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Strategie

Dienstliche Smartphones: Schriftliche Absicherung muss sein

Sie wollen nicht, dass Ihre Mitarbeiter im Betrieb private Smartphones nutzen? Dann sind Diensthandys eine mögliche Alternative. Eine Musterregelung für die Nutzung finden Sie hier.

Auf einen Blick:

  • Keine Seltenheit: Betriebe wollen nicht, dass Mitarbeiter ihre privaten Telefone am Arbeitsplatz nutzen – müssen sie aber auf der Baustelle erreichen können.
  • Eine Alternative zu privaten Geräten sind dienstliche Smartphones.
  • Wichtig ist auch dann, dass Sie klare Nutzungsregeln festlegen und durchsetzen. Sonst könnte es an die Substanz des Betriebs gehen.
  • Auf dem Spiel stehen wichtige Informationen und vertrauliche Daten.

Inhaltsverzeichnis

Für die Nutzung von Smartphones hat jeder Handwerksbetrieb eine individuelle Herangehensweise. Denn Strategie und Personalführung unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb und Branche zu Branche. Deshalb muss auch jeder Unternehmer für sich eine passende und gleichzeitig praktikable Lösung finden, wenn es um die Nutzung von Smartphones geht.

Wann sind dienstliche Smartphones für Mitarbeiter sinnvoll?

Haben Sie die Nutzung privater Smartphones untersagt, bleibt oft nur ein dienstliches Telefon als Alternative. „Je mehr die Notwendigkeit besteht, dass Sie Mitarbeiter häufig erreichen müssen, desto mehr spricht für die Anschaffung von Diensthandys“, sagt Cornelia Höltkemeier, Rechtsanwältin und Geschäftsführerin der Landesvereinigung Bauwirtschaft Niedersachsen. Sie betont aber, dass es keine pauschale Lösung für alle Betriebe gibt.

Ein Widerspruch hingegen wäre es, wenn Sie die private Nutzung verbieten, dann aber verlangen, dass die Mitarbeiter über ihre Privatgeräte erreichbar sind.

Datenschutz, Betriebsgeheimnis und Hackerangriffe

Die Nutzung dienstlicher Smartphones während der Arbeitszeit sollte aber genauso geregelt sein, wie die Nutzung privater Telefone im Betrieb, rät Höltkemeier. Es geht um Datenschutz, Betriebsgeheimnisse und den Schutz gegen Hackerangriffe aus dem Internet.

„Viele Diensthandys sind mit dem firmeninternen Netzwerk verknüpft. Das bedeutet: Unautorisierte Apps oder Downloads haben auf den Endgeräten nichts zu suchen“, stellt die Justiziarin klar. Deshalb rät sie Betriebsinhabern, sich von den Mitarbeitern versichern zu lassen, dass sie sorgsam mit den dienstlichen Endgeräten umgehen. Und das am besten schriftlich. Sonst könne es am Ende dem ganzen Betrieb schaden, wenn beispielsweise jemand Drittes auf sensible Daten zugreift oder Schadsoftware ins Netzwerk gelangt.

Musterregelung: So sichern Sie sich bei der Nutzung dienstlicher Smartphones ab

Eine Musterregelung könnte laut Höltkemeier beispielsweise so aussehen:

In Ergänzung des bestehenden Arbeitsvertrages vom… vereinbaren die Vertragsparteien Folgendes im Hinblick auf die Überlassung eines dienstlichen Mobiltelefons/Smartphones:

Der Arbeitgeber überlässt der/dem Arbeitnehmer/in das Mobiltelefon [Fabrikat, Modell] mit der SIM-Karte [SIM-Karten-Nummer] zur ausschließlich dienstlichen Nutzung. Eine private Nutzung durch den/die Arbeitnehmer/in wird ausdrücklich untersagt.

Die zur Verfügung gestellte SIM-Karte ist ausschließlich mit dem vom Arbeitgeber überlassenen Mobiltelefon/Smartphone zu verwenden.

Für die ordnungsgemäße Aufbewahrung, Handhabung und den Verlust des Mobiltelefons/Smartphones haftet der/die Arbeitnehmer/in nach arbeitsrechtlichen Haftungsgrundsätzen.

Wenn gewünscht: Eine Überlassung an Dritte – insb. auch an Arbeitskollegen – ist unzulässig.

Der Arbeitgeber kann jederzeit ohne Angabe von Gründen die Herausgabe des Smartphones verlangen und die weitere Nutzung untersagen. Bei Freistellung des/der Arbeitnehmers/in oder Ausspruch der Kündigung des Arbeitsverhältnisses, ist das Smartphone unverzüglich auch ohne Aufforderung an den Arbeitgeber herauszugeben.

Ort, Datum, Unterschrift

Ein PDF der Musterregelung können Sie sich hier herunterladen.

Bei Nichteinhaltung Konsequenzen genau abwägen

Halten sich Mitarbeiter nicht an die schriftlich fixierten Abmachungen, ist das ein Verstoß gegen die Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag. „Arbeitgeber hätten in dem Fall die Möglichkeit, eine Abmahnung auszusprechen“, sagt Cornelia Höltkemeier.

Aber der Themenkomplex „Smartphone-Nutzung im Betrieb“ sollte aus ihrer Sicht nicht zum Gegenstand arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen werden. Dazu ist das Thema „Kommunikation“ viel zu wichtig für die betrieblichen Abläufe.

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