Die gute Nachricht ging sofort durch viele Medien: "Neue Gehaltsextras: Smartphones, Software amp; Co." titelte so mancher Internetdienst. Betriebe könnten ihren Mitarbeitern nun Tablets, Smartphones und auch PCs und Monitore als steuerfreie Gehaltsextras spendieren.
Ganz verkehrt ist das nicht - ganz richtig allerdings auch nicht. In welchen Fällen Sie Mitarbeitern solche Geräte tatsächlich steuer- und sozialabgabenfrei überlassen können, erläutert Dirk Witte, Steuerberater aus Oldenburg:
1. Nur zu betrieblichen Zwecken
Wie bisher schon dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Handys und PCs zu betrieblichen Zwecken überlassen. Durch eine Änderung des § 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz sind nun auch offiziell Smartphones und Tablets wie iPhone und iPad hinzugekommen. Eine betriebliche Nutzung kommt zum Beispiel bei allen Mitarbeitern im Außendienst infrage, die telefonisch erreichbar sein müssen. Der Einsatz von Tablets setzt voraus, dass die Mitarbeiter entsprechende Aufgaben im Außeneinsatz oder daheim mit diesen Geräten für den Betrieb übernehmen.
2. Im Idealfall: mit Flatrate
Es gilt weiterhin der Grundsatz, dass die betriebliche Nutzung überwiegen muss. Sofern der Fiskus das überhaupt ermitteln kann. Witte rät dringend dazu, für die den Mitarbeitern überlassenen Geräte Flatrates für Telefonie und Internet abzuschließen und grundsätzlich auf einen Einzelverbindungsnachweis zu verzichten. "Dadurch ist nicht mehr einsehbar, wie hoch der Privatanteil ist."
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3. Mobile Geräte daheim: vor allem für Mitarbeiter im Außendienst!
Hier einige Beispiele, wann Sie Tablets und Smartphones Mitarbeitern steuerfrei überlassen können - und wann nicht.
Innendienstler gehen meist leer aus
In der Regel kommen solche mobilen Geräte eher für Mitarbeiter im Außendienst infrage. Wer ausschließlich im Betrieb tätig ist und auch keine Heimarbeit leistet, geht meistens leer aus. Doch es gibt auch Ausnahmen, wie einige Beispiele zeigen.
Fall 1: Tischlergeselle regelmäßig bei Kunden im Einsatz - mobile Geräte gehören dazu
Muss der Mitarbeiter telefonisch erreichbar sein, ist ein Smartphone steuerfrei einsetzbar. Tablet: Nutzt der Mitarbeiter das Tablet betrieblich bei den Kundenterminen, zum Beispiel um Muster zu zeigen oder Skizzen zu machen, ist das Tablet steuerfrei im Einsatz.
Fall 2: Tischlergeselle nur in der Werkstatt - keine "Extras"
In diesem Fall wären Smartphone und Tablet nur schwer zu rechtfertigen. Selbst wenn der Mitarbeiter ein Smartphone benötigt, weil das Betriebsgelände inklusive Lager sehr groß ist und er nur so immer erreichbar ist: Dann würde er das Telefon nur innerbetrieblich benötigen - kein Grund also, es mit nach Hause zu nehmen.
Fall 3: Friseurgeselle nur im Salon tätig - kein "Extra"
Auch wenn mittlerweile iPads in vielen Salons zum Kundenservice gehören: Nach Feierabend mit nach Hause nehmen dürfen Mitarbeiter die Geräte nicht - jedenfalls nicht steuerfrei.
Fall 4: Friseurgeselle im mobilen Einsatz - Smartphone und Tablet möglich
Besucht Ihr Mitarbeiter regelmäßig in Ihrem Auftrag Kunden, zum Beispiel in Altenpflegeheimen oder daheim, dann wären Smartphone (Erreichbarkeit) und Tablet (Präsentation) gerechtfertigt und er könnte die Geräte steuerfrei abends mit nach Hause nehmen.
Fall 5: Bäckergeselle als Springer auf Abruf - Smartphone ja, Tablet nein
Eigentlich benötigen Bäckergesellen typischerweise keine mobilen Geräte, die sie auch mit nach Hause nehmen. Sie können Arbeit nicht mit nach Hause nehmen, haben keine Außentermine ... Doch es gibt eine Ausnahme, die zumindest ein dienstliches Smartphone rechtfertigen würde: Arbeitet der Mitarbeiter regelmäßig als Springer auf Abruf, um bei Krankheit, Urlaub etc. flexibel einzuspringen, müsste er telefonisch erreichbar sein.
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Der besondere Dreh: das iPad zur Fortbildung für fast jeden
Einen speziellen Dreh gibt es allerdings, mit dem Sie auch dem einen oder anderen Mitarbeiter zusätzlich ein steuerfreies iPad spendieren können:
Wenn Sie von Mitarbeitern erwarten, dass sie sich daheim fortbilden und zu diesem Zweck Fachzeitschriften lesen, dann können Sie diesen Mitarbeitern zu diesem Zweck natürlich ein Tablet überlassen.
Doch auch hier gilt Vorsicht: Es sollte sich schon um ein Berufsbild handeln, bei dem es regelmäßigen Fortbildungsbedarf gibt. Auslieferungsfahrer und Lagerhelfer gehören eher nicht dazu. Doch für die meisten Ausbildungsberufe im Handwerk dürfte dieses Kriterium zutreffen - Fortbildungsbedarf besteht ja fast ständig.
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4. Vorsicht bei verkapptem Lohnersatz
Nicht geeignet sei die Neuregelung jedoch, um Lohnnebenkosten zu sparen, warnt Witte: "Wer jetzt einen betrieblichen Zweck findet und ein Smartphone als eine Art Lohnersatz spendiert, wird sehr schnell auffliegen!" Die Finanzverwaltung werde sehr genau beobachten, ob durch die Überlassung eines Gerätes Löhne ersatzweise ausgezahlt werden. Unterstützung bekommen die Finanzämter dabei durch die Betriebsprüfer der Rentenversicherung, die entsprechende Einkommensänderungen registrieren und weitermelden.
5. Vorsicht: TV überlassen?
Auch die Überlassung von datenübertragungsfähigen Fernsehgeräten kommt nach der Gesetzesänderung infrage. Davon rät Witte jedoch dringend ab: "Die notwendige betriebliche Nutzung wird in der Praxis nur für ganz wenige Berufsgruppen zutreffen, zum Beispiel für Softwareentwickler."
Die gute Nachricht: Rückwirkend bis 2000
Wer Mitarbeitern schon früher solche Geräte zur Verfügung gestellt hatte, kann sich nun ebenfalls auf die Neuregelung berufen: Die Änderung gilt für alle noch offenen Steuerfälle ab dem Jahr 2000.
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