Ein wenig futuristisch mutet es schon an, wenn Sattlermeister Boris Bielkine mit einem Kunden Auftragsdetails abspricht. Das geschieht im Schauraum des Handwerksbetriebs in Hannover an einem kleinen, hohen Tisch mit Barhockern. Unter dem Tisch verbirgt sich eine Computer-Konsole, also eine Tastatur mit einem aufklappbaren Bildschirm, den nur Bielkine selbst vor Augen hat. Der Kunde kann alles auf einem Großbildschirm oberhalb des Tisches verfolgen.
Der Rechner, der dahintersteckt, verbirgt sich im Nachbarbüro. Darauf sind ein Windows-Betriebssystem und die betriebswirtschaftliche Software Amicron installiert. „Amicron ist eine echte Universallösung“, sagt Boris Bielkine. In seinem Betrieb läuft darüber das gesamte Auftrags- und Bestellwesen inklusive der Kalkulation und der Finanzbuchhaltung.
Zusätzlich ist die Lösung mit der Telefon-Anlage des Unternehmens verbunden. „Ruft ein Kunde an, habe ich bei Bedarf sofort die gesamte Auftragshistorie vor Augen“, schildert der Handwerksunternehmer.
Den Tipp, seinen Betrieb von der alten kaufmännischen Software auf Amicron umzustellen, bekam Bielkine von seinem EDV-Fachmann Ronald Kutter. „Nachdem ich mit unserer alten Lösung viele Schwierigkeiten hatte, wollte ich es diesmal richtig machen“, erinnert sich der Autosattler. Also habe er sich nicht sofort entschieden, sondern gemeinsam mit seinem IT-Dienstleister ein Pflichtenheft geschrieben. „Was genau brauchen wir eigentlich wirklich für den Betrieb, war die Leitfrage.“
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Als das Pflichtenheft fertig war, war Kutter an der Reihe: Er sondierte den Markt. Stellte eine Vorauswahl geeigneter Anbieter zusammen und verschickte die Anforderungen des Handwerksunternehmers an die Hersteller. „Beim Rücklauf fielen dann weitere durchs Raster. Den Rest haben wir zur Präsentation eingeladen“, schildert der erfahrene EDV-Fachmann, der unter anderem schon die Server der Norddeutschen Landesbank wartete, ehe er sich selbstständig machte. Amicron setzte sich am Ende deutlich durch. 2009 wechselte Bielkine und stellte gemeinsam mit seinem EDV-Fachmann den gesamten Betrieb auf die neue Software um.
Praktisch: „Sämtliche Stammdaten aus der alten Software konnte ich dabei problemlos in die neue Lösung importieren, so dass nicht alles von Null an manuell erfasst werden musste“, schildert der Fachmann vom gleichnamigen IT-Service.
Schon in der Standard-Version bringt Amicron Faktura und Warenwirtschaft mit. Die Professional-Version bietet zusätzlich die Lagerbestandsführung, Shop-Schnittstellen und Anbindungen an Versanddienstleister wie DHL, UPS und Co. mit. Optional für beide Versionen kann ein Modul für die Finanzbuchhaltung integriert werden, so dass das Paket wirklich den gesamten kaufmännischen Prozess eines Handwerksbetriebs abbildet.
Die Lagerbestandsführung ist laut Kutter dabei so ausgeklügelt, dass sogar eine Serien-Nummern-Verwaltung integriert ist. „Gibt es seitens eines Herstellers eine Rückrufaktion für ein bestimmtes Produkt, kann ermittelt werden, welche Kunden mit der fehlerhaften Charge beliefert wurden“, schildert der Fachmann die Funktionsweise.
Was die Abrechnung mit dem Kunden erleichtere, sei die Artikel-Stücklistenfunktion. Zum Beispiel löst die Software auf Wunsch einen Stuhl in die Bestandteile Holz, Stahl, Polster, Kleinteile und Arbeitszeit auf und bepreist jeden Posten einzeln. „So wird die Kalkulation für den Kunden transparenter“, veranschaulicht der Fachmann. Selbstverständlich zeige die Lösung dabei nur das, was der Anwender möchte, ergänzt Unternehmer Bielkine. Vollkommen individualisierbar sei dabei die Gestaltung von Formularen und Rechnungen. Eine Anpassung an das Erscheinungsbild der übrigen Geschäftspost sei also kein Problem.
