Wer den Firmenwagen privat nutzt, muss dafür Steuern zahlen. Und steht damit vor einer schweren Entscheidung: kilometergenaue Abrechnung per Fahrtenbuch oder pauschal mit der 1-Prozent-Regelung? Beide Varianten haben ihren Ruf weg: Das Fahrtenbuch gilt als aufwendig, die 1-Prozent-Regelung als teuer.
Doch stimmt das wirklich? „Welche Variante günstiger ist, kann man pauschal nicht beantworten, das muss man einfach durchrechnen“, sagt Steuerberater André Strunz von der Kanzlei Ecovis in Hannover.
Der Aufwand eines Fahrtenbuchs sollte aus seiner Sicht hingegen kein Problem sein. Wer die Aufzeichnungen diszipliniert führe, habe damit nicht wirklich viel Aufwand: „Auf Papier kostet mich jeder Eintrag nur 10 Sekunden, bevor ich losfahre, und 10 Sekunden, bevor ich wieder aussteige.“
Fahrtenbücher sind fehleranfällig
Dennoch rät Strunz den meisten Unternehmern zur 1-Prozent-Regelung, selbst wenn das Fahrtenbuch steuerlich günstiger wäre. Denn Fahrtenbücher haben einen gravierenden Nachteil: Sie sind leichte Beute für Steuerprüfer. „Die wenigsten Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt“, berichtet der Steuerberater. Statistische Daten gibt es dazu nicht, doch diese Erfahrung bestätigen auch andere Steuerberater immer wieder.
Woran liegt das? „Zum einen schleichen sich leicht Fehler ein, wenn das Fahrtenbuch nicht sehr diszipliniert und wirklich zeitnah geführt wird“, warnt Strunz. Wer sich erst am Wochenende oder gar erst am Monatsende hinsetzt und die Angaben ergänzt, wird nicht mehr alle Fahrten nachvollziehen können. So entstehen Fehler und die kosten den Steuerabzug.
Gefährlich: Abgleich mit anderen Betriebsausgaben
Zum anderen schaffe ein Fahrtenbuch „100 Prozent Transparenz des Steuerpflichtigen bei all seinen Tätigkeiten“, warnt Strunz. So würden Steuerprüfer gezielt Fahrtenbuch und Quittungen abgleichen: „Die nehmen sich zum Beispiel alle Tankquittungen und Bewirtungsbelege und prüfen, wo sich der Firmenwagen jeweils befunden hat, als diese Quittungen ausgestellt wurden. Wenn die Restaurantrechnung in Hannover ausgestellt wurde und der Firmenwagen zu der Zeit aber laut Fahrtenbuch in Wunstorf bei einem Kunden war, dann hat der Unternehmer ein Problem.“
Die Folgen sind gravierend: Der Fiskus werde dann nicht nur die Restaurantrechnung ablehnen – sondern könne das gesamte Fahrtenbuch verwerfen, damit lande der Steuerpflichtige am Ende doch wieder bei der 1-Prozent-Regelung. Unter Umständen werde auch gleich die komplette Buchhaltung verworfen. Nicht zuletzt seien solche Fälle immer häufiger Anlass für Strafanzeigen, berichtet der Steuerberater.
Ein Fahrtenbuch sei daher noch am ehesten für diejenigen eine sinnvolle Lösung, die ihre Aufzeichnungen diszipliniert und zeitnah führen „und keine Quittungen sammeln“, warnt Strunz. „Aber die meisten Unternehmer fahren am besten, wenn sie sich von Anfang an für die 1-Prozent-Regelung entscheiden.“
Das gehört ins Fahrtenbuch
Nur ein vollständiges, fehlerfreies und den rechtlichen Vorgaben entsprechendes Fahrtenbuch wird das Finanzamt anerkennen. Worauf Sie achten müssen:
- Lückenlos: Ein Fahrtenbuch darf keine Lücken aufweisen. Ein paar fehlende Kilometer könnten den den Betriebsausgabenabzug kosten.
- Vollständig: Jede Fahrt muss einzeln erfasst werden – die Fahrt vom Betrieb zum Kunden, der Weg vom Kunden zur Tankstelle und von der Tankstelle wieder in den Betrieb. Und immer müssen Sie das Datum, das Reiseziel mit Name und Ortsangabe (Adresse), den Anlass der Fahrt und den Kilometerstand angeben. Die Angaben müssen vollständig sein; Verweise auf irgendwelche Unterlagen sind unzulässig. Bei Privatfahrten genügt hingegen als Anlass „privat“ und das Reiseziel müssen Sie dann auch nicht eintragen, das ist Ihre Sache.
- Geschlossene Form: Ein Fahrtenbuch ist so zu führen, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind oder ausgeschlossen werden können. Auf Papier bedeutet das: als Buch oder Kladde, keine Zettelsammlung und keine herausgerissenen Seiten. Elektronische Fahrtenbücher dürfen – genau wie elektronische Kassen – nicht nachträglich manipulierbar sein, auch hier muss jede Änderung oder Ergänzung erkennbar und nachvollziehbar sein.
- Tabellenkalkulation: Egal ob Papier oder elektronisch – oft werden die erfassten Daten später in eine Tabellenkalkulation übertragen und dort ergänzt und ausgewertet. Daran hat das Finanzamt nichts auszusetzen, aber solche Dateien ersetzen nicht das eigentliche Fahrtenbuch. Das müssen Sie weiterhin vollständig führen, aufbewahren und jederzeit vorlegen können.
Tipp vor dem Autokauf: kaufmännisch entscheiden!
Natürlich müssten Privatfahrten mit dem Firmenwagen korrekt versteuert werden, sagt Steuerberater André Strunz. Doch oft würden Unternehmer den steuerlichen Aspekten beim Autokauf zu viel Beachtung schenken und dabei einen anderen wesentlichen Punkt aus den Augen verlieren: „Ich muss mich immer erst einmal kaufmännisch entscheiden, was für ein Fahrzeug ich für das Unternehmen brauche und was für eins ich mir finanziell leisten kann.“
Ein Firmenauto sei jedenfalls – entgegen anderslautender Stammtischparolen – kein Steuersparmodell. „Macht es der alte, längst von der Steuer abgesetzte Wagen noch ein paar Jahre? Warum dann einen Neuen anschaffen, nur um Steuern zu sparen?“, fragt Strunz. „Der Kauf wird mich immer mehr kosten, als ich damit steuerlich einsparen kann. Egal ob ich mich für das Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung entscheide.“
