Weniger Stress durch bessere Zeitplanung – es geht!
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Work-Life-Balance

Die fünf größten Fehler bei der Zeitplanung

Wenn Sie und Ihr Team ständig unter Zeitdruck stehen, läuft etwas falsch. So vermeiden Sie die fünf schlimmsten Patzer bei der Zeitplanung!

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Es fehlt ein Ziel, was Sie mit Ihren Aktivitäten erreichen wollen.
  • Sie verplanen 100 Prozent Ihrer Zeit ohne Puffer und Erholungsphasen.
  • Es gibt keine Abstimmung zwischen Terminplanung und Ausführung.
  • Arbeitsplätze und Fahrzeuge sind ungünstig eingerichtet.
  • Sie sagen „Ja“ zu allen Aufträgen und Aufgaben, auch wenn Sie schon längst an der Kapazitätsgrenze sind.

Fehler Nummer 1: Kein übergeordnetes Ziel

Unternehmensberater Sven Christian Finke-Ennen erläutert an einem Beispiel, dass für eine passgenaue Zeitplanung eine Zielsetzung erfolgen muss. „Stellen wir uns vor, Sie hätten einen saisonbedingten Rückgang von Aufträgen. Dann können Sie diese Zeit gezielt nutzen, um Ihre Website zu aktualisieren und sich Gedanken über Akquise zu machen.“

Ohne dieses Ziel bestehe die Gefahr, dass die wertvolle Zeit ungenutzt verstreiche. Er betont: „Natürlich müssen Sie ein anderes Zeitverwendungs-Ziel setzen, wenn Sie gerade einen aufwendigen Großauftrag an Land gezogen haben. Dann sollten die meisten Energien in dieses Projekt fließen.“

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Fehler Nummer 2: Unrealistische Zeitplanung

Büro-Organisations-Spezialistin Angelika Welzel weist auf einen häufigen Fehler hin: „Die zur Verfügung stehende Zeit wird zu 100 Prozent verplant.“ Es fehlten Puffer und Pausen. Wer zu wenig Erholungszeit habe, könne bald nicht mehr effektiv arbeiten. Finke-Ennen ergänzt: „Verplanen Sie maximal die Hälfte Ihrer Zeit für konkrete Aufgaben und die übrige für Unvorhergesehenes.“

Zu ähnlichen Problemen führe es, wenn Sie mögliche Fahrtzeit-Änderungen nicht ausreichend berücksichtigen. „Manchmal gibt es Baustellen, Umleitungen und Ähnliches. Derjenige, der als erster im Stau steht, sollte unbedingt im Betrieb darüber berichten.“ Nur so könne die Planung realistisch bleiben.

Ganz ähnlich sehe es bei Projekten mit mehreren Beteiligten aus. „Die Abstimmungswege sind dann oft länger. Außerdem entsteht Chaos, wenn niemand weiß, wie lange ein anderer Beteiligter für die Erledigung eines Teilschritts benötigt“, sagt Welzel. „Hier hilft nur die Kommunikation. Klären Sie: Wer macht was bis wann?“ Sie empfiehlt, die Planung umfangreicher Vorhaben zum Beispiel für alle sichtbar auf einer Projektmanagement-Tafel festzuhalten.

Fehler Nummer 3: Keine Abstimmung zwischen Büro und Auftragserfüllung

In vielen Betrieben gibt es Mitarbeiter, die das Telefon annehmen und Termine vergeben. Sie haben nichts mit der eigentlichen Auftragsabwicklung zu tun. Hier sei eine engmaschige Kommunikation erforderlich, sagt Finke-Ennen. „Derjenige, der die Termine vergibt, muss unbedingt auf dem Laufenden sein, wie lange die Erfüllung typischer Auftragsarten dauert.“

Denn der Zeitaufwand für eine Aufgabe sei keineswegs in Stein gemeißelt. „Manchmal ändern sich Technologien und etwas geht schneller als früher. Oder es treten Komplikationen bei einem Kunden auf, die zu Verzögerungen führen.“ Statt immer nur kurzfristig zu reagieren und bei Änderungen im Zeitplan in der Firma anzurufen, sei eine regelmäßige Abstimmung erforderlich. „So sparen Sie Ärger auf allen Seiten.“

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