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Während die Schnittstelle zur Datev und ihren Lösungen für betriebswirtschaftliche Software-Anwendungen fast schon selbstverständlich ist, wartet Amicron mit einem weiteren Bonbon auf, das die tägliche Arbeit im Betrieb deutlich einfacher macht: einem ausgewachsenen Dokumenten-Managementsystem. „Suche ich nach einem bestimmten Auftrag oder einem Bestellschein für ein Ersatzteil für ein aktuelles Projekt, brauche ich nur ein entsprechendes Suchwort eingeben und binnen Sekundenbruchteilen zeigt mir die Software alles, was zu den Themen gespeichert ist“, schildert der Handwerksunternehmer, der die Lösung bei sich im Büro auf einem Mac einsetzt.
„Da es die nicht für den Mac gibt, mein Kunde aber lieber auf einem Apple arbeiten wollte, habe ich ihm Windows als zweites Betriebssystem installiert. Genutzt wird das auf einer ,virtuellen Maschine’”, sagt Kutter. Darunter versteht man einen simulierten eigenständigen Rechner auf dem ein anderes Betriebssystem und darauf laufende Software betrieben werden kann. In der Praxis sieht das so aus, dass auf dem Bildschirm des Macs ein Fenster zu sehen ist, in dem Windows läuft. Zieht man das Fenster bildschirmfüllend auf, ist vom Mac-Betriebssystem praktisch nichts mehr zu sehen, allerdings kann der Nutzer die Vorteile der Mac-Hardware damit auch unter Windows nutzen.
Was Amicron außerdem mitbringt, ist praktisch ein komplettes Customer-Relation-Management-System, das sogenannte Amicron Mailoffice. Darin kann der Anwender sämtliche Kundendaten einsehen, Telefonate mitprotokollieren. Praktisch ist dabei, dass sowohl die kaufmännische Software als auch das Mailoffice auf die gleiche Datenbank zugreift. „Das heißt, egal, in welchem Produkt ich einen Kunden erfasse, ich sehe ihn in beiden Produkten“, veranschaulicht Kutter.
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Kostenseitig interessant: Laut dem IT-Experten ersetzt das Mailoffice Outlook auf Wunsch komplett, so dass die Lizenzen für das bekannte Mail- und Termintool von Microsoft gespart werden kann. Und auch auf der Anwenderseite spricht laut Kutter einiges für die bordeigene Lösung. So werden zum Beispiel Kunden- und Lieferanten-E-Mails automatisch dem Kunden oder Lieferanten im Tool zugeordnet, so dass der Anwender wirklich alles auf einen Blick sehen kann. Zusätzlich praktisch: Die Software ermöglicht den zyklischen Versand von Newslettern, zum Beispiel ein Angebot der Woche. Und auch das gemeinsame Führen eines Kalenders, der von allen Usern zu sehen ist, um zum Beispiel Aufträge oder Fahrzeugeinsätze zu koordinieren, ist möglich.
Konzipiert ist Amicron für kleine bis mittlere Betriebe. Die Kosten für eine Einzelplatzlösung liegen knapp unter 200 Euro (Standard). Die Pro-Version schlägt laut Website mit 399 Euro zu Buche. Die netzwerkfähigen Varianten liegen für je fünf Arbeitsplätze bei 399 beziehungsweise 798 Euro. Die Integration des Moduls für die Finanzbuchhaltung erhöht den Preis um jeweils 199 Euro. Genutzt werden kann die Lösung laut Hersteller zeitlich unbegrenzt. Eine Verpflichtung zum jährlichen Update wie bei vielen anderen Lösungen gibt es laut Hersteller-Website nicht. Kommt die Software an mehreren Arbeitsplätzen zum Einsatz, bietet sie ein umfassendes Rechte-Management, so dass jeder Anwender nur das zu sehen bekommt, was er wirklich sehen soll.
"Alles in allem möchte ich die Software nicht eine Sekunde missen“, stellt Sattlermeister Bielkine abschließend fest. Im Gegenteil: Immer wieder empfehle er sie auch im Kollegenkreis weiter. Und das oft mit Erfolg.
(ha)
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