Nach einigen Verzögerungen ist es nun endlich so weit: Betriebe können wie schon längst geplant elektronische Rechnungen in einem stark vereinfachten Verfahren versenden. Der Bundesrat hat die entsprechenden Regelungen vergangene Woche rückwirkend zum 1. Juli beschlossen.
"Das Ergebnis ist genau so, wie wir es erhofft und erwartet hatten. Das ist eine gute Nachricht für das Handwerk", betont Matthias Lefarth, Leiter der Abteilung Steuern im Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).
Hier die wichtigsten Neuerungen im Überblick:
Alle Formen sind gleichwertig zur Papierrechnung
Elektronische Rechnungen können jetzt in unterschiedlichen Formen verschickt werden: per E-Mail - auch mit Anhängen als PDF- oder Textdatei, als Computer-Fax, per Web-Download, DE-Mail oder E-Post.
Ohne elektronische Signatur ist erlaubt
Die bisher zwingend vorgeschriebene elektronische Signatur können Sie zwar nutzen. Sie ist aber nicht mehr vorgeschrieben.
Selbstkontrolle statt aufwendige Verfahren
Unternehmen müssen elektronische Rechnungen ebenso gründlich prüfen wie Papierrechnungen. Sonst droht bei Fehlern der Verlust des Vorsteuerabzugs - unter Umständen auch des Betriebsausgabenabzugs. Konkret prüfen müssen Sie:
- Ist die Rechnung korrekt und vollständig?
- Wurde die in Rechnung gestellte Leistung erbracht?
- Hat der Absender tatsächlich einen Zahlungsanspruch? Das bedeutet schlicht einen Vergleich von Rechnungen mit Aufträgen, Lieferscheinen und Kaufverträgen.
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Ein Ausdruck der elektronischen Rechnung genügt nicht!
Bis zuletzt hatte der ZDH auch darauf gedrängt, dass Unternehmen selbst entscheiden können, ob sie digitale Rechnungen zur Aufbewahrung speichern oder ausdrucken. Daraus scheint jedoch nichts zu werden.
"Das ist bislang nicht vorgesehen, digitale Rechnungen müssen digital aufbewahrt werden", berichtet ZDH-Steuerexpertin Luisa Luft.
Das bedeutet konkret:
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So sichern Sie sich gegen Datenverluste ab!
Egal wie Sie die sofortige Verfügbarkeit Ihrer digitalen Rechnungen gewährleisten und in welchem Turnus Sie Ihre Rechnungen auf CD oder DVD brennen: Damit elektronische Rechnungen nicht verloren gehen, rät die Expertin zu zwei Maßnahmen,
- Behalten Sie den Überblick: Prüfen Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit eingehende Rechnungen möglichst immer sofort und speichern Sie sie in einem gemeinsamen digitalen Ordner ab, bis Sie die nächste CD oder DVD brennen.
- Machen Sie Sicherungskopien: Bis Sie Rechnungen rechtssicher gespeichert haben, sollten Sie sich gegen Datenverlust durch technische Probleme oder Viren schützen. Daher sollten Rechnungen immer mit einbeziehen, wenn Sie regelmäßig die Daten Ihrer Festplatte sichern.
Weitere Infos zum Thema:
(jw)
