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Abwesenheit richtig organisieren

Messebesuche: So schaffen Sie sich dafür Freiräume

Messeaufenthalte sind für kleine Betriebe eine enorme Herausforderung: Der Betrieb muss weiterlaufen, auch wenn der Chef nicht da ist. Wie kann das funktionieren?

Messebesuche müssen sorgfältig geplant werden. - Dann ist das Team im Betrieb entspannter, wenn der Chef mal nicht da ist.
Dann ist das Team im Betrieb entspannter, wenn der Chef mal nicht da ist.
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Drei Tage Messe, der Chef aus dem Haus: Die Gesellen wuppen alle Aufträge allein und das Telefon im Büro ist nicht besetzt. Wie soll das funktionieren?

„Falsch ist, sich von diesem Szenario abschrecken zu lassen und wichtige Messen auszulassen“, sagt Christian Stahl. „Wer richtig vorbereitet ist, kann als Aussteller oder Besucher entspannt zur Messe fahren und die Leistungsschau als Chance und Weiterentwicklung für den Betrieb nutzen“, betont der Geschäftsführer von Müller und Partner Personal- und Organisationsentwicklung in Kassel.

Er gibt Tipps, wie Sie sich Freiräume dafür schaffen:

Messebesuch als Investition
Eine Messe kostet Geld. Aber vor allem ist sie eine wertvolle Investition in den Betrieb. Mit Kontakten und Informationen, die Sie von der Messe mitbringen, können Sie neue Kunden gewinnen und Aufträge anbahnen.

Sollten Sie mal einem Kunden für einen dringenden Auftrag absagen müssen, weil Sie auf der Messe sind, sehen Sie das nicht so eng. Auf den ersten Blick sieht es nach Umsatzeinbußen aus, da Aufträge warten müssen oder abgelehnt werden. Aber das, was eine Messe langfristig für Ihren Betrieb mit sich bringt – vorausgesetzt, Sie sind gut vorbereitet – kann mehr Wert sein, als ein Auftrag.

Sehen Sie Messen als Investition in die Zukunft und lassen Sie sich voll darauf ein. Nur wenn Sie eine Sache ganz machen, werden Sie Erfolg damit haben.

Eine Messe und das laufende Geschäft auf einmal geht nicht. Entscheiden Sie sich für das Eine oder das Andere. Sonst werden Sie an Ihren Ansprüchen scheitern.

Nächste Seite: Schalten Sie Ihr Handy ab, oder: Warum Sie auf Messen
nicht permanent erreichbar sein sollten.

Verbindlichkeit anstatt ständige Erreichbarkeit
Verbindliche Zusagen sind wichtiger als eine schnelle Rückmeldung ... - Kunden wollen feste Zusagen, sagt Christian Stahl von Müller und Partner in Kassel.
Kunden wollen feste Zusagen, sagt Christian Stahl von Müller und Partner in Kassel.
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Wenn Chefs über einige Tage nicht im Betrieb sind, müssen sie nicht permanent erreichbar sein. Das ist auf Messen außerdem gar nicht möglich: Der Handy-Empfang schwankt, die Hintergrundgeräusche stören.

Oft geht es Kunden gar nicht darum, dass Sie sich möglichst schnell zurückmelden, sagt Stahl. Sie wollen eher eine verlässliche Zusage, wann sie mit Ihrem Rückruf rechnen können. Verbindlichkeit geht vor Schnelligkeit.

Wichtig ist, dass in Ihrem Betrieb jemand erreichbar ist und ans Telefon geht. Leiten Sie Ihr Handy dorthin um, das erleichtert den Messeaufenthalt. Und schalten Sie notfalls den Anrufbeantworter im Betrieb an, wenn mal keiner ans Telefon gehen kann.

Wie Ihre Mitarbeiter entspannt sein können, wenn der Chef auf der Messe ist,
lesen Sie auf Seite 3.

Ist das Team entspannt, sind es Ihre Kunden auch
Ob Tablet oder Smartphone ... - Unterwegs sollten Handwerker mobil erreichbar sein und auf Firmendaten zugreifen können.
Unterwegs sollten Handwerker mobil erreichbar sein und auf Firmendaten zugreifen können.

Für Ihre Mitarbeiter ist es wichtig, dass sie Ihrer Abwesenheit entspannt entgegenblicken können. Dazu bedarf es interner Absprachen und langfristiger Vorbereitung, sagt Stahl. Je besser alle auf die anstehende Zeit vorbereitet sind, desto besser können Sie die spezielle Situation nach draußen an Kunden oder Lieferanten verkaufen.

Legen Sie sich in die Zeit der Messe keine unrealistischen Termine: Das stresst Sie und auch Ihre Mitarbeiter. Wenn Ihr Team weiß, dass es keine Termine und Baustellen von Ihnen übernehmen muss, vermeiden Sie zusätzlichen Stress.

Dringende Fälle lassen sich mit Sicherheit auch klären. Holen Sie einen Kollegen ins Boot, wenn Sie z.B. einen Notdienst anbieten, den Sie für einige Tage nicht mit abdecken können.

