Ob auf gelben Klebezetteln, in Notizblöcken oder den Rückseiten alter Briefumschläge: Die Berge an Informationen, die wir „nur schnell notieren“, um sie später zu nutzen, werden auch in einem ansonsten geordneten Büro immer größer. Und damit steigt der Aufwand, diese Notizen später wiederzufinden.
Eine Lösung im Kampf gegen die Zettelwirtschaft bietet das digitale Notizbuch OneNote von Microsoft. Die gute Nachricht: Dieses Programm schlummert unbemerkt auf vielen PCs. Als Teil vieler Microsoft-Office-Pakete wird es häufig zwar installiert, jedoch nur selten genutzt. Dabei ist es ein echtes Kraftpaket im Informationsmanagement und spart so eine Menge Zeit.
Ich arbeite seit zwei Jahren mit dem Programm und nutze es mittlerweile ständig für Notizen, Planung und Informationssammlung. Dafür gibt es gute Gründe:
Schreiben wie im Notizbuch
Wie in einem richtigen Notizbuch lassen sich überall und auf jeder Seite Notizen machen. Nutzer können Notizen jederzeit ergänzen, ohne sich mit starren Formatvorgaben herumschlagen zu müssen. Notizen und Anmerkungen über, unter oder neben älteren Notizen sind kein Problem. Und natürlich lassen sich mit einem Klick jederzeit und überall neue Seiten einfügen.
Flexible Strukturen
OneNote lässt sich einfach strukturieren: Sie können beliebig viele Notizbücher anlegen und in jedem Notizbuch Abschnitte und Abschnittsgruppen schaffen, in denen unbegrenzt Platz ist für Notizbuchseiten und Unterseiten. Dabei bleibt das Programm flexibel: Jede Information lässt sich problemlos per Drag amp;Drop verschieben und neu ablegen.
Zeichnungen und Handschriften
Wie in einem Notizblock lassen sich Zeichnungen und Skizzen anfertigen. Das geht zur Not auch mit der Maus, besser geeignet ist jedoch ein kleines Grafik-Tablett, zum Beispiel von Bamboo, das es schon für deutlich unter 100 Euro gibt. Zeichnen in OneNote bedarf allerdings einiger Übung. Doch auch ohne Zeichnungen lässt es sich gut nutzen. Handschriften lassen sich zudem in Maschinenschrift umwandeln.
Erfasst alle Arten von Informationen
In OneNote lassen sich nicht nur Notizen schreiben, sondern auch Bilder, Audio- und Video-Aufnahmen und ganze Dateien ablegen. Zudem können Nutzer Auszüge aus Internetseiten hinein kopieren ebenso wie aus Textdateien oder Tabellen. Sprachnotizen und Videos lassen sich sogar direkt aus OneNote heraus aufnehmen, wenn PC oder Laptop über ein Mikro und eine Kamera verfügt.
Schnell verfügbar
Wer eine Notiz machen will, möchte sicher nicht erst einige Minuten warten, bis ein Programm startbereit ist, oder lange überlegen, wo wohl das passende Notizbuch steckt. Kein Problem für OneNote: Die Software ist im Vergleich zu anderen Office-Anwendungen besonders schnell startklar. Ein Klick in die Taskleiste auf das OneNote-Symbol öffnet sofort eine neue Notizbuch-Seite, falls Sie zum Beispiel während eines Telefonats unerwartet Notizen machen wollen. An der richtigen Stelle in OneNote ablegen können Sie diese Seite bei Bedarf später immer noch.
Automatisches Speichern
Die Software speichert die Notizen automatisch ständig. Das funktioniert zuverlässig: Nach meinen Erfahrungen gehen nicht einmal bei Computerabstürzen größere Informationsmengen verloren.
Starke Suchfunktion
Zum Charme eines digitalen Notizbuches gehört natürlich eine Suchfunktion, die einem das lästige Gestöber in der Zettelwirtschaft erspart.
Von der Notiz zur To-do-Liste
Ist mit einer Informationen noch eine Aktion verbunden, so können solche Infos mit sogenannten Tags versehen werden, zum Beispiel für anstehende Aufgaben und Telefonate oder zu klärende Fragen. Das Programm kann diese markierten Notizen dann als To-do-Liste zusammenfassen.
Automatische Quelleangaben
Ob Sie einen Auszug aus einer eigenen Exceltabelle oder einen Textabschnitt aus einer Internetseite kopieren: OneNote gibt in vielen Fällen unter der Kopie deren Quelle an. Das spart lästige Notizen, falls Sie später noch einmal auf die Quelle zurückgreifen wollen.
Schnelle Seitenausschnitte
Manchmal ist es wichtig, nicht nur etwas zu beschreiben, sondern mit Hilfe von Bildern zu zeigen. Hilfreich sind dabei Bildschirmausschnitte - etwa das Abbild einer Internetseite (als Ausschnitt oder komplett) oder einer Fehlermeldung. Mit zwei Klicks können Sie in OneNote beliebige Ausschnitte erstellen und in ihren Notizen ablegen.
Warum OneNote besonders schnell und auch mobil einsetzbar ist, lesen Sie auf der folgenden Seite.
Schnell verfügbar und mobil
OneNote ist im Vergleich zu anderen Office-Anwendungen besonders schnell verfügbar. Ein Klick in die Taskleiste auf das OneNote-Symbol öffnet sofort eine neue Notizbuch-Seite, falls Sie zum Beispiel während eines Telefonats unerwartet Notizen machen wollen. An der richtigen Stelle in OneNote ablegen können Sie diese Seite bei Bedarf später immer noch.
Mobiler Einsatz
Wer ein Smartphone mit Windows-Betriebssystem nutzt, kann auch unterwegs in OneNote Notizen erstellen. Die Synchronisation mit dem PC klappt problemlos. Allerdings gilt das nur für im Notizbuch "OneNote Mobile". Wer also Notizen vom PC mitnehmen will, muss sie erst in dieses Notizbuch verschieben.
Fazit: OneNote ist eine nützliche und stabile Software, schnell verfügbar, flexibel und sicher im Einsatz. Ein hilfreiches Tool für die tägliche Selbstorganisation.
Besonders effizient lässt es sich nutzen, wenn Sie sich vorher ein paar Gedanken über die Struktur machen, also nicht wild Notizseiten untereinander ablegen. Sonst besteht die Gefahr, dass OneNote irgendwann so ähnlich aussieht wie die Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch. Doch sogar dann wäre das Chaos dank Suchfunktion noch beherrschbar.
Buchtipp: Einen sehr gut verständlichen und strukturierten Überblick über die OneNote-Funktionen bietet das Buch „Selbstorganisation mit Microsoft Office OneNote2007“ von Dagmar Herzog, Nina Koch und Jan Peters, Microsoft Press Deutschland (2008), 250 Seiten, 19,90 Euro, ISBN987-3-86645-805-5.
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