Schöne neue Bankenwelt: Weil Zahlungen innerhalb der Europäischen Union künftig schneller und reibungsloser fließen sollen, kommt auf Unternehmen jetzt erst einmal eine Menge Arbeit zu.
Keine einzige Bankverbindung bleibt, wie sie war. Kümmern müssen sich die Betriebe auch um um jede Einzugsermächtigung und um jedes Abbuchungsverfahren.
Wer das bis zum 1. Februar 2014 nicht erledigt hat, muss mit Zahlungsverzögerungen und Liquiditätsproblemen rechnen. Das bedeutet: jede Menge Ärger mit Lieferanten, Mitarbeitern, Kunden und Banken.
„Das ist eine wichtige Aufgabe, die man nicht vor sich herschieben sollte“, rät daher Unternehmensberater Carl-Dietrich Sander aus Neuss.
Neue Bankverbindungen werden Pflicht
Ab dem 1. Februar 2014 wird die Kontonummer durch die sogenannte IBAN (International Bank Account Number) ersetzt. Für Zahlungen in andere Staaten benötigen Sie zudem den BIC (Business Identifier Code).
Beides gibt es schon: Sie finden IBAN und BIC auf Ihrem Kontoauszug. Darum sollten Sie jetzt schon im Schriftverkehr zusätzlich zur alten Kontonummer und Bankleitzahl auf Ihre IBAN hinweisen.
Ab dem 1. Februar 2014 hat die alte Bankverbindung nichts mehr in Ihren Geschäftspapieren zu suchen.
Ebenso benötigen Sie die IBAN von Lieferanten, Dienstleistern und Mitarbeitern. Sie können die IBAN bei jedem einzeln abfragen. Alternativ gibt es kostenlose und kostenpflichtige Dienste im Internet, welche die IBANs berechnen. „Aber wie zuverlässig diese Dienste arbeiten, kann ich nicht beurteilen“, sagt Sander. Sein Rat: „Fragen Sie Ihre Hausbank oder den Anbieter Ihrer Zahlungssoftware, ob sie Ihnen die Umwandlung abnehmen können.“
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Neue Grundregeln für alle Lastschriften
Noch mehr Aufwand kommt auf die Betriebe durch die neuen Verfahren für Einzugsermächtigungen und Lastschriftabbuchungen (nur für Firmenkunden und Lieferanten) zu. Vom 1. Februar 2014 an akzeptieren Banken nur noch Lastschriften, die dem neuen SEPA-Verfahren entsprechen. SEPA steht für Single Euro Payments Area (einheitlicher europäischer Zahlungsverkehrsraum). Das bedeutet zunächst einmal:
- Sie müssen zur Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren eine neue Inkassovereinbarung mit Ihrer Bank schließen. Das war auch schon vorher so, muss nun jedoch erneuert werden.
- Sie benötigen eine Gläubiger-Identifikationsnummer der Deutschen Bundesbank, die Sie unter bundesbank.de online beantragen müssen.
- Sie müssen eine Mandatsliste führen, in der Sie jeden Kunden anhand einer eindeutigen Nummer identifizieren können.
- Sie müssen mit dem Anbieter Ihrer Zahlungssoftware klären, ob die Software SEPA-fähig ist.
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Lastschrift mit Einzugsermächtigung (SEPA-Basismandat)
Ziehen Sie Rechnungsbeträge per Einzugsermächtigung ein, müssen Sie Folgendes beachten:
- Liegt die Einzugsermächtigung noch im Betrieb vor? Dann genügt es, wenn Sie Ihre Kunden schriftlich darüber informieren, dass Sie künftig Beträge per SEPA einziehen.
- Liegt die Einzugsermächtigung nicht mehr vor, müssen Sie sich diese neu für das SEPA-Verfahren erteilen lassen.
- Sie müssen Kunden im Voraus über jeden anstehenden Zahlungseinzug informieren. Handelt es sich um regelmäßige und gleichbleibende Beträge, dann genügt es, wenn Sie Kunden einmalig unter Angabe von Betrag und Einzugsterminen informieren.
