Kennen Sie die 3 häufigsten Fehler in elektronischen Fahrtenbüchern?

Auf einen Blick:

• Elektronische Fahrtenbücher sorgen regelmäßig für Streit mit dem Finanzamt. Darin unterscheiden sie sich nicht von handschriftlichen Aufzeichnungen.
• Häufigste Ursache für teure Steuernachzahlungen sind Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten, zum Beispiel unvollständige Angaben oder nachträgliche Änderungen.
• Doch auch Widersprüche zwischen Fahrtenbuch und anderen eingereichten Belegen wie Tank- und Werkstattrechnungen decken die Betriebsprüfer schnell auf.
• Blindes Vertrauen auf die Software schützt den Fahrer nicht vor seiner Verantwortung, die Aufzeichnungen regelmäßig zu ergänzen und auf Fehler zu achten.

Wie gefährlich es ist, blind auf elektronische Fahrtenbücher zu vertrauen, zeigte jüngst der Fall eines Unternehmers, der sich auf die automatischen Aufzeichnungen seiner GPS-Ortung verließ: Dem Finanzamt waren das nicht nur zu wenig Informationen. Es fand auch noch nachträglich ergänzte, zum Teil widersprüchliche und offensichtlich falsche Angaben in den Aufzeichnungen und Daten – teilweise belegt durch die GPS-Ortungen. Die Folge: Der Unternehmer musste den privaten Nutzungsanteil nach der teureren 1-Prozent-Methode versteuern (wir berichteten).

Für Steuerberater Peter Stieve von der Kanzlei Gensch, Korth & Coll in Hannover kommt dieses Urteil nicht überraschend. „Elektronische Fahrtenbücher sind kein Allheilmittel. Sie sind genauso fehleranfällig wie Fahrtenbücher in Papierform“, berichtet der Vizepräsident der Steuerberaterkammer Niedersachsen. Fehlerquelle sei in der Regel der Mensch, nicht dieTechnik. Die digitalen Daten machten es Betriebsprüfern nur leichter, diese Fehler schnell nachzuweisen.

Das Finanzamt hat hohe Anforderungen an Fahrtenbücher: Sie müssen sie lückenlos, vollständig, zeitnah und in geschlossener Form führen. Wer dagegen verstößt, verliere schnell die Steuervorteile des Fahrtenbuchs, warnt Stieve.

• Lückenlos: Im Fahrtenbuch darf kein Kilometer fehlen. Dieser Fehler passiert beim handschriftlichen Fahrtenbuch eher als in der elektronischen Variante. Fällt der elektronische Helfer jedoch einmal aus, dann kann das doch passieren, wenn Sie die Daten nicht zeitnah nachtragen.
• Zeitnah: Um Aufzeichnungsfehler zu vermeiden, sollten Sie die Daten „zeitnah“ ergänzen – in der Regel innerhalb von sieben Tagen. Bei elektronischen Fahrtenbüchern kann der Fiskus sehr leicht nachweisen, falls Sie sich zu viel Zeit lassen.
• Vollständig: Sie müssen jede Fahrt einzeln erfassen. Das Finanzamt erwartet für jede Strecke Angaben zum Datum, Reiseziel mit Namen und Adresse, den Anlass der Fahrt und den Kilometerstand. Das elektronische Fahrtenbuch kann je nach Ausführung die erforderlichen Informationen automatisch aufzeichnen. Sie selbst müssen jedoch sicherstellen, dass keine wichtigen Angaben fehlen.
• Geschlossene Form: Nachträgliche Änderungen müssen bei jedem Fahrtenbuch ausgeschlossen oder deutlich erkennbar sein. Das gilt auch für elektronische Fahrtenbücher: Ähnlich wie bei elektronischen Kassen muss die Software jede Änderung oder Ergänzung in den Daten erkennbar und nachvollziehbar protokollieren.

Fahrtenbücher seien für Betriebsprüfer ein beliebtes Angriffsziel, berichtet Peter Stieve. Das habe zwei Gründe: Die Prüfer werden fast immer fündig und sie verfügen über jede Menge Kontrollmaterial, dass ihnen die Fehlersuche erleichtert.

• Belege: Die Finanzbeamten vergleichen zum Beispiel Bewirtungsbelege, Hotelrechnungen, Tankquittungen und Parkbelege mit den elektronischen Aufzeichnungen. Wenn sie nicht übereinstimmen, liegt entweder ein Fehler im Fahrtenbuch vor – oder die Belege wurden unrechtmäßig gebucht.
• Werkstattrechnungen für Inspektionen, Reparaturen oder Reifenwechsel sind ebenfalls verräterisch, da die Werkstätten häufig die Kilometerstände notieren und so einen Abgleich mit den laufenden Aufzeichnungen des Fahrtenbuchs ermöglichen.

Fahrtenbücher sind lästig, besonders unter Zeitdruck. „Man sollte nicht darauf vertrauen, dass mit einem elektronischen Fahrtenbuch alles viel einfacher wird und man sich um nichts mehr kümmern muss“, warnt Stieve.

• Vertrauen auf die Technik? „Das Finanzamt interessiert nicht, ob es Probleme mit der Software oder der Hardware gab, wenn Angaben oder Kilometer fehlen“, sagt Stieve. Verantwortlich sei der Fahrer, er müsse die Aufzeichnungen regelmäßig kontrollieren und ergänzen.
• Vertrauen auf Zertifikate? Auch wenn ein Anbieter mit einem Zertifikat wirbt, schützt Sie das nicht vor technischen oder Aufzeichnungsfehlern. „Solche Zertifikate werden nicht vom Finanzamt vergeben und sind nicht bindend“, warnt Stieve. Zertifikate zeigen lediglich, dass das Produkt von einem Dritten überprüft wurde, ob es den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Nutzungsfehler schließt das aber nicht aus.
• Vertrauen auf das Gedächtnis? Dass elektronische Fahrtenbücher den Fahrern einige Arbeit abnehmen, verleitet diese nach Stieves Erfahrung dazu, die noch fehlenden Daten erst später zu ergänzen – weil das ja vermeintlich einfacher sei. Das ist riskant, denn die Software schützt nicht vor Gedächtnislücken. Je länger Sie die Aufzeichnungen vor sich her schieben, desto schwerer und aufwendiger werde es, die Angaben aus der Erinnerung oder mit Hilfe anderer Unterlagen zu ergänzen. „Dabei passieren die meisten Fehler, die dann zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen“, warnt der Steuerberater.

Tipps:

• Sie interessieren sich für steuerliche Fragen rund um den Fuhrpark Ihres Betriebs? Geballte Informationen zu diesem Thema wie auch zu rechtlichen Fragen, zur E-Mobilität, Telematik und Fahrsicherheit gibt es am Handwerker-Tag beim bfp-Fuhrpark-Forum 2020, dem Event rund um die betriebliche Mobilität im Handwerk. Mehr Infos gibt es hier.
• Sie wollen beim Thema Steuern auf dem Laufenden bleiben? Dann abonnieren Sie einfach den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Hier geht es zur Anmeldung!

Auch interessant: