Was aber sind eigentlich Mitarbeitergespräche? Gemeint sind regelmäßige, konzentrierte Besprechungen, die für das Unternehmen von übergeordneter Bedeutung sind. Sie helfen Ihnen, ein besser informiertes und geführtes Unternehmen zu entwickeln, mehr Spaß an der Arbeit und mehr Erfolg zu erreichen. Wenn Sie einige Hinweise berücksichtigen.
Zielsetzungen
1. Jedes Gespräch wird spezielle Ziele haben, die jeweils einzeln festzulegen sind. Überlegen Sie in Ruhe vor dem Gespräch, welche Ergebnisse Sie von dem Gespräch erwarten.
2. Mitarbeiter wollen informiert sein und sollen Sie informieren. Leider gehen im Alltag viel zu viel Informationen verloren. Der wichtigste Aspekt der Mitarbeitergespräche ist Informationsaustausch.
3. Mitarbeitergespräche dienen der Motivation. Es geht darum, sich gemeinsam auf Ziele einzuschwören und das Arbeitsklima zu verbessern.
4. Motivation entsteht immer dort, wo die Mitarbeiter sich ernst genommen fühlen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in wichtige Entscheidungen mit einbeziehen, sollte dies in Mitarbeitergesprächen geschehen. Das zweite wichtige Ziel ist also Entscheidungsfindung.
5. Fortschritt entsteht nicht durch Zufall, sondern dadurch, dass man Kreativität systematisch nutzt, z. B. Bei der gemeinsamen Lösung von Problemen. Drittes wichtiges Ziel ist die Kreativitätsfunktion.
Organisation
Mitarbeitergespräche sollten fester Bestandteil der Arbeit sein. Damit sind also nicht sporadische Zusammentreffen gemeint, sondern regelmäßige Zusammenkünfte. Um optimale Bedingungen zu schaffen, sollten Sie diese Gespräche vernünftig vorbereiten.
1. Schaffen Sie organisatorische Rahmenbedingungen, die eine entspannte und konzentrierte Gesprächsatmosphäre ermöglichen. Legen Sie die Gespräche nicht zwischen zwei wichtige Termine.
2. Machen Sie die Gespräche zum festen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur. Dazu gehört, dass die Mitarbeiter verpflichtet sind, teilzunehmen und Beiträge zu leisten. Ermuntern Sie sie, auch konstruktive Kritik zu äußern.
3. Geben Sie den Mitarbeitern Mitverantwortung für den Erfolg der Gespräche. Belohnen Sie auch gut gelöste Aufgaben, etwa die Bewältigung eines Konfliktes. Schon ein Lob für einen guten Beitrag bewirkt oft mehr als man glaubt.
4. Verpflichten Sie sich selbst auf die Regelmäßigkeit der Gespräche. Nur wenn Sie vorleben, dass Sie die Dinge ernst nehmen, werden die Mitarbeiter sie auch ernst nehmen.
Die gute Vorbereitung soll Ihnen helfen, die Wichtigkeit der Gespräche in eine konzentrierte Gesprächsführung umzusetzen. Dabei sind wiederum einige wichtige Hinweise zu beachten, um Spaß und Erfolg zu haben.
Gesprächsführung und Inhalte
Außer den organisatorischen Gesichtspunken entscheidet die Gesprächsführung darüber, ob dieses Führungsinstrument den gewünschten Erfolg bringt. Es erfordert viel Disziplin von allen und moderne Kommunikationstechniken, um die gesteckten Ziel zu erreichen.
1. Geben Sie Ihren Gesprächen genaue Ziele vor. Faustregel: Die Ziele sollten mit Anstrengung erreichbar sein. Erwarten Sie aber nicht mehr von einem Gespräch als es leisten kann. Wenn es etwa um Konflikte geht, kann die Lösung des eigentlichen Konfliktes oft nur vorbereitet werden.
2. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter und deren Interessen konkret mit ein. Lassen Sie in jedem regelmäßigen Gespräch auch etwas Raum für die Beiträge oder Wünsche der Mitarbeiter und nehmen Sie diese unbedingt ernst.
3. Geben Sie den Gesprächen feste Spielregeln, nach denen sich alle verhalten sollen. Halten Sie diese Regeln selbst ein.
4. Protokollieren Sie die Gespräche grundsätzlich, und teilen Sie die Ergebnisse allen Beteiligten mit, auch denen die nicht anwesend waren. Verpflichten Sie alle, sich vor dem nächsten Gespräch über das vergangene Gespräch zu informieren, z. B. indem Sie das letzte Protokoll kurz verlesen.
5. Lassen Sie Zeit, um Konflikte zu klären. Sollte die Zeit in einzelnen Gesprächen nicht reichen, sollten Sie unbedingt weitere Termine anberaumen, sofern der Konflikt die Arbeit beeinträchtigt.
6. Zeigen Sie den Teilnehmern, welcher Nutzen für jeden einzelnen aus den Gesprächen entsteht. Achten Sie darauf, dass in den Gesprächen kein nutzloser Leerlauf entsteht.
"Ich möchte vor allem, dass die Gespräche Euch helfen, Eure Arbeit besser und mit mehr Spaß zu schaffen."
7. Üben Sie keinen unnötigen Druck auf Einzelne aus, sondern belohnen Sie Leistungen.
"Ich finde das gut und richtig, was Frau Müller gerade gesagt hat. Ich freue mich über jeden Beitrag, der uns weiterbringt."
8. Verlieren Sie nicht die Geduld, wenn nicht von Anfang an alle aktiv teilnehmen. Regen Sie stillere Teilnehmer an, auch ihre Meinung kundzutun, und fordern Sie konkrete Aussagen ein, wenn nötig.
"Karl Heinz, bist du mit dieser Lösung einverstanden? Oder hast Du vielleicht noch einen Vorschlag wie man das auch machen könnte ...?"
9. Als Führungskraft sollten Sie in Konflikten größte Selbtbeherrschung aufbringen, aber auch die Energie zu intervenieren, wenn das Gespräch aus dem Ruder läuft. Akzeptieren Sie aber, wenn die Wogen mal hoch gehen, und versuchen Sie einen Ausgleich zu schaffen.
10. Das Allerwichtigste: Schaffen Sie eine Kultur des Zuhörens in den Gesprächen, an der sich alle aktiv beteiligen. Achten Sie darauf, dass nicht einzelne nur reden und andere völlig abschalten. Gelegentliche Verständnisfragen motivieren durchaus zum Aufpassen: "Klaus, wie hast Du das verstanden, was Erich gerade gesagt hat?"
Mit diesen zehn Hinweisen sollte es Ihnen gelingen, die Mitarbeitergespräche zu erfolgreichen Bestandteilen Ihrer Unternehmenskultur zu machen. Die wichtigste Voraussetzung liegt allerdings bei Ihnen selbst: Nur wenn Sie wirklich von den Vorteilen der Gespräche überzeugt sind, können Sie erfolgreich eingeführt und etabliert werden.
Zu guter letzt
Dieser kleine Leitfaden wurde erstellt von Sönke Petersen-Jahn, Horticon Unternehmensberatung, Hannover, www.horticon.de. Telefon: 0511/2617475. Für Fragen, Anregungen und Meinungen schicken Sie ein Mail an Horticon@htp-tel.de.
