60 Prozent. So viel könnte ein Unternehmen im Durchschnitt pro Rechnung einsparen, wenn es auf elektronische Rechnungen umsteigt. Das hat jedenfalls das Bundeswirtschaftsministerium errechnet: Denn ausdrucken, versenden, Ablage und Porto kosten jede Menge Zeit und Geld. Durchschnittlich seien das 9,27 Euro – die sich mit jeder elektronischen Rechnung einsparen ließen.
Und das soll immer einfacher werden: Denn im Juni 2014 haben Bundeswirtschaftsministerium und -innenministerium ein neues Standardformat für elektronische Rechnungen bekanntgegeben. ZUGFeRD heißt der neue Standard, das steht für „Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. ZUGFeRD soll die digitale Buchhaltung massiv vereinfachen und kommt inzwischen auch in der Praxis zum Einsatz.
Was mach ZUGFeRD anders?
„Für den Anwender sieht es zunächst aus wie ein normales PDF“, erläuterte Datev-Vorstand Eckhardt Schwarzer das eue ZUGFeRD während einer CeBIT-Podiumsdiskussion der Zeitung Norddeutsches Handwerk. Das ZUGFeRD-PDF werde ganz einfach in der kaufmännischen Software über die Drucken-Funktion erstellt – nur dass dabei kein Papier bedruckt, sondern ein PDF-Dokument erstellt wird. Das Besondere an diesem PDF: „Es hat einen kleinen Datenrucksack im Schlepptau“, sagt Schwarzer. Dieser Rucksack ist für den Anwender unsichtbar.
Er füllt sich automatisch mit Informationen wie Absenderfirma, Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Und die können jederzeit automatisch zur Weiterverarbeitung ausgelesen werden.
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Ist ZUGFeRD rechtssicher?
Das lässt sich weniger einfach beantworten. Die Datev hat jedenfalls beim Finanzamt nachgefragt, ob es den Rucksack von ZUGFeRD anerkennt. „Leider haben wir keine eindeutige Antwort erhalten“, räumt Schwarzer.
Mut mache allerdings eine Simulationsstudie, welche die Datev mit finanzrichterlicher Beteiligung durchgeführt hat. Sie ergab, dass auch eingescannte Rechnungen und Belege steuerlich anerkannt werden, wenn sie manipulationssicher erstellt, archiviert und auswertbar sind. Beim Scannen im Unternehmen sei allerdings auch eine individuelle Verfahrensdokumentation für die Anerkennung erforderlich – die sich mit Hilfe eines Steuerberaters problemlos erstellen lasse. Unter diesen Voraussetzungen sei es dann nicht einmal mehr nötig, die Papier-Originale aufzubewahren.
Zum Vergleich: Die Speicherung als einfaches PDF würde diese Anforderungen nicht erfüllen, sagt Schwarzer, das ZUGFeRD-Verfahren hingegen schon.
Was ebenfalls für ZUGFeRD spricht: Seit Januar gebe es sogar die Pflicht, digital entstandene Dokumente aus der Buchhaltung rechtssicher digital zu archivieren, betont Schwarzer. „Diese Pflicht wurde in der Öffentlichkeit nur noch nicht wahrgenommen.“
Spielen die Software-Anbieter mit?
Nun ist ZUGFeRD ja noch relativ neu: Lässt es sich schon heute einfach im Unternehmen implementieren? „60 Hersteller kaufmännischer Software bringen das Format mit dem Rucksack schon mit“, erläutert Thomas Lückel. Der Steuerberater aus Bad Berleburg hat sich auf die Digitalisierung in der Buchhaltung spezialisiert. 130 Handwerksbetriebe betreut Lückels Kanzlei.
Unterm Strich spürt er eine gewisse Zurückhaltung bei IT-Themen: „Die Digitalisierung setzt sich im Handwerk nur langsam durch. Die elektronischen Belege sind hier noch nicht angekommen.“
Ein Handwerksmeister geht auf Nummer sicher
Das gilt allerdings nicht für den Betrieb von Maler- und Lackierermeister Oliver Weist. Er bietet seinen Kunden bereits seit gut einem Jahr elektronische Rechnungen an – sogar ganz ohne ZUGFeRD. „Ich habe es nicht vorrangig wegen der Kostenersparnis gemacht“, erklärt der Handwerksmeister und Geschäftsführer von WWO in Alfeld auf dem Podium. „Die Schnelligkeit war mir wichtig.“
Weist macht seine Umsätze vor allem im B2B-Geschäft. Seine Beschichtungen schützen beispielsweise die Züge der Deutschen Bahn vor Korrosion. „30 Prozent meiner Gewerbekunden wollen mittlerweile die elektronische Rechnung“, sagt Weist. Er hat vor der Einführung alle Kunden und Lieferanten über das neue Angebot informiert. Wer den digitalen Weg beschreiten wollte, hat mit seiner Zustimmung und der E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang geantwortet.
Dabei ist der Handwerksmeister allerdings auf Nummer sicher gegangen. „Vor der Einführung der elektronischen Rechnung habe ich das mit den Betriebsprüfern diskutiert und freigeben lassen.“ Nun werden Rechnungen in seinem Betrieb digital erstellt. Ganz auf Papier verzichtet Weist dabei zur Sicherheit aber noch nicht.
(deg)
