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Personal

Erreichbarkeit braucht Regeln

So einfach zu benutzen – so schwer abzuschalten: Die Vorteile der ständigen Erreichbarkeit können sich leicht in das Gegenteil verkehren. Dagegen helfen nur verbindliche Regeln für das ganze Team.

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Auf einen Blick:

  • Grundsätzlich können Smartphone und E-Mail dabei helfen, Beruf und Privatleben besser miteinander zu vereinen.
  • Ständige Erreichbarkeit kann sich aber negativ auf die Gesundheit und das Privatleben der Mitarbeiter auswirken.
  • Um das Spannungsverhältnis von Vor- und Nachteilen auflösen zu können, brauchen Betriebe maßgeschneiderte Regeln für die Erreichbarkeit.
  • Bei der Erstellung des Konzepts kann eine Checkliste helfen.

Wer den Glasnotdienst bei der Malerei und Glaserei Peycke in Cuxhaven übernimmt, ist klar geregelt – zumindest noch. „Nach Feierabend nimmt mein Mann das Firmenhandy mit nach Hause“, berichtet Inhaberin Katrin Peycke. Seitdem ein Mitarbeiter im letzten Jahr gekündigt hat, stemmt er Notfälle nach Feierabend alleine. Eine Dauerlösung sei das allerdings nicht, so die Chefin. An einem anderen Konzept arbeitet sie bereits. Die Firma beschäftigt in der Glaserei zwei Gesellen und einen Auszubildenden. „Mittlerweile sind die Neuen so gut eingearbeitet, dass die Gesellen bald auch ab und an den Notdienst übernehmen müssen“, sagt Peycke. Ihr Ziel ist für die Chefin schon jetzt klar: Eine passgenaue Planung, die Urlaubswünsche und private Verpflichtungen der Mitarbeiter berücksichtigt.

Warum Regeln?

Wie wichtig so ein Konzept ist, weiß der Sozialwissenschaftler Ufuk Altun vom Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (IFAA) in Düsseldorf. Er sieht die ständige Erreichbarkeit in einem „Spannungsfeld“ aus Vor- und Nachteilen, in dem sich Chefs und Mitarbeiter gleichermaßen bewegen: Einerseits ermöglichen die technischen Errungenschaften eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Andererseits kann sich genau das negativ auswirken: Zum Beispiel auf die Gesundheit oder auch das Privatleben der Mitarbeiter.

Wer ist betroffen?

Dem Problem müssten sich auch Handwerksbetriebe stellen, sagt Altun: Die Mitarbeiter seien viel unterwegs und müssten sich ständig mit Kunden und Kollegen austauschen. Und nicht nur um sie geht es: Chefs selbst müssten einen guten Umgang mit E-Mails und Telefonaten nicht nur einfordern, sondern auch vorleben. „Deshalb ist es wichtig, dass Betriebe und Beschäftigte gemeinsam transparente und verbindliche Vereinbarungen treffen“, so Altun.

Was muss geregelt werden?

Ein Patentrezept gibt es nicht, dafür seien die Anforderungen in den Betrieben und die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu unterschiedlich. „Eine Antwort auf diese Frage kann nur in den Betrieben selbst und gemeinsam mit den Beschäftigten gefunden werden“, sagt Altun.

Hinzu kommt: Wer mit dem Thema anfängt, merkt sehr schnell, wie komplex es ist. Ein paar Beispiele:

  • Wer muss wann und für wen überhaupt erreichbar sein?
  • Muss immer der Chef über alles informiert werden? Was können die Mitarbeiter selbst entscheiden?
  • Brauchen wir einen Notfallplan?
  • Welche Geräte sind im Einsatz und wem gehören sie: der Firma oder den Mitarbeitern?
  • Wie hoch ist die Belastung überhaupt und gibt es Veränderungen?
  • Was gilt, wenn Mitarbeiter bei Kunden sind: Müssen sie dann auch erreichbar sein?
  • Werden die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes eingehalten?

Checkliste bietet Anregungen

34 solcher Punkte haben Ufuk Altun und sein Team identifiziert. Nicht jeder ist für jeden Betrieb relevant. Wichtig sei deshalb eine systematische Vorgehensweise:

  • Welche Punkte sind für uns wichtig?
  • Welche Regeln gibt es schon und wie gut oder schlecht funktionieren sie?
  • Was ist zu tun?

Dabei kann eine Checkliste helfen, die Altun zusammen mit seinem Team erstellt hat. Sie enthält Fragen zu den Themen Organisation, Kommunikation, Führung und Beschäftigte. Eine Patentlösung bietet indes auch sie nicht: „Bei unserer Checkliste handelt es sich lediglich um Gedankenanstöße, systematische Vorgehensweisen und hilfreiche Punkte“, ergänzt der Wissenschaftler.

Trotzdem ist sie hilfreich, denn die Checkliste regt zum Nachdenken an – über arbeitsrechtliche Aspekte, Notfälle im Betrieb oder Vorgaben für das Versenden von E-Mails. Mit der Checkliste können Sie mögliche Handlungsfelder in Ihrem Betrieb aufdecken. Welches Thema davon für Sie wirklich wichtig ist, entscheiden Sie allein. Die schwierigste Aufgabe kommt zum Schluss: der Maßnahmenplan. Hier sind Sie gefragt. Denn die Checkliste liefert keine Lösung auf dem Silbertablett, sie gibt Ihnen lediglich eine Hilfestellung.

Mitarbeiter einbeziehen

Unabhängig davon, wie der endgültige Maßnahmenplan aussieht: Berücksichtigen Sie bei der Planung die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter, rät Altun. Nur dann werden sie diese Regeln akzeptieren und anwenden.

Die Checkliste als kostenlosen Download finden Sie auf der Website des IFAA.

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