Ein kaufmännisches PC-Programm nimmt Ihnen viel Arbeit ab wenn es zum Betrieb passt. So finden Sie die richtige Lösung.
Von Manfred Fischer
Schreibarbeit raubt Zeit und Nerven. Alexander Uthe macht es sich einfach. Statt stundenlang in die Tasten zu hauen, klickt der 35-jährige Elektromeister aus Hameln durch das Menü seiner Branchensoftware. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen all das hat der Chef eines Betriebs mit fünf Mitarbeitern im Nu vom Tisch. Die Musterformulare und Kalkulationshilfen sind schon praktisch, lobt er die Technik. Zeit spart er vor allem auch, weil er die Artikeldaten seines Großhändlers über eine Schnittstelle automatisch ins Programm überträgt.
Und Zeit ist nicht das einzige, was auf der Habenseite zu Buche schlägt. Dank der Software behält Uthe auch leicht den Überblick übers Geschäft. Ich sehe sofort, welche Rechnungen offen sind, gut und schlecht zahlende Kunden kann ich fein säuberlich auseinanderhalten. Schwarzen Schafen verpasst er einen Merker, für Top-Kunden hinterlegt er Rabatte.
Seit vier Jahren setzt Uthe die Lösung ein. Sie stammt von Sander amp; Doll. Davor hatte er ein simples Fakturierungsprogramm. Da hatte ich zu wenig Möglichkeiten, erzählt er. Davon kann jetzt nicht die mehr Rede sein. Auch der Preis seiner Lösung ist kein Thema : Die 3000 Euro haben sich längst gerechnet.
Schon Lösungen für viel weniger Geld zahlen sich aus, betont Ulrike Teepe-Muhle. Die Software-Trainerin aus Osnabrück rät Handwerkern, so vorzugehen:
Vollversion?
Nicht gleich alles auf einmal anschaffen, ein Modul für die Auftragsbearbeitung oder Finanzbuchhaltung genügt für den Anfang, sagt die Expertin. Ebenso gelte danach: Nichts überstürzen, sondern Schritt für Schritt erweitern. Für sehr kleine Betriebe könne eine einfache Lösung von der Stange völlig ausreichen.
Module?
Die Preise von Basisprogrammen unterscheiden sich teils erheblich. Es gebe Anbieter, die sich jedes noch so kleine zusätzliche Modul teuer bezahlen ließen, warnt sie. Unterm Strich komme man dann häufig schlechter weg als bei Anbietern, deren Basisprogramme mehr kosten.
Branchenlösung?
In einigen Gewerken sind spezielle Lösungen unabdingbar, etwa in der Baubranche für die Lohnabrechnung. Wo das nicht zutrifft, empfiehlt Teepe-Muhle eine branchenübergreifende Software, die sich an individuelle Anforderungen anpassen lässt. Bei Lösungen, die nur für Vorprodukte bestimmter Händler ausgelegt sind, rät sie zur Vorsicht: Neuer Lieferant, neue Software!
Datenvolumen?
Kaufmänniche Programme schlucken je nach Hersteller und Ausbaustufe unterschiedlich viele Datensätze. Mitunter ist bei 1000 Buchungen schon Schluss. Außerdem zu beachten: die Zahl der Mitarbeiter und der Artikel (Lagerhaltung).
Kontenpläne?
Die Lösung sollte unbedingt standardisierte Kontenrahmen enthalten, wie sie auch der Steuerberater hat, sagt die Software-Trainerin. Solche standardisierten Kontenpläne nachträglich anzulegen, könne sehr aufwändig sein.
Das sollten Sie nicht vergessen
Netzwerk?
Die Software sollte so gestrickt sein, dass sie auf einem Netzwerk-Server läuft und damit prinzipiell an mehreren PC-Arbeitsplätzen gleichzeitig nutzbar ist. Netzwerkfähig heißt noch nicht, dass Sie sie beliebig nutzen können. Je nach Zahl der Arbeitsplätze müssen Sie Linzenzgebühren zahlen. Die Hersteller langen hier sehr unterschiedlich zu.
Schnittstellen?
Achten Sie darauf, dass Sie Daten aus anderen Programmen wie Word, Excel oder Fibu-Lösungen einlesen können. Prüfen Sie, welche Schnittstellen die Software standardmäßg hat und welche extra kosten. Wichtig sind etwa ASCII-, Datanorm-, UGL- oder Datev-Schnittstelle.
Formulare?
Klären Sie, ob Sie Briefe, Rechnungen und andere Dokumente selbst gestalten können. Falls nicht: Wie viel verlangt der Software-Anbieter für individuelles Formular-Design?
Auswertungen?
Zu einer Profi-Lösung gehört, dass sie eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ermöglicht. Beiwerk wie bunte Grafiken sind hübsch anzusehen, bringen aber keine weiteren Infos darauf können Sie also verzichten.
Updates?
Module für die Lohn- und Finanzbuchhaltung müssen fortlaufend an die gesetzlichen Änderungen angepasst werden. Welchen Update-Service bietet der Softwarehersteller? Welche laufenden Kosten entstehen dadurch?
Einarbeitungszeit?
Einfach selber probieren? Jein, sagt die Expertin und verweist auf den Ärger, den falsche Buchungen verursachen können. Wer sich in einer Gruppe schulen lässt, sei nach vier mal acht Stunden soweit, dass er die Technik im Griff hat. Bei einer individuellen Schulung im Betrieb reichten 12 bis 15 Stunden.
Kosten?
Einsteiger-Programme gebe es ab 100 Euro, Versionen mit mehreren Modulen ab 250 Euro, netzwerkfähige Lösungen ab 800 Euro. Schulungen kosten zwischen 200 und 300 Euro.
Software-Lösungen im Überblick
Eine Übersicht über kaufmännische Programme (Auswahl) für das Handwerk können Sie hier kostenlos herunterladen: Tabelle Software-Lösungen
Infos über Fibu-Lösungen finden Sie hier:
Marktübersicht Fibu-Software
