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Futter für den Reißwolf

Wer Belege digital archiviert, darf die Zettel vernichten. Vorausgesetzt, die Technik ist "revisionssicher". Nur: Was heißt das?

Wer Belege digital archiviert, darf die Zettel vernichten. Vorausgesetzt, die Technik ist "revisionssicher". Nur: Was heißt das?

So fällt für Reißwölfe nichts ab. Thorsten Ußkurat füttert zwar seinen Kopierer mit allen Belegen, und der speist sie im pdf-Format ins Computernetzwerk ein. Doch danach verschlingen wie eh und je Aktenordner die Zettel. Der Geschäftsführer einer Siebdruckerei in Sarstedt weiß, dass sein elektronisches Archiv die Anforderungen des Fiskus nicht erfüllt. Bisher geht es ihm auch nur darum: "Wir schicken die Papiere dem Steuerberater. Während er sie hat, kann es sein, dass ein Kunde Fragen zu einer Rechnung hat jetzt können wir sofort nachsehen", erklärt Ußkurat.

Wie viele andere Chefs aber liebäugelt er mit einem Dokumenten-Management-System. Wer damit ruhigen Gewissens der Betriebsprüfung entgegensehen will, der sollte:

Die Rechtsbasis kennen! "Revisionssicher" ist ein Schlagwort, das häufig für Werbezwecke missbraucht wird. "Es kursieren etliche falsche Definitionen", warnt Edo Diekmann von der Oberfinanzdirektion Hannover. Verbindlich sind die Vorgaben im Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO). Zudem gelten die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) und die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU). Nachlesen können Sie diese Vorschriften unter Links

Die Belege verknüpfen! Geschäftsvorgänge müssen chronologisch dokumentiert, Belege den Buchungskonten zugeordnet sein, erklärt Diekmann. Die Kontierung sollte auf dem digitalen Beleg erfolgen, zum Beispiel mit einer kleinen Datei, die "dauerhaft verknüpft wird", sagt er und betont: "Alle Stornierungen und Änderungen müssen ersichtlich werden." Rechnungen gelte es, doppelt zu dokumentieren als elektronischen Datensatz in der Buchführung und als Belegbild etwa im tif- oder pdf-Format. Bei IT-Lösungen, die Daten komprimieren, ist zu beachten: "Das Archivsystem muss genauso Einblick geben wie das Produktivsystem."

Das Verfahren beschreiben! Der Finanzbeamte rät Betrieben, schriftlich zu dokumentieren, wie sie steuerrelevante Daten elektronisch verarbeiten technisch und organisatorisch. "Ein DIN A4-Blatt reicht." Daraus sollte auch hevorgehen, welche Softwareversion zum Einsatz kommt. Und wer welche Zugriffsrechte auf die Technik hat. Eine solche Dokumentation hilft dem Betriebsprüfer zu erkennen, ob das Programm richtig angewandt wird.

Das Papierarchiv auflösen? "Wer sich die Mühe gemacht hat, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sollte auch die Möglichkeit nutzen, die Papiere wegzuwerfen", sagt Diekmann. Einige Dokumente aber müssen stets im Original aufbewahrt werden, dazu gehören Bilanzen und Vollmachten. Die Datev empfiehlt, die Entscheidung über die Vernichtung von Original-Belegen kritisch zu hinterfragen und Papiere fallweise zusätzlich aufzuheben. Grundsätzlich zu prüfen sei, ob außer handels- und steuerrechtlichen noch andere Vorschriften greifen. Häufig wird behauptet, wegwerfen dürfe man Belege nur mit Genehmigung des Finanzamtes. "Das ist Quatsch", stellt Diekmann klar.

Ein Zertifikat verlangen? Finanzämter erteilen keine Testate für IT-Systeme. Zertifikate, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften erstellen, sind vorteilhaft, aber kein Muss.

Die Software aufheben! Ob in Papierform oder digital Chefs müssen Unterlagen bis zu zehn Jahre aufbewahren. Problem: Alte Dateien können mit neuen Software-Versionen womöglich nicht mehr geöffnet werden. Es empfiehlt sich daher, auch Programm Updates zu archivieren.

Download: Zwei Excel-Tabellen mit Vorschriften und Aufbewahrungsfristen für verschiedene Unterlagen können Sie hier herunterladen:

Übersicht 1: Vorschriften und Aufbewahrungsfristen

Übersicht 2: Aufbewahrungsfristen

So klickt der Prüfer

Dass Finanzämter Betriebe elektronisch durchleuchten, ist mittlerweile gang und gäbe. Vergangenes Jahr haben die Beamten bei fast 70 Prozent aller Prüfungen in Niedersachsen zur Maus gegriffen. Tendenz steigend. Das sollte Ihnen klar sein:

Sie sind nicht verpflichtet, steuerrelevante Daten zu digitaliseren. Wenn Sie das aber tun, hat der Fiskus Zugriffsrecht. Alle Daten des Rechnungswesens, die etwa auf CD oder Festplatte gespeichert waren, müssen Sie auch in dieser Form bereithalten.

Auch für Daten, die aus elektronischen Registrierkassen stammen oder die Ihnen von Kunden oder Geschäftspartnern übermittelt werden, gilt das Zugriffsrecht. Das trifft zudem auf Ihre freiwillig erstellten Aufzeichungen zu.

Prinzipiell gilt: Der Prüfer darf nur steuerlich relevante Daten einsehen. Ihre Aufgabe ist es, diese von anderen abzugrenzen. Wichtig: Kostenstellen, die die Bewertung von Wirtschaftsgütern oder Passiva ermöglichen, müssen Sie offenlegen.

Die Finanzbeamten filzen mit einer Prüfsoftware namens IDEA. Ihre Daten müssen in einem kompatiblen Format gespeichert sein. Dazu gehören: ASCII, EBCDIC, Excel, Access, dBase, Lotus und SAP.

Links: Vorschriften und Gesetze

Welche Vorschriften für digitale Archivsysteme gelten, können Sie hier nachlesen:

www.elektronische-steuerpruefung.de

Gesetze im Internet: Handelsgesetzbuch

Gesetze im Internet: Abgabenordnung

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

GoBS: Schreiben des Bundesfinanzministeriums

GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

(mfi)

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Welche Vorschriften für digitale Archivsysteme gelten, können Sie hier nachlesen:

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