Von Astrid Funck

„Muss nur noch kurz die Welt retten, danach flieg ich zu Dir“, singt der Musiker Tim Bendzko. „Noch 148 Mails checken … es passiert so viel.“ Geht es Ihnen so ähnlich? Aber Achtung: Der Liedtext ist ironisch gemeint, denn was heißt schon „müssen“?

„Müssen“ wir immerzu erreichbar und reaktionsbereit sein?

Das Offline-Experiment: Phantomvibrieren durch Handy-Entzug
Der Journalist Christoph Koch hat sich einem sechswöchigen Selbstversuch unterzogen und darüber ein Buch mit dem Titel „Ich bin dann mal offline“ veröffentlicht.

Kein Internet und telefonieren nur über Festnetz, das waren die Spielregeln des Experiments.

Anfangs habe er unter dem Phantomvibrieren seines Handys gelitten und sich nur schwer auf eine Sache konzentrieren können, schreibt der Vielkommunizierer.

Nach einiger Zeit lernte er aber auch die Vorzüge des Offline-Daseins zu schätzen: selbstbestimmtes Arbeiten, wenig Ablenkung und mehr direkte Gespräche mit Freunden und Kollegen.

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So verpassen Sie nichts Wichtiges!

Nach dem Selbstversuch wollte Christoph Koch nicht wieder in alte Gewohnheiten zurückfallen. Deshalb hat er versucht, seine Erreichbarkeit viel stärker zu begrenzen.

Dazu raten auch Zeit- und Selbstmanagement-Trainer wie der Lübecker Stefan Goes, der unter dem Namen „Communicare“ Seminare und Coachings anbietet.

Die folgenden sechs Maßnahmen empfiehlt Goes Handwerkern, die beruflich und privat in der Balance bleiben wollen:

Balancierhilfe 1: Kommunikationszeiten festlegen
Um während des Tages nicht dauernd durch eingehende E-Mails unterbrochen zu werden, hält es Stefan Goes für sinnvoll, E-Mails nur zu bestimmten Zeiten in einem Block zu beantworten statt sofort auf jede eingehende Nachricht zu reagieren.

Auch für Telefonate und persönliche Gespräche könne man unter Umständen feste Zeitblöcke einplanen.

„Wer seinen Arbeitstag aktiv steuern möchte, sollte ihn nicht damit beginnen, sämtliche E-Mails zu bearbeiten, sondern nur kurz ins Postfach gucken, den Tag planen und sich als erstes derjenigen Aufgabe widmen, die an diesem Tag die höchste Priorität hat“, sagt der Management-Experte.

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Balancierhilfe 2: Sich auf betriebsinterne Regeln einigen

Um möglichst schlank und stressfrei kommunizieren zu können, rät Goes dazu, sich im Team auf bestimmte Gepflogenheiten zu einigen:

• Etwa darauf, klar in eine E-Mail hineinzuschreiben, wer darauf reagieren soll und wer sie nur zur Information erhält.
  
  
• Und darauf, die Betreffzeile so zu formulieren, dass das Anliegen bereits daraus hervorgeht (Negativbeispiele: „Nur mal kurz gefragt“ oder „dringend“).
  
  
• Außerdem können die Teammitglieder zum Beispiel festlegen, dass sie am Wochenende gar keine E-Mails beantworten und im Urlaub nur in Notfällen per SMS erreichbar sein wollen.

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Balancierhilfe 3: E-Mails nach Wichtigkeit kanalisieren

Spezielle Sortierfilter helfen dabei, E-Mails automatisch in bestimmte Ordner zu leiten.

Eine Sortierregel kann zum Beispiel sein, dass E-Mails mit bestimmten Absenderadressen im Ordner „Lieferanten“ oder im Ordner „Innung“ landen.

Zum Bearbeiten des Ordnerinhalts eignet sich Goes zufolge ein einfaches Sortierverfahren, das David Allen empfiehlt:

Elektronische Post ohne konkreten Handlungsbedarf wird entweder gleich gelöscht oder in einen Archiv- oder Wiedervorlageordner verschoben.

Ist etwas Konkretes zu tun, so gibt es folgende Alternativen:

Dauert die Bearbeitung weniger als zwei Minuten, so wird dieser Schritt sofort erledigt.

Dauert die Bearbeitung länger, so kann der Empfänger sie entweder delegieren und die E-Mail weiterleiten oder – zum Beispiel in Outlook – eine Aufgabe daraus machen, die es zu planen und Schritt für Schritt abzuarbeiten gilt.

 Nächste Seite: Balancierhilfe 4 – Telefonate statt E-Mails!Balancierhilfe 4: Machen Sie mehr mündlich!

Aus Sicht von Stefan Goes ist es wichtig, sich eine „Mündlichkeitskultur“ zu bewahren: „E-Mails sind dann gut, wenn ich etwas schriftlich festhalten möchte oder wenn es zu mühselig ist, jemanden zu erreichen. Ansonsten lassen sich viele Dinge wesentlich schneller am Telefon klären.“

Deshalb hat er sich einen Erinnerungszettel an den Bildschirm geklebt. „Lieber öfter mal telefonieren“ steht darauf.

Balancierhilfe 5: Sich ein Diensthandy anschaffen
Um Privat- und Berufsleben stärker voneinander zu trennen, ist es ratsam, sich ein gesondertes Diensthandy anzuschaffen, das nach Feierabend und an den Wochenenden ausgeschaltet bleibt.

Stefan Goes empfiehlt Führungskräften, ihre Mobilnummer nur einem eng begrenzten Personenkreis zugänglich zu machen. Geschäftspartner gewöhnen sich daran, im Sekretariat anzurufen.


Balancierhilfe 6: Die Netzwerkpflege nicht übertreiben
Niemand muss all die Nachrichten und Kommentare lesen, die quirlige Xing- und Facebook-Nutzer so von sich geben („Habe gerade meinen Bürohamster gefüttert und nun geht es auf ins Fitnessstudio!“). Hier lohnt es sich, die „Freunde“ oder „Kontakte“ in Gruppen einzuteilen und dabei zwischen beruflichen und privaten Bezügen zu trennen.

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Die Chefin eines Autohauses berichtet!

So funktioniert es in der Praxis

Britta Schlesner-Brümmer, die gemeinsam mit ihrem Ehemann das Autohaus Schlesner in Nienburg leitet, hat ihre Einstellung dazu geändert: Bis vor zwei Jahren stellte sie das Geschäftstelefon nach Feierabend und an den Wochenenden stets zu sich nach Hause um. „Die Kunden riefen an, wenn sie mit ihrem Auto eine Panne hatten, obwohl wir selber gar keinen Notdienst anbieten“, berichtet die Firmenchefin.

„Alles andere hätte auch Zeit bis zum nächsten Morgen gehabt.“ Deshalb besprach sie schließlich einen Anrufbeantworter, um die Kunden freundlich auf die Öffnungszeiten und die Telefonnummer des Notdienstes zu verweisen. Geschäftliche E-Mails fragt das Unternehmerpaar im Urlaub mit den beiden Kindern nur noch einmal pro Woche ab.

„Wenn es wirklich brennt, dürfen die Mitarbeiter uns auf dem Handy anrufen“, sagt Britta Schlesner-Brümmer. Dadurch sei wesentlich mehr Ruhe eingekehrt.