GoBD-Verfahrensdokumentation: So überzeugen Handwerker das Finanzamt!

• Eine Verfahrensdokumentation zur Beschreibung aller buchungsrelevanten Abläufe und der IT ist in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung (GoBD) vorgeschrieben.
• Die Verfahrensdokumentation bietet Vorteile: Zum einen muss sonst irgendjemand im Betrieb alles im Kopf haben und dem Betriebsprüfer erklären können – auch wenn der Chef nicht da ist. Zum anderen ist die Dokumentation eine gute Basis für eine entspannte Betriebsprüfung.
• Aufwand: Für kleine Betriebe ist der Aufwand einigermaßen kalkulierbar: Rund ein Mann-Tag pro Mitarbeiter sollte genügen, wenn alle Informationen verfügbar sind.
• Prioritäten setzen: Statt akribisch alle Punkte im Detail abzuarbeiten, sollten sich Betriebe auf die risikorelevanten Aufgaben und Prozesse konzentrieren, auf Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bargeldgeschäfte, Belege, Verträge und Inventur.
• Entlastung: Nutzen Sie vorhandene Unterlagen, erstellen Sie Grafiken statt Texte und fragen Sie die zuständigen Mitarbeiter.
• Absichern: Ergänzend sind regelmäßige, stichprobenartige Kontrollen wichtig: Wenn Sie die ebenfalls gut dokumentieren, sind die Prüfer hoffentlich milde gestimmt.

Wer in seinem Betrieb buchführungsrelevante Daten elektronisch verarbeitet, der braucht eine Verfahrensdokumentation – so schreiben es die Grundsätze der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung (GoBD) vor. In der Praxis berichten jedoch Steuerberater immer wieder, dass viele Betriebe nicht wissen, wie wichtig die Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung ist. Und wer davon weiß, scheue oft den Aufwand.

Was sich nach viel bürokratischem Aufwand anhört, können kleine Betriebe jedoch mit relativ einfachen Mitteln selbst erstellen, wenn sie sich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren, sagt Steuerberater Michael de Beer von der Kanzlei Gehrke Econ in Hannover. Zudem habe eine Verfahrensdokumentation einen entscheidenden Vorteil: Sie helfe dem Betrieb dabei, eine Betriebsprüfung unbeschadet zu überstehen.

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Die Verfahrensdokumentation ist das Erste, was sich jeder Betriebsprüfer anschaut: „Sie ist wie ein Handbuch für den Betriebsprüfer, damit er sich schnell zurechtfindet“, sagt Steuerberater Michael de Beer. Denn in jedem Unternehmen sind die Abläufe und der EDV-Einsatz anders organisiert. Um sie beurteilen zu können, müssen Organisation und Abläufe für den Betriebsprüfer nachvollziehbar und nachprüfbar sein – anhand der Verfahrensdokumentation. „Wenn der Betriebsprüfer sieht, dass alles durchdacht und dokumentiert ist und regelmäßig intern kontrolliert wird, dann wird er kleine Fehler eher verzeihen, statt gleich die ganze Buchführung zu verwerfen.“

Es besteht zwar die Pflicht zum Erstellen einer schriftlichen Verfahrensdokumentation. In den GoBD heißt es aber dazu: Wenn Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der digitalen Buchführung auch ohne Verfahrensdokumentation gewährleistet sind, „dann stellt das Fehlen einer Verfahrensdokumentation allein keinen formellen Mangel dar, … der zum Verwerfen der Buchführung führen kann“, sagt de Beer.

Das bedeute umgekehrt aber auch, dass jemand im Betrieb ohne Dokumentation alle Infos im Kopf haben muss und so erklären kann, dass sie für den Prüfer leicht nachvollziehbar und nachprüfbar ist. Und das müsse selbst dann möglich sein, wenn der Chef gerade nicht da ist, zum Beispiel bei einer unangekündigten Kassennachschau. Deshalb rät de Beer dazu, eine Dokumentation zu erstellen, statt sich in einer solchen Stresssituation auf das Gedächtnis zu verlassen.

