Image
AdobeStock_419251145.jpeg
Foto: carballo - stock.adobe.com
Sie wollen endlich Ihr Geld? Dann sollten Sie im Mahnschreiben nicht um den heißen Brei herumreden

Forderungsmanagement

Mustervorlagen für Ihre Mahnschreiben

Wie findet man den richtigen Ton im Mahnschreiben? Ob Sie einen guten Kunden nicht verschrecken oder einfach nur Ihr Geld wollen:  Klartext hilft.

  • Wer seine Mahnungen zu nett formuliert, wird noch länger auf sein Geld warten.
  • Wie wirkungsvoll ein Mahnschreiben ist, hängt von den richtigen Formulierungen und rechtlich notwendigen Hinweisen auf mögliche Folgekosten ab.
  • Achten Sie auf die 5 wichtigsten Regeln für Ihr Mahnschreiben – und nutzen Sie eines unserer Muster.

Eigentlich sollte es dem Kunden unangenehm sein, dass er Sie auf Ihr Geld warten lässt. Stattdessen machen sich viel öfter die Auftraggeber Sorgen, ob sie sich nicht im Ton vergreifen, wenn sie ihr Geld einfordern.

Die 5 wichtigsten Regeln für Ihr Mahnschreiben

In Mahnschreiben kommt es auf fünf einfache Regeln an:

  • Mahnen Sie schnell. Je länger Sie sich Zeit lassen, desto wahrscheinlicher wird es zu weiteren Verzögerungen kommen.
  • Klarheit: Seien Sie unmissverständlich und kommen Sie schnell auf den Punkt. Bleiben Sie sachlich, sparen Sie sich Vorwürfe und Kritik.
  • Nennen Sie ein klares Zahlungsziel,  zum Beispiel „… bis zum DATUM“ oder „… innerhalb von X Tagen“. Damit stellen Sie sicher, dass der Kunde spätestens nach diesem Termin rechtlich  endgültig in Verzug ist. Das ist die Grundlage dafür, dass er den Verzugsschaden zahlen muss, also mögliche Kosten durch Anwälte, Inkasso und Gerichte.
  • Weisen Sie auf mögliche Folgekosten hin, falls der Kunde nicht innerhalb der neuen Frist zahlt.  
  • Schreiben Sie nicht „1. Mahnung“: Das wäre ein klares Signal, dass Sie bestimmt auch noch weitere Mahnungen schreiben werden, der säumige Kunde also in Ruhe abwarten kann. Sie müssen keine zwei oder drei Mahnungen schreiben, eine einzige ist genug.

[Tipp: Sie wollen beim Thema „Schneller ans Geld“ nichts verpassen? Nutzen Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Jetzt hier anmelden!]

Muster-Mahnschreiben #1: Gute Kunden freundlich und bestimmt mahnen

Wenn es sich um einen Stammkunden handelt oder um jemanden, der über Empfehlungen zu Ihnen gekommen ist, dann möchten Sie das Mahnschreiben freundlich und klar formulieren. Schließlich kann es ja wirklich mal passieren, dass man etwas übersieht.

Ob Sie Ihr Mahnschreiben dabei als „Mahnung“ oder „Zahlungsaufforderung“ bezeichnen, spielt rechtlich keine Rolle.  „Zahlungserinnerung“ sollten Sie jedoch nicht ins Betreff schreiben – rechtlich wäre das zwar auch in Ordnung, doch warum so freundlich?

Den ganzen Schnickschnack wie „ist sicher Ihrer Aufmerksamkeit entgangen“ können Sie sich ebenfalls sparen. Egal, wie weich Sie es formulieren: Sie wissen eh nicht, wie der Kunde gerade diese oder jene Formulierung aufnimmt.

Freundlich und bestimmt klingt es hingegen so:

MUSTER

An

Herrn Max Musterkunde

....

Mahnung: Unsere Rechnung vom 12.04.2021

(Rechnungsnummer: ...)

Sehr geehrter Herr Musterkunde,

gerne haben wir in Ihrem Auftrag am 09.04.2021 Ihre Heizungsanlage repariert.

Leider haben Sie bisher noch nicht unsere entsprechende Rechnung vom 12.04.20251, Rechnungsnummer ... , über einen Betrag von .... Euro beglichen.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis spätestens zum DATUM auf unser Konto.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich nach Fristablauf in Verzug befinden und dann durch die weitere Betreuung durch unseren Rechtsbeistand weitere Kosten auf Sie zukommen.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

9 clevere Tipps, wenn Kunden nicht pünktlich zahlen

Ein Kunde hat die Rechnung nicht bezahlt? Diese Inkasso-Expertin verrät ihre besten Tipps und Tricks, wie Sie jetzt schnell an Ihr Geld kommen!
Artikel lesen

Muster-Mahnschreiben # 2: Schluss mit lustig

Handelt es sich um einen Neukunden, von dem Sie sich für die Zukunft nicht viel versprechen? Oder um einen Auftraggeber, der vor oder während der Arbeiten schon unangenehm aufgefallen ist? Dann können Sie die Mahnung noch kürzer halten:

MUSTER

An

Herrn Max Musterkunde

....

Mahnung: Unsere Rechnung vom 12.04.2021

(Rechnungsnummer: ...)

Sehr geehrter Herr Musterkunde,

wir haben am 09.04.2021 die von Ihnen in Auftrag gegebene Leistung ordnungsgemäß erbracht.

