Die fünf größten Fehler bei der Zeitplanung

• Es fehlt ein Ziel, was Sie mit Ihren Aktivitäten erreichen wollen.
• Sie verplanen 100 Prozent Ihrer Zeit ohne Puffer und Erholungsphasen.
• Es gibt keine Abstimmung zwischen Terminplanung und Ausführung.
• Arbeitsplätze und Fahrzeuge sind ungünstig eingerichtet.
• Sie sagen „Ja“ zu allen Aufträgen und Aufgaben, auch wenn Sie schon längst an der Kapazitätsgrenze sind.

Unternehmensberater Sven Christian Finke-Ennen erläutert an einem Beispiel, dass für eine passgenaue Zeitplanung eine Zielsetzung erfolgen muss. „Stellen wir uns vor, Sie hätten einen saisonbedingten Rückgang von Aufträgen. Dann können Sie diese Zeit gezielt nutzen, um Ihre Website zu aktualisieren und sich Gedanken über Akquise zu machen.“

Ohne dieses Ziel bestehe die Gefahr, dass die wertvolle Zeit ungenutzt verstreiche. Er betont: „Natürlich müssen Sie ein anderes Zeitverwendungs-Ziel setzen, wenn Sie gerade einen aufwendigen Großauftrag an Land gezogen haben. Dann sollten die meisten Energien in dieses Projekt fließen.“

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Büro-Organisations-Spezialistin Angelika Welzel weist auf einen häufigen Fehler hin: „Die zur Verfügung stehende Zeit wird zu 100 Prozent verplant.“ Es fehlten Puffer und Pausen. Wer zu wenig Erholungszeit habe, könne bald nicht mehr effektiv arbeiten. Finke-Ennen ergänzt: „Verplanen Sie maximal die Hälfte Ihrer Zeit für konkrete Aufgaben und die übrige für Unvorhergesehenes.“

Zu ähnlichen Problemen führe es, wenn Sie mögliche Fahrtzeit-Änderungen nicht ausreichend berücksichtigen. „Manchmal gibt es Baustellen, Umleitungen und Ähnliches. Derjenige, der als erster im Stau steht, sollte unbedingt im Betrieb darüber berichten.“ Nur so könne die Planung realistisch bleiben.

Ganz ähnlich sehe es bei Projekten mit mehreren Beteiligten aus. „Die Abstimmungswege sind dann oft länger. Außerdem entsteht Chaos, wenn niemand weiß, wie lange ein anderer Beteiligter für die Erledigung eines Teilschritts benötigt“, sagt Welzel. „Hier hilft nur die Kommunikation. Klären Sie: Wer macht was bis wann?“ Sie empfiehlt, die Planung umfangreicher Vorhaben zum Beispiel für alle sichtbar auf einer Projektmanagement-Tafel festzuhalten.

In vielen Betrieben gibt es Mitarbeiter, die das Telefon annehmen und Termine vergeben. Sie haben nichts mit der eigentlichen Auftragsabwicklung zu tun. Hier sei eine engmaschige Kommunikation erforderlich, sagt Finke-Ennen. „Derjenige, der die Termine vergibt, muss unbedingt auf dem Laufenden sein, wie lange die Erfüllung typischer Auftragsarten dauert.“

Denn der Zeitaufwand für eine Aufgabe sei keineswegs in Stein gemeißelt. „Manchmal ändern sich Technologien und etwas geht schneller als früher. Oder es treten Komplikationen bei einem Kunden auf, die zu Verzögerungen führen.“ Statt immer nur kurzfristig zu reagieren und bei Änderungen im Zeitplan in der Firma anzurufen, sei eine regelmäßige Abstimmung erforderlich. „So sparen Sie Ärger auf allen Seiten.“

Sind Arbeitswerkzeuge nicht funktionsfähig oder nicht griffbereit, entsteht überflüssiger Zeitaufwand für umständliches Suchen. Welzel nimmt ein einfaches Beispiel – Kugelschreiber. „Wenn Sie immer wieder nach einem Stift greifen, der schon längst leer ist, dauert das im Einzelfall nicht lang. Doch wenn Sie die Zeit pro Tag und pro Woche zusammenrechnen, summiert sich das. Sie rät dazu, kaputte Arbeitsgeräte sofort zu entsorgen und zu ersetzen – oder zu reparieren.

Auch ein unvollständig bestückter Firmenwagen könne zum Zeitfresser durch überflüssige Wege werden. „Der Handwerker muss erst prüfen, ob alle Werkzeuge vorhanden sind. Dann eilt er in die Werkstatt, um Fehlendes zu ergänzen.“ Noch schwieriger gestalte sich diese Aufgabe bei großer Unordnung. „Dann geht es schlimmstenfalls mehrmals hin und her.“

Generell empfiehlt sie, häufig benötigte Gegenstände am Arbeitsplatz in Griffweite zu lagern oder abzustellen. „Wenn Sie etwas nur ab und zu brauchen, kann es in eine Schublade oder Schachtel gepackt werden“ Ganz selten verwendete Dinge könnten auch in einem Lager, Schrank oder anderen Raum verstaut werden.

Aus Angst, dass ihnen etwas durch die Lappen geht, überfrachten sich manche Menschen mit Aufgaben. Finke-Ennen: „Das kriegen wir hin“, verspreche mancher Handwerker vollmundig – wohl wissend, dass eine bestimmte Aufgabe mit den vorhandenen Kapazitäten kaum zu stemmen sei.

Es sei besser und ehrlicher, sich für Auftragsspitzen ein Netzwerk an Partnerbetrieben aufzubauen. „Die Kollegen können vielleicht aushelfen oder den Auftrag übernehmen. Das nächste Mal läuft es dann umgekehrt – oder die Weitergabe wird mit einer Provision ausgeglichen“, beschreibt Finke-Ennen ein mögliches Konstrukt.

Nein sagen sollten Sie auch zu möglichen Ablenkungen, sagt Welzel. „Wer seine Aufmerksamkeit während der Erfüllung einer Aufgabe immer wieder auf etwas anderes richtet, benötigt unterm Strich sehr viel länger Zeit als ohne Ablenkung.“ Ihr Tipp: „Lernen Sie, nein zu störenden Impulsen zu sagen.“ Anrufe könnten auf den Anrufbeantworter umgeleitet und später geblockt beantwortet werden. „Das gleiche gilt für E-Mails und Nachrichten auf dem Smartphone.“

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