Gemäß den GoBD besteht eine Verfahrensdokumentation „in der Regel“ aus vier Teilen:

• Allgemeine Beschreibung: „Sie soll dem Betriebsprüfer einen Überblick über das Unternehmen verschaffen“, sagt de Beer. Was ist der Unternehmenszweck – was leistet oder produziert es? Aufbauorganisation: Wer hat welche Aufgaben im Betrieb? Ablauforganisation: Wie sind die Abläufe im Unternehmen strukturiert? Auch „steuerrelevante Eckdaten“ gehörten hinein, ergänzt der Experte, zum Beispiel wie der Betrieb den Gewinn ermittelt, die Rechnungseingänge bearbeitet, erfasst und ob es Bargeldgeschäfte gibt.
• Anwenderdokumentation: Sie soll laut de Beer alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse darstellen, auf kritische Bearbeitungsschritte hinweisen und Kontrollen schildern. Orientierung geben dabei die Kernprozesse. Wer erfasst zum Beispiel wie die Lieferantenstammdaten? Wie werden Sie auf Richtigkeit geprüft und welchen Weg nehmen sie innerhalb und zwischen DV-Systemen.
• Technische Systemdokumentation: Hier geht es um die Dokumentation der eingesetzten IT inklusive Hardware, Software, Konfigurationen und Berechtigungskonzepten wie auch des IT-Verantwortlichen und der Nutzer.
• Betriebsdokumentation: Sie soll dokumentieren, was der Betrieb unternimmt, damit seine EDV stabil und sicher funktioniert. Zu dokumentieren sind Anweisungen zur Betriebssicherheit und Zugriffsrechten. Auch Notfallpläne gehören dazu, falls das System ausfällt: Ist die ordnungsgemäße Buchführung dann gesichert, zum Beispiel durch Anweisungen für handschriftliche Aufzeichnungen und eine nachträgliche digitale Erfassung?

Der Aufwand für eine Verfahrensdokumentation hänge von vielen Faktoren ab, sagt Michael de Beer, von der Unternehmensgröße, den eingesetzten Datenverarbeitungssystemen, und der Organisationsstruktur. Im Durchschnitt schätzt der Steuerberater den Aufwand in kleinen Handwerksbetrieben auf einen Mann-Tag netto pro Mitarbeiter. „Ein Solo-Selbstständiger kann es ungefähr an einem Tag schaffen, in einem Drei-Mann-Betrieb werden circa drei Arbeitstage benötigt, wenn alle Informationen verfügbar sind.“

„Eine Verfahrensdokumentation hört sich nach viel Aufwand an“, sagt de Beer. „Aber letztlich sind das nur alles die Beschreibungen von Abläufen, über die man sich in jedem Unternehmen schon einmal Gedanken gemacht hat und für die oft schon entsprechende Unterlagen vorhanden sind.“ Jetzt komme es nur darauf an, diese Überlegungen zu bündeln.

Beim Erstellen einer Verfahrensdokumentation sollten Betriebsinhaber nicht akribisch jeden Punkt bearbeiten und darstellen, sondern zunächst „risikoorientiert“ vorgehen, rät de Beer. „Man sollte zuerst die Dokumentation zu den Bereichen erstellen, die sich ein Betriebsprüfer garantiert anschauen wird.“ In der Regel seien das vor allem diese sechs Punkte, die man Schritt für Schritt wie eine Arbeitsanweisung beschreiben sollte:

• Ausgangsrechnungen: Wer kalkuliert und schreibt die Rechnungen mit welcher Software? Woher stammen die Informationen (Stunden- und Materialzettel, andere Daten)? Wie erfolgt die Kalkulation? Wie gelangt die Rechnung in die Buchhaltung und wie kommt sie zum Kunden?
• Eingangsrechnungen: Wie kommen Rechnungen an, elektronisch und/oder per Post? Wer öffnet sie? Wer prüft sie wie? Wie kommt die Rechnung in die Buchhaltung? Wie erfolgt die Zahlung? Wie ist der Ablauf der Warenwirtschaft?
• Zahlungsverkehr über Banken: Mit welchem Banking-Verfahren arbeiten Sie? Wer ist dazu berechtigt und wie sieht das Berechtigungskonzept aus?
• Belege: Was passiert mit den Belegen? Werden sie im Betrieb erfasst oder durch den Steuerberater? Wie werden sie archiviert …?
• Vertragsmanagement: Wer schließt neue Verträge ab und worauf ist dabei zu achten, wie zum Beispiel auf die korrekten Umsatzsteuersätze?
• Inventuren: Wer macht wann und wie die Inventur? Hier genügt eine kurze Beschreibung

