Umsatz, Kosten, Außenstände alles im grünen Bereich? IT-Lösungen spucken im Nu aktuelle Zahlen aus.
Von Manfred Fischer
Es gibt große kurzfristige Schwankungen. Wen das nicht kratzt, der kann schnell pleite gehen. Lüdya Blanken weiß nur zu gut, wie gefährlich es sein kann, den Überblick über die Zahlen zu verlieren. Seit Jahren hilft sie kleinen und mittleren Betrieben, roten Zahlen vorzubeugen und schwarze noch schwärzer zu machen. An der einen oder anderen Stelle gibt es immer wieder Spielraum, betont die freiberufliche Finanzbuchhalterin. Entscheidend: Die Kontrollen müssen zeitnah erfolgen.
Zeitnah wie zum Beispiel in der Firma HWT-Hansen Wärme- und Tanktechnik. Der kaufmännische Geschäftsführer checkt fast täglich, erzählt Blanken. Dabei bekommt er eine Menge zu sehen. Der Handwerksbetrieb in Oyten beschäftigt 44 Mitarbeiter verteilt auf drei Abteilungen. Personal, Fuhrpark, Telefon, Wareneinkauf, Rechungswesen alle Kosten und Erträge werden per EDV dokumentiert. Die IT-Struktur umfasst drei Programme, die via Datev-Schnittstelle verbunden sind: Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und hier laufen die Fäden zusammen eine Fibu-Software mit Controllingfunktionen.
Welche Daten muss der Chef im Auge behalten? Wir machen eine übliche BWA, sagt Blanken. Das gehe auf Knopfdruck, die Software liste alle Standardgrößen wie Umsatz, sonstige Erlöse, Aufwendungen, Abschreibungen oder Zinsen auf. Auswertungs- und Vergleichszeiträume für die Umsatzstatistik können wir frei bestimmen. Die Statistiken, die das Programmmodul automatisch erstellt, reichen dem Chef allerdings noch nicht. Denn für den Jahresabschluss gilt es, Kosten über zwölf Monate zu verteilen. Auch das passiert im Handumdrehen.
Blanken exportiert die Daten aus der Gewinn- und Verlust-Rechnung in Excel, wo sie entsprechende Umrechnungsformeln hinterlegt hat. Zudem errechnet sie Kennzahlen für den Chef. Das sind Kennzahlen, die wir mit dem Steuerberater speziell für die Belange hier entwickelt haben. Ergebnis der Auswertung: Die einzelnen Daten fügen sich zu einem Bild, das gleichsam punktgenau zeigt, an welcher Stelle im Unternehmen Handlungsbedarf besteht.
Das Fibu- und Controlling-Programm, das der Handwerksbetrieb einsetzt, gehört zu den so genannten Lösungen von der Stange. Es stammt von Syska. In puncto Auswertung bietet es wirklich viele Möglichkeiten, lobt Blanken. Wie schwer ist es zu bedienen? Man muss kein großer Experte sein, aber solide Buchhaltungskenntnisse braucht man schon. Ab welcher Betriebsgröße kommt es in Frage? Ab etwa 20 Mitarbeitern macht es Sinn, sagt die Expertin. Für kleinere Betriebe reiche in der Regel eines der gängigen Einsteiger-Programme. Hauptsache, es zeigt Chefs rechtzeitig, wo sie etwas tun müssen.
Was Sie bei der Auswahl einer betriebswirtschaftlichen Software für Ihr Unternehmen beachten sollte, lesen Sie hier:
Leichtes Spiel
Funktionsumfang und Auswahlkritierien
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Tabelle Kaufmännische Software
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