Unterwegs mobil – so funktioniert es
Für alle Fälle sollten Chefs nicht ohne Laptop oder Tablet verreisen. Auf jeder Messe und in jedem Hotel können Sie sich heutzutage per WLAN ins Internet einwählen. Schaffen Sie vorher die technischen Voraussetzungen, damit Sie im Notfall den Server Ihres Betriebs erreichen und wichtige Daten einsehen können.

E-Mails können Sie zudem unterwegs mit jedem Smartphone einsehen und beantworten.

Nächste Seite: Wie Sie trotz Messe regelmäßige Zeitfenster für die Kommunikation schaffen.

Kommunikation ist alles!
Das Team muss wissen, wann Sie erreichbar sind ... - ... und wann Sie wichtige E-Mails abarbeiten können.
... und wann Sie wichtige E-Mails abarbeiten können.
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Zur guten Messevorbereitung gehören auch genaue Absprachen für die interne und externe Kommunikation des Chefs.

Das Team im Betrieb muss wissen, wann Sie für Rückfragen täglich erreichbar sind. Ist die Messe beispielsweise um 18 Uhr zu Ende, könnten Sie vereinbaren, dass Sie ab 17 Uhr erreichbar sind.

Mitarbeiter im Büro müssen sich darauf verlassen können, dass Sie zu vereinbarten Zeiten Ihre E-Mails abrufen. Wenn Sie das zweimal pro Tag tun, lassen Sie Ihre Leute wissen, wann. Dann können Sie Infos aus dem Betrieb erhalten und nach Messeschluss beispielsweise eine Rückrufliste abarbeiten, die Ihnen das Büro zusammengestellt hat.

Und: Wenn nichts Dringendes ist, sollten Sie „in Ruhe“ gelassen werden. Schließlich wollen Sie möglichst viel Input und viele Kontakte von der Messe mitnehmen. Klären Sie im Vorfeld, was Sie in der Zeit der Messe bearbeiten wollen und was auch danach noch Zeit hat. Jeder Betrieb sollte funktionieren, wenn der Chef ein paar Tage nicht da ist!

Nicht jeder Kunde muss informiert werden!
Während es intern wichtig ist, dass alle über Ihr Fehlen informiert sind, ist es extern weniger wichtig. Nicht jeder Kunde muss wissen, dass Sie nicht da sind.

Aktuelle Auftraggeber müssen nur dann Bescheid wissen, wenn Sie als Chef gefragt sind und sich durch Ihre Abwesenheit beispielsweise eine Verzögerung der Fertigstellung ergibt. Sobald die Gesellen den Auftrag allein fertigstellen oder ein Problem nicht dringend ist, muss die Information nicht unbedingt erfolgen.

Sie können auch nach Abschluss des Auftrags noch beim Kunden anrufen und hören, ob alles gut geklappt hat.

Marketing mit der Messe machen – wie Sie das in der Praxis umsetzen können,
lesen Sie auf der nächsten Seite.


Messe als Marketinginstrument
Wer Messen besucht, sollte das auch nach außen tragen: - Messen sind wichtig für Ihr Image.
Messen sind wichtig für Ihr Image.
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Vermarkten Sie Ihren Messebesuch zu Ihren Gunsten! Ob auf Ihrer Firmenwebsite, in sozialen Netzwerken wie Facebook amp; Co. oder im Gespräch mit Kunden und Geschäftspartnern: Wenn Sie eine Messe besuchen oder einen Stand haben, ist das wichtig für die Außenwerbung Ihres Betriebs.

Sie informieren sich über neue Trends und Produkte der Branche und liefern Ihren Kunden damit Mehrwert und einen Wissenszuwachs. Machen Sie auf der Messe Bilder und laden Sie diese auf Facebook hoch. Nach Ihrer Rückkehr können Sie kurze Berichte und Fotos als Zusammenfassung auf Ihre Homepage stellen. Schildern Sie dazu ruhig auch Ihre persönlichen Eindrücke.

Bringen Sie schon neue Produkte mit, können Sie ausgewählte Kunden zu einem Test-Termin einladen. Damit binden Sie Kunden und wecken das Interesse an Ihrem Betrieb.

Nicht zuletzt dient ein Messeaufenthalt auch der Imagepflege. Weisen Sie zum Beispiel auf Rechnungen oder Angeboten auf Messeneuheiten in Ihrem Betrieb oder in Ihrem Produktportfolio hin. Dann weiß der Kunde, dass Sie sich für ihn „weiterbilden“.

Mehrarbeit, die sich lohnt!
Alle Mitarbeiter sollten wissen, welchen Stellenwert der Messebesuch hat. Erarbeiten sie zum Beispiel im Vorfeld der Messe gemeinsam mit dem Team die Ziele und versammeln Sie Ihre Leute hinter sich. Überlegen Sie, was Sie inhaltlich von der Messe mitnehmen wollen und lassen Sie es die anderen wissen.

Dass neue Kontakte zu den den wichtigsten Ziele einer Messe gehören, sollte jedem bekannt sein. Bereiten Sie Ihr Team darauf vor, dass Sie im Anschluss an den Messebesuch Unterstützung brauchen. Neue potenzielle Kunden müssen angerufen oder per Mailing mit Informationsmaterial versorgt werden. Wenn alle in etwa wissen, was nach der Messe auf sie zukommt, sind sie im Vorfeld und während der Messe ruhiger.


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