- Besser organisiert mit Openhandwerk? TR-Wohnkonzepte nutzt die Handwerkersoftware seit Herbst 2022. Fähigkeiten und Handhabung der Cloud-Software haben das Unternehmen überzeugt.
- Ein wichtiger Pluspunkt war für Gesellschafterin Roxanne Greite die Ortsunabhängigkeit der Software: „Weil sie cloudbasiert ist, kann ich von überall aus auf alle Daten zugreifen.“
- Roxanne Greite organisiert Aufträge mit der Software komplett digital. Wichtige Projektinfos, Bilder und Notizen sind für alle Beteiligten jederzeit und überall verfügbar.
- Über Schnittstellen ließen sich mit Openhandwerk nahtlos andere digitale Angebote verbinden, wie zum Beispiel der Shop des Großhändlers von TR-Wohnkonzepte oder ihre Buchhaltungssoftware.
Mit einer Software die Buchhaltung und alle Projekte jederzeit und überall im Griff haben – von der Angebotserstellung bis zur Schlussrechnung: Mit diesem Anspruch hat sich Roxanne Greite im letzten Jahr auf die Suche nach einer neuen Handwerkersoftware begeben. Beim Berliner Unternehmen Openhandwerk wurde sie im Sommer fündig. Mit ihrer Entscheidung ist sie grundzufrieden. „Ich finde die Software richtig gut“, sagt Greite.
Der gute Kontakt macht den Unterschied
Nach mehreren Jahren Selbstständigkeit gründeten die gelernte Grafikerin Roxanne Greite und Ehemann Timo Greite im September 2021 gemeinsam ein neues Unternehmen. Ihre TR-Wohnkonzepte GmbH ist unter anderem spezialisiert auf den Ausbau von Wohnräumen, Bädern und Küchen. Roxanne Greite übernimmt die Entwürfe und 3D-Planung. Ihr Mann erledigt das Handwerkliche im Bereich Fliesen, Mauern, Trockenbau und Montage. „Was wir selbst machen dürfen, setzen wir allein um. Für die übrigen Aufgaben arbeiten wir mit Fachfirmen zusammen“, erklärt die Unternehmerin.
Die Openhandwerk-Software hat das Paar direkt mit der Neugründung eingeführt. „Ich wollte einfach alles digital von der Projektabwicklung bis zur Buchhaltung managen können“, berichtet Greite. Produkte mehrerer Software-Hersteller hatte die Niedersächsin sich zuvor angeschaut. „Ausschlaggebend für Openhandwerk war am Ende auch der positive persönliche Kontakt“, sagt sie. Beim ersten Anruf hatte sie direkt den Chef des Softwareunternehmens am Hörer, „und der hat mir gleich so viele gute Infos gegeben, dass ich mich einfach gut aufgehoben gefühlt habe“.
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Daten in der Cloud: Pluspunkt für Openhandwerk
Der technikaffinen Grafikerin genügten zum Start rund 90 Minuten Online-Schulung. Zudem hatte sie sich im Monat vor Gründungsstart mit der Testversion vertraut gemacht. „Die Einarbeitung ist ziemlich instinktiv und intuitiv“, erklärt Roxanne Greite. Ein großer Vorteil, der ihr besonders wichtig war, ist die Ortsunabhängigkeit der Software: „Weil sie cloudbasiert ist, kann ich von überall aus auf alle Daten zugreifen: auf der Baustelle, beim Kunden oder mal vom Kinderspielplatz, wenn es nötig ist.“ Über Notebook oder Tablet habe sie vollen Zugriff auf alle Funktonen. Zudem gibt es eine App, für die schnelle Handhabung unterwegs mobil.
Wie läuft die Arbeit mit Openhandwerk genau ab? Roxanne Greite erklärt die Funktionen an einem Beispielauftrag. Anruf Neukunde: „Zunächst lege ich in Openhandwerk den Neukunden und den potenziellen Auftrag an und trage einen Aufmaß-Termin ein“, erklärt Greite. Jetzt erscheint der Termin schon im Kalender des Tools und kann bei Bedarf einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Kundenadresse ist so hinterlegt, dass sich die Planerin am Tag des Kundentermins mit einem Klick in der App direkt zum Kunden navigieren lassen kann. Dazu öffnet eine Schaltfläche die Adresse in Google Maps und die Navigation kann starten.
