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Handwerker berichten: Darum nutzen wir digitale Zeiterfassung!

Vier Betriebe, vier verschiedene Zeiterfassungsapps – keine Sehnsucht nach dem alten Lohnzettel. Diese Handwerker verraten, wie sie mit digitaler Zeiterfassung Zeit und Nerven sparen und mehr Kontrolle über ihre Projekte bekommen.

Auf einen Blick:

  • Auf Facebook haben wir das Handwerk gefragt: „Welche Zeiterfassungssoftware nutzen Sie?“ Einige Betriebe haben geantwortet. Sie erzählen, wie die Arbeit mit ihren Apps aussieht und welche Vorteile ihnen die digitale Zeiterfassung bringt.
  • Zeitsparen nachrangig: Durch die digitale Zeiterfassung Zeit zu sparen, ist nur für einige Betriebe überhaupt ein Vorteil der Softwarenutzung. Und längst nicht der wichtigste.
  • Viel wichtiger: Die digitale Zeiterfassung macht die Arbeiten auf den Baustellen transparent. Unternehmer können so sehen, wo sie im Zeitplan sind und wo die Kalkulation von der Realität abweicht. Das verbessert die Planung, außerdem können die Unternehmer schnell eingreifen, wenn etwas aus dem Ruder läuft.

von Denny Gille

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Tischlerei berichtet: „Wesentlich weniger Stress für alle!“

Die Tischlerei Artfischer hat seit rund 1,5 Jahren die Zeiterfassungssoftware Mite im Einsatz. „Unsere Anforderung an die Software war vor allem, dass sie benutzerfreundlich ist“, sagt Gebkea Nieter, kaufmännische Geschäftsleitung bei Artfischer. „Auch die Optik war ein großes Thema.“ Mite habe diese Anforderung erfüllt. So gelang die Umstellung in nur kurzer Zeit. Auch, weil der Betrieb mit digitaler Zeiterfassung schon praktische Erfahrungen hatte. „Vorher haben wir das über ein ERP-System realisiert, was aber wesentlich aufwendiger war“, erzählt Gebkea Nieter.

Der größte Vorteil: „Für uns ist Mite im Controlling existenziell wichtig“, erklärt Nieter. In der Software können aktuelle Bauprojekte angelegt werden. Die Mitarbeiter buchen ihre Stunden dann auf das Projekt. So hat Artfischer nicht nur die Zeiten der Mitarbeiter im Blick, sondern sieht auch, wie viele Arbeitsstunden bereits in ein Projekt geflossen sind. „Ich sehe leicht, wie weit ein Projekt ist und ob es im Zeitplan liegt“, erklärt Nieter. „Das ist eine große Erleichterung.“

Auch spart die digitale Zeiterfassung dem Betrieb Zeit. Einmal im Monat wird elektronisch abgerechnet. „Das händische Zusammenzählen sparen wir uns, was auch die Fehlerquote reduziert“, sagt Nieter. Früher lief man den Zetteln hinterher und säumige Mitarbeiter mussten am Monatsende ihre Zeiten nachtragen, weil sie sie nicht jeden Tag notiert haben. „Jetzt sparen wir im Büro einen halben Tag im Monat“, erklärt Gebkea Nieter. „Und es ist wesentlich weniger Stress für alle!“

Wollen Sie mehr wissen? Die Weblinks zu Mite finden Sie hier.

Raumausstatter erzählt: „Alle Zeiten sind ordentlich dokumentiert.“

Die Herrenknecht Raumausstattung und Autosattlerei aus Schwanau arbeitet seit einem halben Jahr mit Digi Zeiterfassung. „Ich bin überzeugt, dass das Zukunft hat“, sagt Geschäftsführer Ralf Herrenknecht. Zwei bis drei Monate habe die Eingewöhnungszeit gedauert. Acht der 12 Mitarbeiter arbeiten mit der Zeiterfassung – für die vier Büromitarbeiter brauche man sie nicht. Digi läuft mobil, entweder per App auf dem Smartphone oder über ein Handerfassungsgerät. „Die App ist komfortabler“, urteilt Herrenknecht.

Einen großen Vorteil der Software sieht der Unternehmer im Controlling. Mit der Zeiterfassung registriert der Unternehmer nicht nur Arbeitszeiten pro Mitarbeiter, sondern kann sie auch den Arbeitsbereichen – etwa Polsterei, Gardinen, Autosattlerei – und einzelnen Projekten zuordnen.

