Die Finanzbuchhaltung selber zu erledigen, kann sich für Betriebe schnell auszahlen. Ein Beispiel aus der Praxis.
Von Manfred Fischer
Mit der Finanzbuchhaltung hatte ich mich vorher nie näher beschäftigt, blickt Sabine Pieper zurück. Sie und ihr Mann, die in Wallenhorst bei Osnabrück einen Maler- und einen Gerüstbaubetrieb mit insgesamt 40 Mitarbeitern führen, hatten dies wie es im Handwerk oft der Fall ist einem Steuerberater überlassen.
2002 jedoch entschieden sie sich, die Fibu selbst zu machen: Wegen einer Umstrukturierung und der gestiegenen Anforderungen der Banken in Sachen Rating und Controlling, erklärt die Kauffrau. Da sie nur Grundkenntnisse in der Buchhaltung besaß und kein EDV-Freak ist, stellte sie sich auf eine längere Einarbeitungszeit ein. Aber da täuschte sie sich.
Das Programm zu erlernen, ging recht schnell , erzählt Pieper, deren Wahl auf ein Einzelplatz-System von Diamant Software fiel. Die Hilfe der Hersteller-Hotline brauchte sie nur am Anfang. Auch die nötigen Fibu-Kenntnisse eignete sie sich im Schnellgang an. Alles in allem dauerte es drei bis vier Monate, bis Pieper die Buchhaltung im Griff hatte.
Klar, dass sie einige Mühe investieren musste. Ich habe mich sehr intensiv mit der Materie beschäftigt, betont sie. Um auf Nummer sicher zu gehen, arbeitete sie ein Jahr parallel mit dem Steuerberater.
Kennzahlen im Blick
Doch keine Frage, der Aufwand hat sich gelohnt. Die Buchhaltung ist einfach und übersichtlich, sagt die Unternehmerfrau. Wir arbeiten mit Online-Banking, mit Hilfe der Software kann ich täglich direkt auf die entsprechenden Konten verbuchen.
Was sie vor allem schätzt: Ich kann jederzeit eine Bewertung vornehmen. Früher seien nach dem Abschluss drei Wochen verstrichen, bis die Daten vorlagen. Dank der Software wisse sie bereits am Monatsende, wo der Betrieb steht. Und per Knopfdruck stellt sie fest, auf welchen Sachkonten ich einsparen kann und ob eine Ausgabe möglich ist".
Pluspunkte bei den Banken
Auswertungen wie Soll-Ist-Vergleiche oder Gewinn-Verlust-Rechnungen gehen der Autodidaktin mit der Software inzwischen leicht von der Hand. Auch die Berechnung von Planzahlen und betriebswirtschaftliche Analysen sind für sie fast schon Routine. Pieper stellt auf dieser Basis sicher, dass sie und ihr Mann alle wichtige Kennzahlen vor Augen haben.
Effekt: Das erleichtert uns die Betriebsführung und schlägt sich positiv im Ergebnis nieder. Zudem sammeln die Piepers mit ihren professionellen Auswertungen Pluspunkte bei den Banken. Je besser man seine betriebswirtschaftlichen Zahlen aufbereitet, desto besser steht man bei den Banken da, berichtet Pieper.
Was die Software angeht, sind die Piepers rundum zufrieden. So zufrieden, dass sie vorhaben, ihre Lösung um ein spezielles Rating- und Controlling-Modul zu erweitern. Ziel: Wir wollen hochwertige Analysen erstellen.
Softwarelösungen im Überblick:
Download (pdf-Format): Marktübersicht Fibu-Software
Die Fibu in eigener Regie?
Für kleine Unternehmen gilt es das Für und Wider sorgfältig abzuwägen.
Zeitnahe Buchungen, transparente Finanzen, stichhaltige Kennzahlen so klar die Vorteile einer eigenen Finanzbuchhaltung per EDV sind, der Aufwand und die Risiken sollten nicht übersehen werden. Gerade bei sehr kleinen Betrieben ist ein Steuerberater oft die bessere Lösung. Unternehmen mit bis zu etwa zehn Mitarbeitern sollten eine Software nur einführen, wenn ein Kollege gute Fibu-Kenntnisse hat, rät der Betriebsberater der Handwerkskammer Osnabrück-Emsland, Manfred Hein.
Ein Programm installieren und loslegen so einfach läuft das nicht, verweist er auf einen Irrtum, dem immer wieder Chefs unterliegen. Auch die Kostenseite gelte es sich vor Augen zu führen. Wer die Fibu selbst erledigt, spart zwar bei den Ausgaben für den Steuerberater. Dem gegenüber stehen jedoch die Kosten für den Mitarbeiter, der das Programm bedient, und für die Software-Updates.
Dass viele Unternehmer, für die sich eine Fibu-Software lohnen würde, damit nichts am Hut haben, erklärt Hein so: Sie unterschätzen, wie wertvoll das für die Betriebsführung sein kann.
Auch Heins Magdeburger Kollegin Getraude Lorcy-Groß hält Fibu-Programme grundsätzlich für eine gute Sache, verweist aber auf die Risiken, die entstehen, wenn es bei den Kenntnissen in Buchhaltung hapert. Dann passieren Fehler beim Buchen, und es kann schnell etwas schief laufen mit dem Betrieb. So könne sich etwa eine Krise anbahnen, ohne dass sie rechtzeitig erkannt wird.
Programme im Praktiker-Check
Betriebe, die gängige Fibu-Software einsetzen, sind damit meist zufrieden. Je nach Programm bemängeln sie aber auch einzelne Schwachpunkte.
Das zeigt eine Umfrage, die die Zeitschrift Bilanzbuchhalter und Controller durchgeführt hat. Danach haben die Grundfunktionen durchwegs ein durchschnittliches bis sehr hohes Leistungsniveau. Besonders gut schnitten hier beispielsweise Lösungen von FibuNet, Navision und Lexware ab. Doch selbst Lösungen, die am Ende der Rangfolge landeten, zeichnen sich noch durch einen hohen Zufriedenheitsgrad aus.
Unzufriedenheit herrscht laut Studie in manchen Fällen bei Funktionen wie Kennzahlen/Frühwarnsysteme oder Kosten-/Leistungsrechnung. Auch bei den Unterstützungsfunktionen ist Kritik eher die Ausnahme.
Es gibt ein paar Spitzenmodelle, die meisten bewegen sich im oberen Mittel, nur ein paar fallen unten raus, sagt die Autorin der Studie, Gabriele Schäfer. So böten nicht alle Programme umfassende Hilfe-Funktionen.
Zudem zeichne sich ab, dass einige Produkte im Hinblick auf das Rating nach Basel II Schwächen haben, betont die Unternehmensberaterin und Ratinganalystin.
Literatur:
Fachzeitschrift Buchhalter und Finanzcontroller, Ausgaben 7, 10, 12 / 2004,
