Dann dürfen Betriebe die personenbezogenen Daten nur noch speichern, wenn sie ein berechtigtes Interesse haben.
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Datenschutz-Grundverordnung

DSGVO und Kündigung: Wann müssen welche Daten gelöscht werden?

Wer Mitarbeiter hat, benötigt von ihnen personenbezogene Daten. Doch was ist nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses: Müssen Chefs alle Unterlagen vernichten?

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Das Bundesdatenschutzgesetz erlaubt Betrieben, Daten von Mitarbeitern zu speichern, sofern diese für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.
  • Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kommt die DSGVO ins Spiel. Betriebe dürfen dann nur noch personenbezogene Daten speichern, wenn sie ein berechtigtes Interesse haben.
  • Ein solches berechtigtes Interesse haben Betriebe laut Rechtsanwältin Nathalie Oberthür zum Beispiel, wenn es gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt, oder wenn ehemalige Mitarbeiter noch Vergütungsansprüche haben.
  • Die Kontaktdaten ehemaliger Mitarbeiter müssen Betriebe löschen. Doch wer Kontakt halten möchte, kann das datenschutzkonform tun.

Das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt hat kürzlich einen Arbeitgeber dazu verurteilt, die Abmahnung eines ehemaligen Mitarbeiters zu löschen. Begründung: die DSGVO. Dieses Urteil wirft die Frage auf: Dürfen Betriebe überhaupt Daten von ehemaligen Mitarbeitern speichern? Gibt es möglicherweise Daten, die Betriebe behalten dürfen? Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht in Köln und Vorsitzende des Arbeitsrechtsausschusses des Deutschen Anwaltvereins, kennt die Antworten.

Nach Kündigung: Muss Arbeitgeber Abmahnung löschen?

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Mitarbeiterdaten speichern: Das gilt rechtlich!

Ob Name, Anschrift oder Kontonummer – Arbeitgeber haben von ihren Mitarbeitern so einige personenbezogene Daten. Und das dürfen sie auch. „Laut Bundesdatenschutzgesetz dürfen Unternehmen die Daten ihrer Mitarbeiter verarbeiten und speichern, wenn das für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist“, erläutert Arbeitsrechtlerin Nathalie Oberthür.

Anders sieht es aus, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. „Dann kommt die DSGVO ins Spiel“, sagt die Juristin. Dann müssten sich Unternehmer die Frage stellen, ob sie noch ein berechtigtes Interesse haben, die Daten ehemaliger Mitarbeiter zu speichern. „Liegt das nicht vor, müssen Betriebe die Daten löschen“, sagt die Rechtsanwältin.

Löschen von Mitarbeiterdaten: Was Betriebe vorher klären sollten

Rechtsanwältin Nathalie Oberthür zufolge kann ein berechtigtes Interesse zum Beispiel vorliegen, wenn Mitarbeiter noch Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis haben. Das sei zum Beispiel der Fall, wenn Mitarbeiter

  • eine Betriebsrente bekommen,
  • noch Anspruch auf Vergütung für nicht genommenen Urlaub haben oder
  • noch eine Vergütung von Überstunden bekommen.

„Alle dafür relevanten Daten dürfen Arbeitgeber aufbewahren“, sagt Oberthür. Gleiches gelte, wenn Betriebe mit ihren Mitarbeitern im Arbeitsvertrag ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart hatten.

Welche Fristen sind bei der Löschung von Daten zu beachten?

Wer anfängt, die Daten ehemaliger Mitarbeiter zu entsorgen, darf allerdings nicht wahllos alles vernichten. Rechtsanwältin Nathalie Oberthür weist darauf hin, dass es bei manchen Unterlagen Aufbewahrungsfristen gibt, die Arbeitgeber zwingend einhalten müssen.

  • So sind sie zum Beispiel dazu verpflichtet, die Gehaltsunterlagen sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. Die Sechs-Jahres-Frist gilt etwa für Lohnkonten, Reisekostenabrechnungen und Fahrtenbücher. Lohnunterlagen, die auch für die Gewinnermittlung von Bedeutung sind, dürfen erst nach zehn Jahren weg.
  • Auch bei der Arbeitszeitdokumentation müssen Arbeitgeber Aufbewahrungsfristen beachten. Arbeitszeitnachweise sind sechs Jahre aufzubewahren. Bei besonderen Arbeitszeitdokumentationen nach dem Arbeitszeit- und Mindestlohngesetz beträgt die Aufbewahrungspflicht zwei Jahre rückwirkend. Das gilt auch bei Minijobbern.

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