Das ist bei der Nachkalkulation hilfreich. Beispiel: Der Betrieb kalkuliert ein Angebot mit fünf Stunden. Der Auftrag ist fertig und das Rechnungsprogramm errechnet auf Basis der Zeiterfassungsdaten, dass der Auftrag sechs Stunden beansprucht hat. „Dann ist das erstmal ärgerlich, aber beim nächsten ähnlichen Angebot, kann ich den Aufwand zuverlässiger kalkulieren“, erklärt Herrenknecht.

Zeit spart der Unternehmer nach eigenen Angaben nicht durch den Einsatz der Software. Sie habe aber den Betriebsüberblick verbessert. „Die Stunden werden genauer abgerechnet, das Aufschreiben der Stunden weniger vergessen und alle Zeiten sind ordentlich dokumentiert“, erklärt der Unternehmer. Einen positiven Effekt hat das auch für die Mitarbeiter. Sie rechnen 5-Minuten-genau ab, so steht am Monatsende manchmal eine Stunde mehr auf dem Lohnzettel.

Wollen Sie mehr wissen? Die Weblinks zu Digi finden Sie hier.

Bauunternehmer resümiert: „Mir spart es Nerven und manchen Weg zur Baustelle.“

Der Bauunternehmer Dirk Mrotzek arbeitet seit fünf Jahren mit der digitalen Zeiterfassungssoftware 123erfasst. Etwa drei Monate habe die Eingewöhnungszeit im 13-Mitarbeiter-Betrieb gedauert. „Die Software ist schnell, verständlich und bedienerfreundlich“, resümiert Dirk Mrotzek.

Meist gibt ein Teamführer auf der Baustelle die Zeiten für die Mitarbeiter direkt vor Ort ein. Zudem werden feste Baustellenzeiten hinterlegt. Vorteil: „Wenn jemand vergisst, sich abzumelden, kann das System die Zeit automatisch ergänzen.“ Die Mitarbeiter können ihre Zeitkonten abfragen und erhalten am Monatsende über eine Schnittstelle zur Lohnabrechnungssoftware ihre Abrechnung.

Doch die App kann mehr als reine Zeiterfassung: So lassen sich weitere Funktionen zur Baustellendokumentation nutzen – inklusive Geräteeinsatz, Materialverbrauch, nachfolgende Unternehmen. Mrotzek Bau nutzt einige Zusatzfunktionen etwa zum Abspeichern von Baustellenfotos und zur Dokumentation der Wetterverhältnisse, die einen Effekt auf das Bauprojekt haben.

„Für mich ist auch wichtig, dass ich die Baustelle nach Projektabschnitten, wie Fundament, Erdgeschoss, Obergeschoss, untergliedern kann“, sagt Mrotzek. „So sehe ich, wie viel Zeit wo verbraucht wurde und ob die Bauabschnitte im Zeitplan sind.“ Die Software erleichtere das Projektcontrolling. „Mir spart es Nerven und manchen Weg zur Baustelle“, sagt Mrotzek. Auch in der Lohnabrechnung spürt er eine Erleichterung. „Die Montagmorgende sind ruhiger.“

Wollen Sie mehr wissen? Die Weblinks zu 123erfasst finden Sie hier.

Malermeister macht es selbst: mit eigener App für Handwerker

Ein unter Handwerkern eher seltenes Hobby hat Malermeister Wolfgang Litti aus Herford. „Ich programmiere nebenberuflich Apps für das Handwerk“, erzählt der Meister. Und so ist auch die Zeiterfassungsapp, die Litti in seinem Betrieb nutzt, eine Eigenentwicklung. Name: Stundenzettel Einfach Easy. Laut eigener Aussage spart der Malermeister mit der Nutzung der App mindestens 50 Prozent bei der Zeiterfassung. So nutzt er sie: Seine Zeiten erfasst er in der App wahlweise per Stoppuhr oder per Normaleingabe. Am Ende des Abrechnungszeitraums lässt sich per Exportfunktion ein PDF erstellen und per Mail versenden. Auch lassen sich in der App die einzelnen Tätigkeiten inklusive benötigter Zeit dokumentieren. Mit einer Eingabefunktion für Quittungen ist auch der Materialbedarf sauber dokumentiert.

Wollen Sie mehr wissen? Die Weblinks Stundenzettel Einfach Easy finden Sie hier.