Die einen lieben sie, die anderen hassen sie: Fahrtenbücher. Unternehmer und Mitarbeiter quälen sich mit den Nachweisen, doch für die Betriebsprüfer des Finanzamts sind sie die liebste Lektüre. Der Grund: Oft lohne sich eine Betriebsprüfung schon dann, wenn der Prüfer im Fahrtenbuch fündig wird, erläutert Jens Hanspach, Fachanwalt für Steuerrecht aus Willich. "Und es lässt sich fast immer etwas finden. Rund 90 Prozent aller Fahrtenbücher werden vom Fiskus abgelehnt", berichtet Hanspach.
Oft genüge ein kleiner Fehler, um aus einem Fahrtenbuch Altpapier zu machen. "Das kann manchmal schon ein Zahlendreher beim Kilometerstand sein." Dann könne der Fiskus den Privatteil schätzen, da nun nicht mehr auszuschließen sei, dass auch an anderer Stelle Fehler auftauchen. In der Regel fallen Fehler erst bei der Betriebsprüfung auf, "bei der Abgabe der Steuererklärung kontrolliert die Finanzverwaltung das meist nicht".
Hier hakt der Prüfer ein:
Vergessene Umwege: Jeder Weg ist eine Einzelfahrt und gehört ins Fahrtenbuch. Wer von der Firma zum Kunden fährt und unterwegs an der Tankstelle hält, muss zwei Fahrten eintragen: Firma - Tankstelle und Tankstelle - Kunde.
Verweise: Ins Fahrtenbuch gehören vollständige Angaben und keine Verweise auf irgendwelche Kundenunterlagen im Betrieb.
Abweichungen zu Fremdbelegen: Auch Fremdbelege mit einem Vermerk des Kilometerstands, zum Beispiel vom TÜV oder der Fahrzeugwartung, prüft der Fiskus genau auf Abweichungen vom Fahrtenbuch.
Lückenlos: Das Fahrtenbuch ist für den gesamten Nutzungszeitraum zu führen. Ein paar "vergessene" Tage können ebenfalls den Betriebsausgabenabzug kosten.
Vollständig: Und natürlich müssen die Angaben im Fahrtenbuch vollständig sein. Für jede Fahrt und jede Rückfahrt sind Datum, Reiseziel mit Name und Ortsangabe, Anlass der Fahrt sowie Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt anzugeben.
Buchform: Auch die Loseblattsammlungen lehnt der Fiskus ab. Das Fahrtenbuch ist in "geschlossener Form" zu führen, also in der Regel in Buchform oder in einer Klade, so dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind oder ausgeschlossen werden können. Für Ausdrucke aus einer Tabellenkalkulation hat der Fiskus kein Verständnis.
Zeitnah: Zudem soll das Fahrtenbuch "zeitnah" geführt werden. Vor allem daran scheitern viele Fahrtenbücher, weiß Hanspach: Viele glaubten, sie könnten die Einträge später noch nachholen, doch das sei sehr schwer. "Das klappt gerade noch, wenn man sich abends hinsetzt und die Fahrten aufschreibt, aber nicht, wenn man erst Wochen später alles nachtragen will."
Alternative: Elektronische Fahrtenbüche
Gerade für solche Unternehmer seien GPS-gekoppelte elektronische Fahrtenbücher eine sinnvolle Alternative. "Die kann der Unternehmer mit den Kundendaten füllen und bekommt so mit wenig Arbeit ein revisionssicheres Fahrtenbuch", sagt Hanspach.
Ob sich der Kauf lohnt? Was im Vergleich dazu ein Fehler im Fahrtenbuch kostet, müsse jeder selbst ausrechnen, sagt Hanspach: Hat ein Unternehmer zum Beispiel Fahrzeugkosten von 10.000 Euro im Jahr und will davon 90 Prozent als Betriebsausgaben absetzen, dann muss er ein Fahrtenbuch vorlegen. "Verwirft der Betriebsprüfer das Fahrtenbuch und schätzt die private Nutzung auf 50 Prozent, dann steigt der zu versteuernde Gewinn mit einem Federstrich um 4000 Euro."
Alternative: Ausnahmen und Sonderregelungen
Dienstwagenregelung: Werden Firmenwagen von Mitarbeitern nur betrieblich genutzt und stehen sonst in der Firma, dann ist kein Fahrtenbuch erforderlich. Es genügt, wenn ein Mitarbeiter für diese Fahrzeuge vermerkt, wann sie zu welchem Kunden gefahren sind. Alle Ausgaben zählen als Betriebsausgaben.
Kundendienst amp; Co: Sind Fahrzeuge im Einsatz, mit denen die Mitarbeiter auch Privatfahrten unternehmen könnten, sollte sich der Arbeitgeber vorsorglich absichern, dass nur betriebliche Fahrten vorgenommen werden. Dies ist mit einer Verpflichtungserklärung am einfachsten nachzuweisen. Zudem sollte das Fahrzeug auf dem Betriebsgelände des Arbeitgebers stehen. Dann kann auch die Dienstwagenregelung (s.o.) greifen. Sollte den Mitarbeitern hingegen Fahrten mit dem Fahrzeug nach Hause erlaubt sein, zum Beispiel um am nächsten Tag direkt zur Baustelle zu fahren, dann ist ein Fahrtenbuch erforderlich, und diese Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sind vom Mitarbeiter zu versteuern.
Bau: Für Betriebe des Bau- und Baunebengewerbes unterstellt der Fiskus für einen Wagen - den mit der höchsten Jahreskilometerleistung - auch ohne Fahrtenbuch die rein betriebliche Nutzung. Für alle anderen ist ein vereinfachter Nachweis erforderlich. Die praktischste Lösung dafür ist es, die Nutzung für jedes Fahrzeug für drei Monate zu dokumentieren: Kilometerstand am Anfang und Ende der drei Monate sowie Angaben für Anlass und Strecke jeder betrieblichen Fahrten. Dieser Nachweis gilt, bis es zu wesentlichen Änderungen kommt.
(jw)