In den bargeldintensiven Gewerken und Betrieben gehört zudem die Beschreibung aller Bargeldprozesse ganz oben auf die Prioritätenliste: Wie werden die Einnahmen und Ausgaben erfasst? Wie wird deren Vollständigkeit sichergestellt? Wie erfolgen die Einzahlungen des Bargeldes auf das Geschäftskonto?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie sich Betriebsinhaber das Erstellen der Verfahrensdokumentation erleichtern können:

• Vorhandene Dokumentation: Zu vielen Aufgaben, Prozessen und Strukturen gibt es in Unternehmen schon Arbeitsanweisungen und Beschreibungen, mit deren Hilfe Mitarbeiter geschult und informiert werden. „Oft erstellen sich Mitarbeiter auch selbst solche Unterlagen als Gedächtnisstütze, oder um Kollegen zu informieren“, berichtet de Beer.
• Stichworte und Grafiken statt langer Texte: Sie müssen nicht alles ausführlich in Worte fassen und beschreiben. Meist genügen Stichworte oder Grafiken. „Mit Diagrammen kann man Strukturen und Abläufe in einem Unternehmen viel schneller darstellen und für den Betriebsprüfer sind sie auch einfacher nachvollziehbar“, sagt de Beer.
• Screenshots: Für die Anwenderdokumentation eignen sich oft Screenshots mit kurzen stichwortartigen Erklärungen, wo welche Daten eingegeben werden und was dann passiert. Ausführlichere Beschreibungen seien nur bei „risikorelevanten“ Aufgaben erforderlich, sagt der Steuerberater
• Anbieter-Unterlagen: Wenn möglich, sollten Sie in der Verfahrensdokumentation auf Unterlagen zur Soft- und Hardware von Anbietern verweisen. Das können Handbücher und Beschreibungen der eingesetzten Hardware sein, aus denen die technischen Daten hervorgehen oder die Nutzerhandbücher von Software-Herstellern. Diese Unterlagen müssen Sie dann allerdings auch griffbereit haben.

Zudem rät de Beer, die Mitarbeiter einzubeziehen. „Oft können sie die Aufgaben, die sie erledigen, selbst am schnellsten beschreiben.“

Die GoBD schreiben vor, dass Daten unverändert alle EDV-Systeme und Schnittstellen durchlaufen müssen. Der Nachweis gehört in die Anwender-Dokumentation, ist allerdings nur schwer und mit entsprechender Sachkenntnis zu erbringen.

Hier kann die Verfahrensdokumentation dem Unternehmen helfen: „Statt die Funktionen innerhalb der Software zu überprüfen, können Sie die Ergebnisse prüfen und in der Verfahrensdokumentation festhalten“, sagt de Beer: „Wenn Sie einen Testkauf machen, die Daten alle Systeme durchlaufen und am Ende die Buchung richtig und mit unveränderten Daten herauskommt, dann wird auch die Software richtig funktionieren.“ Das sei zwar keine Garantie, da jedes System gehackt werden kann. Doch es zeige dem Finanzamt, dass der Betrieb alles in seiner Macht Stehende unternimmt, um die GoBD einzuhalten.

Den Aufbau eines internen Kontrollsystems (IKS) schreiben die GoBD ausdrücklich vor. Der Aufbau des IKS wie auch die Ergebnisse der Kontrollen müssen Sie ebenfalls in der Verfahrensdokumentation darstellen. Der Zweck eines IKS: Betriebe sollen die Einhaltung der in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse regelmäßig kontrollieren, dokumentieren und bei Bedarf aktualisierten.

Konkret bedeutet das: Halten Sie in der Verfahrensdokumentation fest, welche Abläufe Sie wie oft und auf welche Weise kontrollieren. Beispiel Eingangsrechnungen: Überprüfen Sie einmal im Monat an drei oder fünf Eingangsrechnungen, ob sie entsprechend den in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Abläufen bearbeitet werden, ob die gebuchten Daten am Ende sachlich richtig sind und welche Punkte Sie dabei genau überprüfen. „Und wenn Sie dabei feststellen, dass sich Abläufe aus gutem Grund geändert haben, dann halten Sie dies in der Dokumentation fest und passen die Verfahrensdokumentation an die neuen Abläufe ebenfalls an“, sagt de Beer.

Der Steuerberater sieht in diesen regelmäßigen Kontrollen und Updates eine große Chance, die Betriebsprüfer von der Zuverlässigkeit der Verfahrensdokumentation zu überzeugen: „Wenn das gelingt, dann ist die Wahrscheinlichkeit, in der Prüfung böse Überraschungen zu erleben, deutlich geringer.“

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