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Digitale Buchführung: Wie rechtssicher ist Ihre Software?

Digitale Buchführung und Archivierung? Ulrich Koch wähnte sich mit seiner Software auf der sicheren Seite. Bis sich ein Betriebsprüfer das Programm genauer anschaute.

Auf einen Blick:

  • Die Grundsätze der digitalen Buchführung, kurz GoBD, sind seit Anfang 2017 verbindlich. Und bringen jetzt jede Menge Probleme mit sich. Vor allem die Archivierung wirft Fragen auf.
  • Problem Nr. 1: Die Richtlinien sagen nur, was zu beachten ist. Wie die Betriebe diese Richtlinien umsetzen sollen, bleibt ihnen überlassen.
  • Problem Nr. 2: Der Fiskus wird keine Standards und Zertifikate für GoBD-gerechte Hard- und Software entwickeln. Wie auch? Das ist einfach nicht möglich!
  • Problem Nr. 3: Die Testate und Zertifikate, mit denen Softwareherstellern werben, sind nicht bindend für die Finanzverwaltung.
  • Problem Nr. 4: Viele Fragen werden in der Zukunft beantwortet, durch Streitfälle und Urteile.
  • Was tun? Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte: 1. abheften, wo es erlaubt ist. 2. speichern, was vorgeschrieben ist. 3. vorsorglich ausdrucken, was gespeichert wurde. Und 4. vor allem seine Ablage systematisch und übersichtlich halten – auch digital.

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Seit 1. Januar 2017 gelten sie verbindlich, die GoBD – und verunsichern viele Handwerksbetriebe. Das Kürzel steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das klingt kompliziert – und ist es auch.

Aus der Praxis: Betrieb kann Nachweis nicht erbringen

Die Probleme mit den GoBD kennt Ulrich Koch, Chef eines SHK-Betriebs in Aschersleben. Während einer Betriebsprüfung 2016 fiel dem Prüfer auf, dass Koch die mit seiner Branchensoftware erstellten Rechnungen jederzeit löschen kann, ebenso die Einträge in seinem Rechnungsausgangsbuch. Klare Ansage des Prüfers: Das sei nach GoBD nicht erlaubt. Was tun? Von einem anderen Betriebsprüfer erfuhr der Handwerker etwas später, dass der Hersteller die Lösch-Funktion für ihn deaktivieren kann. Das alleine genüge jedoch nicht. „Ich müsse dann nachweisen, dass ich die Funktion nicht nach Belieben an- und ausschalte.“ Für den Nachweis müssten die Prüfer die Log-Datei der Software einsehen, die alle Vorgänge im Programm protokolliert. „Aber eine Log-Datei gibt es in meiner Software nicht.“

Kochs Softwarehersteller sieht das Problem nicht, das Programm entspreche den GoBD. Zudem bringe eine Log-Datei nichts, denn selbst die lasse sich manipulieren. „Ich würde ja zu einem anderen Anbieter wechseln“, sagt der Handwerker. Aber zu wem? Darüber hat er mit vielen Kollegen gesprochen. Sein Eindruck: Niemand sei sich wirklich sicher mit seiner Software. Auch die Steuerberater und Softwareanbieter der Kollegen seien nicht „auf vollumfänglichen Wissenstand“.

Selbst Nachfragen beim Finanzamt „führten zu nichts“. Jeder versuche die Verantwortung für eine sichere Lösung auf die anderen abzuschieben. „Auf uns kommen unkalkulierbare Risiken zu. Wir werden zum Spielball der Betriebsprüfer“, sagt Koch.

Keine staatlichen Standards für Soft- und Hardware

Warum gibt es keine verbindlichen Standards oder Testate für GoBD-taugliche Soft- und Hardware? Zumindest in diese Frage sind die GoBD unmissverständlich: Es geht nicht.

  • Verbindliche Standards? Technische Vorgaben oder Standards könne die Finanzverwaltung nicht festlegen. Das sei „angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung“ nicht möglich.
  • Allgemeingültigen Testate für Soft- und Hardware? Die Vielzahl an Systemen und deren Kombinationsmöglichkeiten wie auch Versionswechsel und Updates lassen „keine allgemein gültigen Aussagen“ zu einer bestimmten Hard- oder Software zu.
  • Positivtestate im Einzelfall? Auch im konkreten Einzelfall werden die Finanzämter einem Betrieb kein grünes Licht für sein Buchführungssystem erteilen. Die sonst in Zweifelsfragen „verbindliche Auskunft“ vom Finanzamt schließen die GoBD von vornherein aus. Und auch die Betriebsprüfer werden nach einer Prüfung laut GoBD kein „Positivtestat“ für ein Buchführungssystem erteilen. Dass ein System die Prüfung für ein Jahr anstandslos übersteht, sagt nichts über die Zukunft.

Zertifikate sind nicht bindend für den Fiskus

Inzwischen werben immer mehr Softwarehersteller mit GoBD-Testaten oder -Zertifikaten. Was sagt das aus? „Die Software hat nicht die Finanzverwaltung zertifiziert, sondern ein unabhängiger Sachverständiger, zum Beispiel ein Wirtschaftsprüfer“, erklärt Dirk Witte, Steuerberater aus Oldenburg. Das bedeute nur, dass jemand Unabhängiges die Software überprüft hat, ob sie den GoBD entspricht. „Aber das ist keine Garantie, dass die Finanzverwaltung das auch so sieht.“

Dazu die GoBD: Zertifikate oder Testate von Dritten haben „gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung“.

Digitalisierung: Neue Regeln sorgen immer für Unsicherheit

Für die Unsicherheiten bei den GoBD ist eine Lösung in Sicht, leider keine schnelle: „Vieles wird sich erst in den nächsten Jahren klären, wenn es eine entsprechende Rechtsprechung gibt“, sagt Witte.

Dass die Finanzverwaltung keine verbindlichen IT-Standards festlegt, kann er nachvollziehen: Der Staat dürfe nicht in die unternehmerische Freiheit eingreifen, indem er vorschreibt, wie ein Unternehmer die Einhaltung von Regeln organisiert. Zudem sei die Digitalisierung längst im vollen Gange. Das könne die Finanzverwaltung nicht einfach stoppen, um in aller Ruhe Standards zu schaffen. „Die Finanzverwaltung kann da nur nachziehen.“

So dramatisch schätzt der Steuerberater die Lage aber gar nicht ein. „Man kann das mit der Entwicklung der digitalen Fahrtenbücher vergleichen“, sagt Witte. Anfangs schrieben die erste Leute ihre elektronischen Fahrtenbücher in Excel oder Word. Die wurden nicht anerkannt, weil die Daten nachträglich änderbar waren. Also wurden andere Methoden entwickelt und Prozesse um deren Zulässigkeit geführt. Und irgendwann entwickelten Anbieter digitale Fahrtenbücher, die anerkannt wurden.

Auch zu den GoBD erwartet Witte „jede Menge Urteile in den nächsten Jahren“. Das bedeute jedoch nicht, dass Betriebe erst mal die Finger von der Digitalisierung lassen sollten. Im Gegenteil: „Ich sehe das nicht als Nachteil, sondern als Fortschritt: Das vereinfacht vieles und senkt die Kosten.“

Was Sie beachten sollten!

Steuerberater Witte sieht kaum Risiken für Betriebe, wenn sie einige wichtige Punkte beachten:

  • Keine allgemeine Pflicht: Es gibt keinen generellen Zwang zur digitalen Archivierung. Was in Papierform im Betrieb eintrifft, müssen Sie nicht digitalisieren. Was Sie in Papierform verschicken, dürfen Sie auch in Papierform archivieren. Es sei denn, die Rechnung wurde in einem Fakturierungsprogramm erstellt, dann ist digitale Aufbewahrung Pflicht. Digital archivieren müssen Sie, was Sie digital erhalten oder verschicken. Also zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen per E-Mail.
  • Konsequent sein: Entscheidend ist, dass sich ein Betrieb konsequent verhält. „Mal Papierform, mal digitale Rechnung – das muss der Betriebsprüfer nicht akzeptieren. Wenn ich mich bei meinen Rechnungen für die Papierform entscheide, dann muss ich das auch durchziehen.“
  • Richtig speichern: Für Fakturierungsprogramme und alle digitalen Belege gelten die GoBD. Die Daten müssen so gespeichert sein, dass sie nicht mehr nachträglich änderbar und auch in zehn Jahren noch lesbar sind. Sprechen Sie mit Ihrem Softwareanbieter und Ihrem Steuerberater. Und wenn Sie sich nicht sicher sind: konsequent alles zusätzlich ausdrucken und archivieren.
  • Ordnung halten: Für den Aufbau eines digitalen Archivs gibt es keine Vorschriften. Es muss nur eine gewisse Ordnung habe, die für den Prüfer leicht nachvollziehbar ist.

Wie groß sind die Risiken in einer Betriebsprüfung?

Was nach GoBD erlaubt ist und was nicht, entscheiden die Betriebsprüfer nicht alleine, sagt Witte. Mag sein, dass einem Prüfer der Mix aus digitalen und gedruckten Unterlagen nicht gefällt. Mag auch sein, dass der Prüfer mit bei der Archivierung Verstöße gegen die GoBD findet. Aber ein Grund für eine Steuerschätzung sei das nicht. „Dafür müsste der Prüfer mindestens einen gravierenden Fehler entdecken, eine Abweichung zwischen den Belegen und den Zahlungen.“

GoBD: Wie sind Ihre Erfahrungen? Was für Fragen haben Sie? Schreiben Sie uns an redaktion@handwerk.com.

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