Unsere Rechnung für diese Leistung vom 12.04.2021, Rechnungsnummer ..., über den Betrag von .... EUR haben Sie bisher nicht beglichen.

Überweisen Sie den genannten Betrag bitte bis zum ... auf unsere Konto ....

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich nach Fristablauf in Verzug befinden und dann durch die weitere Betreuung durch unseren Rechtsbeistand weitere Kosten auf Sie zukommen.

Mit freundlichen Grüßen

....

Tipp: Das Wörtchen „bitte“ in diesem Brief könnten Sie weglassen. Doch mit dem „bitte“ an dieser Stelle kommen Sie einem auf Ärger gepolten Kunden gerade noch das notwendige Stückchen entgegen, damit er überweist, statt auf Konfrontation zu gehen.

Muster-Mahnschreiben # 3: Letzte Mahnung – die letzte Chance für Ihren Kunden

Sie sind eher der Typ „zweite und dritte Mahnung“ und wollen guten Stammkunden nicht sofort mit Rechtsbeistand und Folgekosten auf die Füße treten?

Wenn Sie einem guten Kunden noch eine zweite Chance geben wollen, sollten Sie ihm das zumindest deutlich machen. Verzichten Sie dabei auf einen bettelnden Tonfall oder Beschuldigungen.

Setzen Sie lieber eine sehr kurze Frist. Und machen Sie dem Empfänger lieber klar, welche Schritte Sie einleiten werden – möglichst konkret, das beeindruckt mehr als ein vage gehaltenes „Sonst behalte ich mir weitere Schritte vor“.

MUSTER

An

Herrn Max Musterkunde

....

Letzte Mahnung: Unsere Rechnung vom 12.04.2021

(Rechnungsnummer: ...)

Sehr geehrter Herr Musterkunde,

wir haben am 09.04.2021 die von Ihnen in Auftrag gegebene Leistung ordnungsgemäß erbracht.

Sie haben bisher weder auf unsere Rechnung vom ...., Rechnungsnummer ..., reagiert, noch auf unsere Mahnung vom ....

Sollte der Rechnungsbetrag nicht bis zum ... auf unserem Konto eingegangen sein, werden wir den Betrag gerichtlich einklagen / die Rechnung an ein Inkassounternehmen übergeben .... Dadurch entstehende zusätzliche Kosten gehen zu Ihren Lasten.

Mit freundlichen Grüßen

….

Tipp: Sie wollen beim Thema „Schneller ans Geld“ auf dem Laufenden bleiben? Abonnieren Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Jetzt hier anmelden!

Diese 4 Kundentypen sollten Sie kennen!

Mit manchen Kunden wird man einfach nicht warm. Ein falsches Wort genügt, schon war es das mit dem Auftrag. Dabei geht es auch anders: So erkennen Sie die 4 wichtigsten Kundentypen sofort und kommen sicherer zum Abschluss.
Artikel lesen

Wie viele Mahnungen sind genug?

Erste Mahnung, zweite, dritte ... – muss das wirklich sein? Nein! Bei zahlungsfaulen Kunden können Sie sich viel schneller wehren. Wann und wie Sie die Schraube anziehen? Das lesen Sie hier!
Artikel lesen
Image
offene-forderung.jpeg
Foto: Bits and Splits - stock.adobe.com

Forderungsmanagement

Offene Rechnungen: So kommen Sie an Ihr Geld

Außenstände gefährden Ihre Liquidität, deshalb sollten Sie sie im Blick behalten. Mit unseren Tipps behalten Sie offene Rechnungen im Blick und kommen an Ihr Geld.

Foto: stockWERK - Fotolia

Forderungsmanagement

Inkasso: Auf der Jagd nach dem Kleckerbetrag

Wenn Betriebe auf ihren Rechnungen sitzenbleiben, beginnt eine ungeliebte Arbeit. Die gute Nachricht: Es gibt eine Alternative zum eigenen Inkasso – auch bei Kleinbeträgen.

Wer die Zahlung von Rechnungen nicht konsequent einfordert, verliert irgendwann sein Geld.
Foto: stefanocar_75 - stock.adobe.com - Montage: handwerk.com

Forderungsmanagement

Wie gut ist Ihr Mahnwesen?

Die Arbeit ist getan, das Geld hart verdient – doch manche Kunden zögern die Zahlung schmerzlich hinaus. Ist das auch bei Ihnen so? Wie gut ist Ihr Mahnwesen?

Inkassobüros und Betriebe können sich sehr alte Forderungen teilen.
Foto: ranglzzz - Fotolia.com

Forderungsmanagement

Alte Forderungen: 50/50-Deal für aussichtslose Fälle

Wieviel sind 50 Prozent von Nichts? Die überraschende Antwort: Womöglich eine ganze Menge. Vielleicht sollten Sie sich alte Forderungen ansehen, die Sie längst abgeschrieben haben.

Wir haben noch mehr für Sie!

Praktische Tipps zur Betriebsführung und Erfahrungsberichte von Kollegen gibt es dienstags und donnerstags auch direkt ins Postfach: nützlich, übersichtlich und auf den Punkt.
Melden Sie sich jetzt für unseren Newsletter an - schnell und kostenlos!
Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Zu statistischen Zwecken führen wir ein anonymisiertes Link-Tracking durch.