- Neu ist auch, dass Zahlungspflichtige ab sofort — also nicht erst ab 2014 — eine Widerspruchsfrist von acht Wochen haben. Bisher lag diese Frist bei sechs Wochen. „Das hat auch Auswirkungen auf die Kontokorrentkreditlinie“, warnt Sander. „Das ist das Lastschrift-Obligo: Die Bank kürzt die Kreditlinie jeweils für jede Abbuchung per Einzugsermächtigung für genau diese acht Wochen, bis eine Rückbuchung nicht mehr möglich ist.“
Speziell nur für den Zahlungsverkehr unter Unternehmen gibt es die Lastschrift im Abbuchungsverfahren. Der Unterschied: Der Zahlungspflichtige muss den Auftrag seiner Bank erteilen. Der Zahlungspflichtige hat kein Rückgaberecht wegen Widerspruch. Beim Abbuchungsverfahren benötigen Sie in jedem Fall eine neue Vereinbarung mit Ihren Kunden für dieses SEPA-Firmen-Lastschriftmandat.
Sprechen Sie mit Ihrer Bank!
Noch ist nach Sanders Einschätzung unklar, ob und wie die Banken ihre Kunden bei der Umstellung unterstützen: Ermittlung der IBANs, Musterschreiben für die Lastschriftkunden, Softwareunterstützung — alles das ist denkbar. Darum rät Sander, Finanzierungsexperte im
KMU-Beraterverband, den Unternehmern zu einem persönlichen Gespräch mit der Bank: „Die Bank kann aufgrund der bisherigen Zahlungsstrukturen einschätzen, welche Aufgaben in welchem Umfang auf einen Betrieb zukommen. Und nur die Bank weiß, ob sie die Betriebe dabei unterstützen wird.“
Mit wieviel Aufwand müssen Sie rechnen? Wie hilft die Bank? Was passiert, wenn ein Kunde falsch überweist? Diese Fragen beantwortet ein Banker auf der nächsten Seite!
3 Fragen an Peter Skulski, Leiter des SEPA-Projekts der Sparkasse Hannover
Wie aufwendig ist die Umstellung auf IBAN und SEPA für einen Handwerksbetrieb?
Peter Skulski: Das hängt davon ab, wie viele Lastschriftkunden ein Unternehmen hat. Wer keine Lastschriften einzieht, der muss nur Kontonummern auf IBAN umstellen. Wer Lastschriften und Abbuchungen nutzt, hat mehr Aufwand, abhängig von der Zahl der monatlichen Lastschriften. Die Umstellung dürfte einen kleinen Handwerker mit zum Beispiel monatlich 20 Lastschriften einmalig ein bis zwei Arbeitstage netto kosten.
Welche Unterstützung kann ein Firmenkunde von seiner Hausbank erwarten?
Wir laden alle Firmenkunden, die Lastschriften ziehen, schriftlich zu einer persönlichen Beratung ein. Daneben bieten wir Informationsveranstaltungen, eine telefonische Hotline zu allen SEPA-Fragen und viele Hilfestellungen im Internet unter sparkasse-hannover.de/sepa. Die Infos im Internet sind frei zugänglich und kostenlos. Dazu gehören eine Checkliste für ein systematisches Vorgehen, Musterformulare für Lastschriften und ein kleines Programm zur automatischen Umrechnung von Kontonummern in die neuen IBANs. Zusätzlich beraten - bei Bedarf - unsere Experten für Electronic Banking bei der IBAN-Umstellung. Zieht ein Kunde mehr als 500 Lastschriften monatlich, dann überlegen wir gemeinsam, ob eventuell zusätzlich eine externe Beratung sinnvoll ist.
Was passiert, wenn ein Privatkunde oder ein Firmenkunde nach dem 1. Februar 2014 für eine Überweisung eine alte Kontonummer statt der IBAN nutzt?
Für Privatkunden gilt bis zum 1. Februar 2016 eine Übergangsfrist: Online-Überweisungen und Überweisungsträger werden automatisch umgestellt. Diese Übergangsfrist gilt nicht für Firmenkunden: Hier unterstützt unsere aktuelle Firmenkundensoftware durch eine Umstellung der alten Kontonummer. Reicht der Firmenkunde allerdings über eine Fremdsoftware Überweisungen mit alten Kontonummern ein, dürfen wir diese Daten nicht umrechnen. Betriebe, die Fremdsoftware nutzen, sollten daher ihren Software-Anbieter nach der SEPA-Tauglichkeit fragen.
Die Hauptaufgabe sind aber die Lastschriften: Wer Lastschriften nutzt und sich erst am 1. Februar 2014 um SEPA kümmert, der wird kurzfristig keine Lastschriften ziehen können, denn die Umstellung dauert ein paar Tage. Je eher Firmenkunden hier aktiv werden, desto geringer ist das Risiko eines Engpasses im Februar.
(jw)
