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Ob Umwelt-, Qualitäts- oder integriertes Managementsystem: Wer Prozesse und Strukturen im Betrieb optimieren will, stößt immer wieder auf große Managementsysteme. Doch die stellen hohe Anforderungen an Unternehmen. Ob sich der Aufwand wirklich lohnt?
"Ein Qualitätsmanagementsystem ist die Grundlage einer klaren Organisation", sagt Thomas Warntjen. Ein Umweltmanagementsystem sei im Grunde ein Qualitätsmanagementsystem (QM) mit einem Schwerpunkt auf ökologischen Gesichtspunkten, ergänzt der Leiter der Innovationszentren der Handwerkskammer Braunschweig-Lüneburg-Stade. Wer ein Managementsystem (MS) einführen will, solle zunächst seine Ziele definieren und dann prüfen, ob schon Informationen oder Strukturen im Betrieb vorhanden sind, an die sich anknüpfen lässt, um den Aufwand zu minimieren. So setze zum Beispiel das Umweltmanagementsystem (UMS) nach der Norm ISO 14 000 auf das Qualitätsmanagementsystem nach der Norm ISO 9001/2008 auf.
Rainer Breuer, Geschäftsführer von Biofleisch Bakenhus in Großenkneten, ist die Entscheidung für ein großes UMS leicht gefallen. Der Betrieb hatte bereits Bioland- und DLG-Auszeichnungen. "Als Biofleischer muss ich ohnehin umfangreiche Dokumentationen führen", sagt er. In einem Verbund aus mehreren Unternehmen unterschiedlicher Branchen hat er EMASeasy angewendet und darf seit diesem Sommer das EMAS-Zertifikat führen. – EMAS steht für "Eco Management and Audit Scheme" und ist ein Gemeinschaftssystem für Umweltmanagement und Umweltbetriebsprüfung der Europäischen Union.
Von der Beschlussfassung bis zur fertigen Umwelterklärung, die er auf seiner Homepage veröffentlicht hat, sind 18 Monate intensiver Arbeit vergangen. "Ich habe einen ganz anderen Blick für mein Unternehmen bekommen", sagt Breuer, der konkret profitiert. "Wir haben unser Abfallsystem optimiert und unsere Energieeffizienz erhöht. Pro Jahr sparen wir 51 Tonnen CO2 ein, der Umstieg auf Ökostrom bringt monatlich 150 Euro." Zudem seien die Arbeitsabläufe stringenter geworden und die Rechssicherheit gewachsen. Über die Höhe der Ersparnis insgesamt kann er noch keine Aussage machen. Auf der anderen Seite stehen die Kosten: für die Registrierung rund 250 Euro, für den Gutachter zwischen 1500 und 2000 Euro – zuzüglich der Zeit, die der Unternehmer investiert hat.
Wo die Möglichkeiten für eine umfangreiche Zertifizierung nicht vorhanden sind, kann eine kleinere Lösung sinnvoll sein, weiß Colette Bomnüter, im ökologischen Bereich ist es das Ökoprofit-Zertifikat. Die standardisierte Zertifizierungsmethode gebe weniger Strukturen vor als EMAS oder ISO 14 000, sagt die Innovationsberaterin der Handwerkskammer Braunschweig-Lüneburg-Stade. Bei Ökoprofit arbeiteten mehrere Betriebe in regionalen Workshops zusammen. Es werde in unterschiedlicher Höhe kommunal gefördert. In Lüneburg beispielsweise liegen die Kosten für Betriebe nach Förderung bis zu 20 Mitarbeitern bei 1200 Euro, über 500 Mitarbeitern bei 5000 Euro.
Wer keinen ökologischen Schwerpunkt setzen will, aber sich dennoch für ein QM interessiert, findet Informationen auf der nächsten Seite.
Für wen eignet sich ein QM?
"Ein QM ist ein Führungsinstrument. Es setzt Schwerpunkte auf Kundenorientierung und Zielerreichung ", sagt Thomas Warntjen. Er weiß, wann ein QM Sinn macht.
Mitarbeiterzahl: Es gibt keine Mindestanzahl an Mitarbeitern. Ein QM lohnt sich auf jeden Fall bei Betrieben mit mehreren Abteilungen und einer oder mehreren Führungsebenen. Wenn ein wichtiger Kunde auf einer Zertifizierung besteht, kann ein QM für einen Kleinbetrieb sinnvoll sein. Eine Abwägung von Nutzen und Aufwand führt zur Entscheidung.
Einstellung: Chef und Mitarbeiter müssen dahinter stehen. Wird es vor allem als bürokratische Last empfunden, hat es keinen Sinn.
Ablauf: Die meisten Handwerksbetriebe wählen die international anerkannte Zertifizierung nach der ISO Norm 9001:2008. Sind alle Daten erhoben und die Abläufe beschrieben, prüft der Zertifizierer die Dokumentation. Ist sie in Ordnung, wird ein Audittermin im Betrieb vereinbart, um zu überprüfen, ob das QM gelebte Praxis ist. Wird das QM richtig angewandt, stellt sich schnell ein Nutzen ein.
Kosten: Der Aufbau des Systems ist zeitaufwendig, er dauert ein Dreiviertel bis ein Jahr. Die externen Kosten sind abhängig von der Betriebsgröße. Tipp: Wer seine Abläufe verbessern will, das Zertifikat aber nicht braucht, kann auf die externe Gutachterleistung verzichten.