Auf einen Blick:
- Das Nachweisgesetz regelt, welche Informationen über Arbeitsbedingungen der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern wann und in welcher Form aushändigen muss.
- Mit einer Gesetzesreform, die zum 1. August in Kraft tritt, erweitern sich die Auskunftspflichten bei Neueinstellungen, Fristen werden verkürzt und bei Verstößen droht ein Bußgeld.
- Die Informationen müssen in Schriftform ausgehändigt werden. Arbeitgeber sollten nach Ansicht von Anwälten daher am besten ihre Arbeitsverträge anpassen. Denkbar wäre aber auch ein zusätzliches Dokument.
- Das Gesetz gilt auch für Minijobber und Praktikanten, die länger als vier Wochen bleiben. Für Auszubildende gibt es eine entsprechende Regelung im Berufsbildungsgesetz.
- Für bestehenden Arbeitsverhältnisse ändert sich nichts. Nur auf Verlangen des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber die zusätzlichen Informationen aushändigen.
Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern ab dem 1. August mehr Informationen über ihre Arbeitsbedingungen schriftlich aushändigen als bisher. So sieht es das neue Nachweisgesetz vor. „Betriebe müssen sich deshalb schnell auf die Änderungen einstellen und sollten ihre Arbeitsverträge bei Neueinstellungen anpassen“, sagt Andreas Bierich, Fachanwalt für Arbeitsrecht und Geschäftsführer der Kreishandwerkerschaften Region Braunschweig, Gifhorn und Peine. „Fristen werden verkürzt und Auskunftspflichten erweitert. Bei Verstößen droht ein Bußgeld bis zu 2.000 Euro.“
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Worum geht es?
Zum 1. August 2022 tritt das neue Nachweisgesetz in Kraft. Es regelt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb neu festgelegter Fristen in Schriftform aushändigen muss. „Der Gesetzgeber möchte damit sicherstellen, dass Arbeitnehmer wissen, auf welche Arbeitsbedingungen sie sich einlassen“, erläutert Rechtsanwalt Ioannis Papadopoulos von der Kanzlei HMS Barthelmeß Görzel.
„Die Informationen müssen in Schriftform ausgehändigt werden. Dazu können Arbeitgeber ihre Arbeitsverträge entsprechend anpassen. Denkbar wäre aber auch ein zusätzliches Dokument“, so Papadopoulos.
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Für wen gelten die Bestimmungen?
Das neue Gesetz gilt für alle Arbeitsverhältnisse, die ab dem 1. August 2022 abgeschlossen werden, auch für Minijobber und Praktikanten, die länger als einen Monat beschäftigt werden. Wer also einen Mitarbeiter ab August unter Vertrag nimmt oder schon genommen hat, muss die Neuregelung beachten.
Für bestehende Arbeitsverhältnisse ändert sich zunächst nichts. Der Arbeitgeber muss aber auf Verlangen des Mitarbeiters die zusätzlichen Informationen innerhalb von sieben Tagen schriftlich aushändigen.
Was bedeutet schriftlich?
Das Gesetz schreibt die Schriftform vor, was viele Verbände im Vorfeld kritisierten: „Schriftform bedeutet ausgedruckt auf Papier und eigenhändig unterschrieben“, verdeutlicht Bierich. „Eine Chance auf Digitalisierung, die die EU-Richtlinie ausdrücklich eingeräumt hat, hat Deutschland nicht genutzt.“
Ioannis Papadopoulos betont, dass auch weiterhin mündliche Arbeitsverträge wirksam bleiben. „Der Gesetzgeber verlangt keine Schriftform für Arbeitsverträge. Arbeitnehmer aber haben ein Recht darauf, die Vertragsbedingungen schriftlich niedergelegt zu erhalten.“ Man könne also schon von einer „Schriftform durch die Hintertür“ sprechen.
Nimmt der Arbeitgeber die Informationen in den Arbeitsvertrag auf, dann müssen den wie bisher beide Parteien unterscheiben. Entscheidet er sich für einen Anhang zum schriftlichen Arbeitsvertrag oder eine Ergänzung zum mündlichen Arbeitsvertrag, muss dieses Dokument laut Gesetz nur der Arbeitgeber unterschreiben.
Wie beweist der Arbeitgeber dann jedoch, dass er die Informationen erstellt hat? „Als Nachweis gegenüber einer Behörde kann eine Kopie dienen“, so Papadopoulos. Eine bessere Möglichkeit sei es aber, die Musterarbeitsverträge den neuen gesetzlichen Bestimmungen anzupassen.
Welche Informationen bekommen die Arbeitnehmer?
Schon bislang waren Arbeitgebern verpflichtet, ihren Mitarbeitern wichtige Informationen mitzuteilen. Dazu gehören Angaben über ihren Arbeitsort, eine Beschreibung der Tätigkeit, die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts. Auch die vereinbarte Arbeitszeit, die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses mussten schriftlich mitgeteilt werden.
Jetzt kommen neue Punkte dazu, darunter:
- Die Dauer der Probezeit, falls vereinbart.
- Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts. Sie müssen jeweils getrennt angeben werden, außerdem deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung.
- Die vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen.
- Die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen.
- Ansprüche auf Fortbildungen.
- Informationen über eine betriebliche Zusatzversorgung (falls vorhanden).
- Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, darunter zum Beispiel die Schriftform einer Kündigung und die Frist, in der eine Kündigungsschutzklage eingereicht werden kann.
Welche Fristen müssen Arbeitgeber einhalten?
Bislang hatten Arbeitgeber einen Monat Zeit, ihren Nachweispflichten nachzukommen. Das ändert sich jetzt: Bereits am ersten Arbeitstag müssen sie neuen Mitarbeitenden einen Teil der Informationen (Name und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt und Überstunden, Arbeitszeit) schriftlich aushändigen.
Weitere Informationen wie den Beginn des Arbeitsverhältnisses, gegebenenfalls eine Befristung, den Arbeitsort, eine Tätigkeitsbeschreibung und Überstunden müssen innerhalb von sieben Tagen nachgereicht werden. Für die übrigen Informationen hat der Arbeitgeber einen Monat Zeit.
Was gilt für Auszubildende?
Auch Azubis haben ein Recht auf die schriftlichen Informationen, deshalb wurde auch das Berufsbildungsgesetz geändert. Dazu zählen unter anderen die Angabe über
- die Ausbildungsstätte und Ausbildungsmaßnahmen außerhalb der Ausbildungsstätte,
- Zahlung und Höhe der Vergütung sowie deren Zusammensetzung, falls sie sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammensetzt,
- Regelungen zur Bezahlung von Überstunden und deren Ausgleich.
„Arbeitgeber sollten prüfen, ob ihre Ausbildungsverträge ab dem 1. August auf dem neuesten Stand sind“, rät Papadopoulos.
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