Geringwertige Wirtschaftsgüter: Sofortabschreibung ist nicht immer clever!

Auf einen Blick:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können Sie bei einem Netto-Kaufpreis von maximal 800 Euro sofort abschreiben. Bis 2017 waren es 410 Euro.
• Allerdings ist die Sofortabschreibung nicht immer sinnvoll: Wer im laufenden Jahr keine Steuern zahlt, sollte besser nach Nutzungsdauer abschreiben und den Steuervorteil in den Folgejahren nutzen.
• Die Abschreibung nach Nutzungsdauer hat immer noch einige Vorteile. Zumal die Abschreibungsfristen nach Tabelle nur Richtwerte sind.
• Finger weg vom Sammelposten für GWG: Der lohnt sich nur für Betriebe, die laufend GWG anschaffen und mit dem Sammelposten den bürokratischen Aufwand senken können.

Seit 2018 gelten höhere Grenzen zur Sofortabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Das sorgt für bürokratische Entlastung und kann auch steuerliche Vorteile haben. Doch nicht immer lohnt die Sofortabschreibung.

Bewegliche Wirtschaftsgüter werden in der Regel über mehrere Jahre abgeschrieben. Eine Ausnahme bilden davon nur die sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter. Sie kann ein Betrieb sofort im Jahr der Anschaffung vollständig abschreiben. Das können zum Beispiel Werkzeuge, Smartphones und Büromöbel sein. Als GWG gilt ein Wirtschaftsgut allerdings nur, wenn es mehrere Bedingungen erfüllt:

• Es handelt sich um Anlagevermögen, das für einen längeren Zeitraum genutzt und nicht direkt verbraucht wird.
• Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dürfen die vorgeschriebenen Grenzwerte netto nicht überschreiten.
• Das Wirtschaftsgut muss selbstständig nutzbar sein, ohne andere Gegenstände des Anlagevermögens: Ein Drucker mit Kopierfunktion oder ein Monitor mit integriertem TV-Tuner sind auch ohne PC nutzbar, gelten also als GWG. Eine Maus hingegen funktioniert nur mit einem PC, deswegen können Sie sie nur sofort absetzen, wenn sie zusammen mit dem PC angeschafft wurde und der Paketpreis nicht den Grenzwert überschreitet.

Ab dem Steuerjahr 2018 gelten neue Obergrenzen für die GWG

• Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto: Bewegliche Wirtschaftsgüter mit einem Kaufpreis bis 250 Euro netto können Sie sofort als Betriebsausgaben ansetzen (bis 2017: 150 Euro). Aufzeichnungspflichten bestehen nicht. Sie müssen sie nicht in der Inventarliste führen. Dem Finanzamt genügt es, wenn Sie auf Nachfrage den Beleg zur Buchung vorweisen können.
• Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto: Liegt der Kaufpreis des GWG über 250 Euro netto und beträgt höchstens 800 Euro netto, dann können Sie es ebenfalls sofort abschreiben (bis 2017: 410 Euro). Für diese GWG müssen Sie ein Verzeichnis führen, aus dem der Tag der Anschaffung und die Anschaffungskosten hervorgehen. Gehen diese Infos aus der Buchführung hervor, brauchen Sie das Verzeichnis nicht.

Betriebe haben bei GWG ein Recht zur Sofortabschreibung. Eine Pflicht besteht jedoch nicht, es handelt sich um ein Wahlrecht. Alternativ kann das Unternehmen das GWG über die normale Nutzungsdauer abschreiben.

„Die Sofortabschreibung ist nicht immer von Vorteil“, betont Steuerberater Dirk Witte aus Oldenburg. Unter Umständen kann der Steuervorteil der Sofortabschreibung nämlich bei 0 Euro liegen. „Das kann passieren, wenn ich für das Jahr eh schon keine Steuern zahlen muss, weil ich einen niedrigen Gewinn hatte.“

Dann sei es von Vorteil, die GWG regulär über mehrere Jahre abzuschreiben, um so in den kommenden Jahren die zu versteuernden Gewinne tatsächlich zu mindern.

Diese Entscheidung können Unternehmer für jedes GWG individuell treffen. Sie können sich also auch dazu entschließen, die Flex sofort abzuschreiben und die Schlagbohrmaschine regulär über mehrere Jahre.

Neben Sofortabschreibung und Abschreibung nach Nutzungsdauer gibt es noch eine dritte Alternative: die Bildung eines Sammelpostens für Wirtschaftsgüter mit einem Netto-Kaufpreis von mehr als 250 Euro und höchstens 1.000 Euro. Das funktioniert so: Sie bündeln diese GWG komplett in einem Sammelposten und schreiben den Posten komplett über 5 Jahre ab.

Wer sich für einen Sammelposten entscheidet, nimmt allerdings einige Nachteile in Kauf:

• In dem Jahr, in dem Sie einen Sammelposten bilden, können Sie die Sofortabschreibung für andere GWG nicht mehr nutzen. Entweder, die GWG kommen in den Sammelposten oder Sie schreiben sie nach Nutzungsdauer ab.
• Was einmal im Sammelposten steht, bleibt bis zum Ende der Abschreibungsfrist darin – ganz egal, was mit dem Wirtschaftsgut passiert. Sonderabschreibungen wegen Diebstahl, Ausfall oder aus anderen Gründen gibt es für die einzelnen Güter dann nicht.

„Finanziell lohnt sich das kaum“, sagt Steuerberater Dirk Witte. Allerdings könne der Sammelposten von Vorteil für größere Betriebe sein, die viel Werkzeug im Einsatz haben und ständig Ersatz anschaffen müssen. „Solchen Betrieben erspart der Sammelposten einigen bürokratischen Aufwand, weil die Bestandverzeichnisse für die abgängigen Maschinen nicht jedes Jahr nachgepflegt werden müssen. Verwaltungstechnisch ist das so einfacher.

Bei den Abschreibungsfristen können Sie sich an den Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen) der Finanzverwaltung orientieren. Allerdings sind das Richtwerte, betont Dirk Witte. „Diese Richtwerte kann man über- oder unterschreiten, wenn man es gegenüber dem Finanzamt begründet: Wenn ein Handwerker aus Erfahrung weiß, dass ein Tablet bei ihm nie länger als zwei Jahre hält, kann er mit dieser Begründung die Abschreibungsfrist sofort auf zwei Jahre verkürzen.“

Entscheiden Sie sich für die Abschreibung nach Nutzungsdauer, dann gilt für die GWG in der Regel die lineare Abschreibung über mehrere Jahre auf Monatsbasis. Ein Smartphone mit einem Kaufpreis von 800 Euro netto setzen Sie dann über drei Jahre ab, also über 36 Monate. Habe Sie es im September 2018 angeschafft, dann schreiben Sie für 2018 4/36 ab, also 88,89 Euro. Danach sind es 266,67 Euro in den Jahren 2019 und 2020. Den Rest von 177,78 Euro setzen Sie schließlich 2021 ab. Vorausgesetzt, das Gerät hält so lange durch. Falls nicht, können Sie den Restwert bei Ausscheiden per Sonderabschreibung auf einen Schlag absetzen.