„Schreiben Sie die Rechnung ein halbes Jahr später, dann haben Sie so lange die Umsatzsteuer hinterzogen, vielleicht sogar noch länger, wenn der Leistungszeitpunkt früher war“, warnt der Steuerberater. Im besten Fall müssten Sie nur Zinsen auf die zu spät abgeführte Steuer zahlen. „Aber wenn es um hohe Beträge oder mehrere Fälle geht, ist man schnell wegen Steuerhinterziehung dran.“
Tipp: Schreiben Sie Rechnungen zeitnah, rät Schiehser. „Das verringert das Fehlerrisiko und verbessert sofort Ihre Liquidität.“
4. Kein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
Privatkunden müssen Handwerkerrechnungen gemäß § 14b UStG zwei Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Dies gilt auch für Unternehmer als Kunden, wenn Sie Handwerker für ihren privaten Bedarf beauftragen. Auf diese Aufbewahrungspflicht müssen Sie Ihre Kunden hinweisen, „aber das wird regelmäßig vergessen“, warnt der Steuerberater.
Enthält die Rechnung diesen Hinweis nicht, könne der Kunde eine Rechnungskorrektur verlangen, sagt Schiehser. „Das führt natürlich zu Zahlungsverzögerungen.“
Gewerbliche Kunden müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Hinweisen müssen Sie diese Kunden darauf nicht. Falls er es jedoch bemerkt: Auch Betriebsprüfer interessieren sich für Rechnungskorrekturen. Fehler können hier schnell zu Steuernachzahlungen führen. Tipp: Worauf Sie bei einer Korrektur achten müssen, erfahren Sie hier.
5. Fehlende Angaben für den Steuerbonus
Kunden freuen sich über den Steuerbonus auf Handwerkerleistungen. Die Steuererstattung für Reparaturen, Wartungsarbeiten oder Sanierungsarbeiten beim Kunden gibt es jedoch nur, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:
- Die Rechnung muss Arbeits- und Materialkosten getrennt ausweisen, da es den Steuerbonus nur auf Arbeitskosten gibt.
- Der Kunde muss die Rechnung überweisen. Barzahlungen sind vom Bonus ausgeschlossen.
Außerdem nutzen die Finanzämter Steuerbonus-Rechnungen als Kontrollmaterial: Lassen Sie sich öfter mal auf Barzahlung ein, verlieren nicht nur Ihre Kunde den Steuerbonus. Auch der Fiskus könnte dann genauer hinschauen und eine Betriebsprüfung ansetzen.
6. Fehler bei den in Rechnung gestellten Zeiten und Stundensätzen
Für Ärger mit Kunden sorgen nach Schiehsers Erfahrung auch Fehler, die sich um die abgerechneten Stunden und Zusatzkosten drehen:
- Aufrunden von Arbeitsstunden: Handwerker dürfen Arbeitszeiten nicht auf eine halbe oder volle Stunden aufrunden. Zulässig seien nur geringfügige Aufrundungen
- Wucher bei Stundensätzen: Die Stundensätze können Sie mit Kunden frei vereinbaren. Sollten Sie jedoch ohne schriftliche Vereinbarung tätig werden, sollten Sie nicht mehr als den ortsüblichen Stundensatz für eine Leistung abrechnen. „Sonst könnte es sich um Wucher handeln und der Kunde muss nicht zahlen“, warnt Schiehser.
- Anfahrtskosten ohne Absprache: Auch die Fahrtkosten können Sie in Rechnung stellen, aber nur, wenn Sie den Kunden vor Auftragserteilung darüber informiert haben. Die 5 Regeln, die Sie bei der Berechnung von Fahrtkosten beachten sollten, haben wir im Artikel „Anfahrtskosten nie mehr ohne Vorwarnung!“ für Sie aufgelistet.
7. Rechenfehler in der Rechnung
Nicht ungewöhnlich sind nach Schiehsers Erfahrung Rechenfehler in Rechnungen: bei der Umsatzsteuer, den Nettobeträgen, der Rechnungssumme. Auch bei Schlussrechnungen komme es dazu immer wieder wenn die Nettobeträge und die Umsatzsteuer mit dem Gesamtbetrag verrechnet werden.
„Das passiert, wenn für die Rechnungen keine geeignete Software genutzt wird“, berichtet der Steuerberater. Die Folgen seien Reklamationen durch Kunden, aber auch Gewinnschätzungen durch das Finanzamt. „Wenn Rechenfehler passieren, dann sind das selten Einzelfälle und das ist dann Grund genug, eine Buchhaltung zu schätzen.“
Tipp: Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater bei der Auswahl einer geeigneten, GoBD-konformen Rechnungssoftware beraten.
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