1. Prioritäten: Dringendes und Wichtiges zuerst!
Gehen Sie Ihre Stapel durch und sortieren Sie nach den Kriterien „wichtig“, „unwichtig“, „dringend“ und „nicht dringend“ (ein Tipp von Zeitmanagement-Guru Stephen Covey, den wir für dieses Thema etwas modifiziert haben).
- "Dringend“ sind all die Dinge, die mit Terminen versehen sind (zum Beispiel: Umsatzsteuervoranmeldung, Endtermin für eine Angebotsabgabe)
- "Nicht dringend“ sind alle Aufgaben, die Sie jederzeit erledigen können (zum Beispiel: einen Fachartikel über neue Planungssoftware lesen)
- "Wichtig“ sind alle Aufgaben, die kurz- oder langfristig dem Erhalt Ihrer Existenz dienen (zum Beispiel: Rechnungen schreiben, Akquise) oder die für Ihre langfristige Entwicklung wichtig sind (zum Beispiel Fortbildung)
- "Unwichtig“ sind alle Arbeiten, die weder Ihrer Existenz noch Ihrer Entwicklung dienen
So werden aus einem Haufen Papier vier neue Stapel, die Ihnen dabei helfen, Prioritäten zu setzen:
- unwichtig und nicht dringend: Diese Aufgaben gehören gleich in den Papierkorb.
- wichtig und dringend: Diese Aufgaben haben die höchste Priorität.
- wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben haben langfristig sehr große Bedeutung und sollten daher nicht immer wieder im Stapel nach unten wandern.
- unwichtig, aber dringend: Hier müssen Sie entscheiden, ob Sie diese Aufgaben wirklich in Angriff nehmen wollen. Manche unwichtige Aufgabe tarnt sich als „Terminsache“, um Ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen. Stellen Sie sich folgende Frage: Was für Folgen hätte es, wenn Sie diesen Termin einfach ignorieren würden?
Tipp: Verschwenden Sie nicht zu viel Zeit auf die Entscheidung, ob etwas dringend und wichtig ist. Solange Sie die wirklich wichtigen Termine und Fristen im Auge haben, entscheiden Sie bei den anderen Aufgaben lieber schnell aus dem Bauch heraus, in welchen Stapel sie gehören.
2. Unangenehmes zuerst
Häufig sind es vor allem unangenehme Aufgaben, die erst einmal zur Seite gelegt werden. Und wenn Sie den Stapel endlich in Angriff nehmen wollen, tauchen diese Aufgaben wieder auf, kosten Zeit und nagen an der Motivation.
Statt sich von solchen Aufgaben ausbremsen zu lassen, sollten Sie sie zuerst in Angriff nehmen - zumindest jene, die Sie für „wichtig“ halten. Das macht den Kopf frei und schafft Befriedigung und neue Energien für die angenehmeren Aufgaben, die dann noch vor Ihnen liegen.
Wenn es zu viele unangenehme Aufgaben sind hilft vielleicht der nächste Tipp weiter.
3. Stück für Stück zum Ziel: die Salami-Taktik
Wer sich zu viel vornimmt, kann daran schnell scheitern. Zu viele und zu große Aufgaben könnten Sie daran hindern, endlich anzufangen oder eine Aufgabe zu beenden. Hilfreich ist da die Salamitaktik: Versuchen sie nicht, alles auf einmal zu schaffen, sondern nehmen Sie sich jeden Tag eine halbe Stunde oder vielleicht auch nur zehn Minuten Zeit, um den Berg Stück für Stück abzutragen.
4. Für wild Entschlossene: Tabula rasa
Manchen Menschen liegt es mehr, einmal richtig reinen Tisch zu machen. Je größer die Papierstapel sind, die vor Ihnen liegen, desto mehr Zeit müssen Sie dafür einplanen. Nehmen Sie sich zum Beispiel ein Wochenende vor, an dem Sie niemand stören kann, und arbeiten Sie konsequent alles ab.
Bedenken Sie dabei jedoch, dass Sie unter Umständen nicht alles erledigen können: In Ihrem Stapel können Aufgaben schlummern, für die Sie den Kontakt zu anderen brauchen, zu Lieferanten, Mitarbeitern oder Kunden zum Beispiel. Das wären dann vielleicht Aufgaben für die Salami-Taktik.
5. Delegieren
Sie müssen die Papierstapel nicht alleine abarbeiten. Delegieren Sie - möglichst an die Mitarbeiter, die sich mit dem jeweiligen Aufgaben schon auskennen oder besonderes Interesse daran haben.
Wenn Sie Aufgaben weitergeben, nennen Sie dem jeweiligen Mitarbeiter Ziel, Zeitrahmen und bei Bedarf auch die Mittel, die er zur Erledigung der Aufgabe nutzen kann.
Machen Sie jedoch keine zu engen Vorgaben - das kostet Sie zu viel Zeit und verhindert eigenes Engagement des Mitarbeiters.
Und seien Sie nicht zu kritisch, wenn das Ergebnis nicht genauso aussieht, als wenn Sie es selbst erledigt hätten. Das Ziel ist nicht, den Chef zu kopieren, sondern eine Aufgabe zu erledigen. Probieren Sie es aus - Sie gewöhnen sich daran.
6. Tun Sie es einfach!
Planen Sie nicht zu lange, wie Sie den Stapel in Angriff nehmen wollen. Entscheiden Sie sich spontan, welche Methoden Sie anwenden wollen - und fangen Sie an.
7. Neue Stapel vermeiden
Damit nicht wieder neue Stapel entstehen, sollten Sie künftig versuchen, jedes Blatt Papier nur einmal in die Hand zu nehmen. Das wäre zumindest das Ideal, damit Sie sich nicht immer wieder neu einlesen und damit beschäftigen müssen. Ganz wird sich das jedoch nicht immer vermeiden lassen. In solchen Fällen helfen folgende Tipps:
- Prüfen Sie jeden neuen Vorgang: Wie wichtig und dringend ist das?
- Sortieren Sie Terminsachen in einer Tagesmappe ein.
- Delegieren Sie neue Aufgaben wenn möglich sofort.
- Planen Sie realistische Zeitfenster ein, in denen Sie sich ungestört jenen Aufgaben widmen können, die wichtig, aber nicht dringend sind.
Ihre Entscheidung: Was wichtig ist und was nicht, hängt immer von der konkreten Situation Ihres Unternehmens ab. Gleiches gilt für das Delegieren. Wenn Sie zum Beispiel Konstruktionen selbst entwerfen, müssen Sie sich natürlich in die neue CAD-Software einarbeiten. Das ist dann wichtig und dringend. Aber wenn in der täglichen Praxis ständig zwei Mitarbeiter damit arbeiten, die nie gleichzeitig in Urlaub gehen, dann sollten Sie sich andere Aufgaben vornehmen.
Und wie behalten Sie Ihren Schreibtisch im Griff? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare und Tipps .
(jw)