Fotofunktion in der App
Vor Ort beim Kunden ruft Roxanne Greite das aktuelle Projekt in der App auf. „Aus der App heraus kann ich Fotos machen, Bilder beschriften und direkt im richtigen Projekt speichern“, sagt sie. Ordner mit Namen wie „Fotos“, „Angebote“, „Aufträge“, „Rechnungen“ seien standardmäßig angelegt. Sobald eine neue Datei im Projektordner hochgeladen ist, stehe sie sofort allen anderen Mitarbeitern auf ihren Endgeräten zur Verfügung – unter der Voraussetzung natürlich, dass ihnen für das Projekt auch die nötigen Zugriffsrechte eingeräumt wurden. „Die Foto-Funktion nutze ich sehr viel. Ich nehme jetzt gar kein Papier mehr vom Kunden mit“, sagt Roxanne Greite.
Im Laufe der Bearbeitung durchläuft jeder Auftrag verschiedene Status, die sich zum Beispiel auf bestimmte Daten terminieren lassen. Zugleich helfen Farben, den Überblick zu behalten. „Der Status ‚Angebot schreiben‘ ist zum Beispiel gelb markiert. Morgens schaue ich mir an, was alles gelb ist und weiß gleich, welche Angebote ich noch schreiben muss“, sagt Greite. Für die interne Kommunikation gebe es zudem eine Chat-Funktion über die das Team kommunizieren kann.
Gut angebunden: Schnittstellen in Openhandwerk
Bei der Erstellung des Angebots nutzt die Planerin eine Openhandwerk-Schnittstelle zum Großhändler. „Über die IDS-Schnittstelle können wir Produkte unseres Großhändlers direkt ins Angebot einbinden. Das war ein wichtiges Kriterium für die Wahl der Software“, sagt Greite. Der Betrieb erstellt seinen Warenkorb beim Großhändler und importiert ihn zur Kalkulation in die Openhandwerk-Software. Bevor die Produkte in den Auftrag wandern können sie mit Materialaufschlägen versehen werden.
Über ein E-Mailformular in Openhandwerk schickt Roxanne Greite ihr Angebot an den Kunden. „Bei uns darf sich der Kunde dann aussuchen, ob wir einen Vor-Ort-Termin oder eine Videokonferenz machen“, erzählt sie. In jedem Fall können Kunden die 3D-CAD-Entwürfe der Gestalterin aus verschiedensten Winkeln betrachten und Anpassungswünsche mit ihr live umsetzen.
Auch die Arbeit auf der Baustelle wird terminiert und dem passenden Mitarbeiter zugeordnet. Im Fall von TR-Wohnkonzepte ist das automatisch Handwerksmeister Timo Greite. „Wir könnten hier auch ein größeres Team einteilen und hätten dann eine gute Übersicht, wer wann auf welcher Baustelle arbeitet“, berichtet Roxanne Greite, „man sieht farblich gut, ob es irgendwelche Überschneidungen gibt und hat eine gute Übersicht über die Baustellen.“
„Ich finde die Software eignet sich gut für Einsteiger“
Für einen optimalen Informationsfluss werden alle Baustelleninfos und Produktdatenblätter im Projektordner gespeichert. So hat Timo Greite auf der Baustelle alle wichtigen Projektinformationen für die Umsetzung digital parat. Vor Ort kann er den Arbeitsfortschritt mit Fotos in der App dokumentieren. Die App biete auch die Möglichkeit spontane Kundenwünsche zu notieren, damit sie bei der Abrechnung nicht versehentlich verloren gehen.
Roxanne Greite begleitet die Projekte in regelmäßigen Baustellenbesichtigungen und postet auf dem Instagram-Kanal des Betriebs Storys von den Baufortschritten. Zum Abschluss eines Projekts fährt sie mit einem kleinen Einrichtungsgeschenk zum Kunden, fragt ob alle Wünsche erfüllt wurden und macht Projektfotos von den fertigen Arbeiten. Auch die Rechnungserstellung läuft über Openhandwerk: „Über die Schnittstelle von Openhandwerk zu unserer Buchhaltungssoftware Sevdesk schreibe ich die Rechnung und schicke sie dem Kunden zusammen mit den Projektbildern“, erklärt sie.
Damit endet die digitale Prozesskette. „Ich finde die Software eignet sich gut für Einsteiger“, sagt Roxanne Greite. Mit einer Jahreslizenz könne man ohne große Investition ausprobieren, wie gut die Software die betrieblichen Abläufe unterstützen kann. Den Preis von 35 Euro pro Monat und Mitarbeiter findet die Unternehmerin bei dieser Laufzeit fair. „Dafür wird man als Kunde ernst genommen und bekommt auch unkomplizierte Hilfe, ohne noch kostenpflichtige Support-Verträge abschließen zu müssen.“
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