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Dokumente besser managen

Ordnung im Aktenkosmos

Sie sind die Organisationstalente unter den Software-Helfern: Dokumentenmanagementsysteme behalten in Bergen von Dokumenten den Durchblick. Aber nur, wenn sie richtig in den Betrieb integriert werden.

Archivierung fängt im Kopf an.
DMS Gehirn Ordnung Struktur

Stellen Sie sich vor, Sie hätten Ihre Aufzeichnungen und Dokumentationen der letzten Jahre nicht in Aktenordnern und Hängeregistern sondern lose in einer großen virtuellen Kiste auf ihrem Computer. Jetzt ruft ihr guter Kunde Fritz Walter an und fragt nach Details zu einem Projekt, das schon drei Jahre zurückliegt. Sie tippen seinen Namen in eine Suchmaske ein und haben sofort sämtliche Fritz-Walter-Projekte auf dem Bildschirm. Verbaute Geräte, Rechnungen, Umsätze, jede Information nur einen Klick entfernt und sie können sofort Auskunft geben – und bei der Gelegenheit schon den nächsten Auftrag einfädeln. Oder Sie wollen einfach schnell Ihre Ausgaben und Einnahmen des letzten Monats prüfen. Sofort präsentiert der Rechner Ihnen das Ergebnis.

Für Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, sind Aufgaben wie diese eine leichte Übung. „Der Dokumentationsaufwand wird in vielen Gewerken immer größer“, sagt Betriebsberater Joachim Hagedorn von der Handwerkskammer Oldenburg. „Ohne ein DMS sind manche Projekte heute gar nicht mehr beherrschbar.“

Herzstück: die Intelligente Datenbank
Wie funktionieren Dokumentenmangementsysteme? Im Grunde ganz einfach: „Alle Dokumente, wie Texte, Fotos und Videos sind zentral abgespeichert und werden mit einer hochintelligenten Datenbank verknüpft“, erklärt Michael Wieneke. Der EDV-Dienstleister aus Osnabrück kennt sich mit den Stärken und Schwächen der einzelnen DMS-Produkte aus – er hat solche Softwaresysteme für dutzende Kunden aus Handwerk und Industrie konfiguriert.

Keine einfache Aufgabe, sagt Wieneke. Denn damit ein DMS seine Stärken im Betrieb ausspielen kann, muss es muss alle analogen Abläufe im Betrieb digital darstellen können. Dazu muss es – ähnlich wie ein neuer Mitarbeiter – angelernt werden. Das verlangt den Chefs einiges ab, berichtet Wieneke. „Der Unternehmer muss sich über seine Abläufe im Klaren sein.“ Welche Belege fallen im Betrieb an, wo entstehen sie, welche Stationen durchlaufen sie und in welchen Sonderfällen wird von diesen Routinen abgewichen? „Diese Prozesse aufzunehmen kann bei einem Betrieb mit 15 Mitarbeitern zwei bis drei Tage dauern“, sagt Michael Wieneke.

Das DMS im Sanitärbetrieb
Aktuell konfiguriert der EDV-Berater eine DMS-Software für einen Sanitärbetrieb. Von den zehn Mitarbeitern sollen vier an ihren Arbeitsplätzen Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem haben. Künftig wird der Unternehmer in seinem DMS für jedes Projekt eine eigene digitale Akte anlegen. E-Mails , Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden halbautomatisch dem richtigen Projekt zugeordnet und archiviert. Über einen Fernzugriff können die Mitarbeiter bequem mobil von unterwegs auf alle Dokumente im System zugreifen.

Damit das funktioniert, müssen die Belege zunächst irgendwie in das System kommen. Papierbelege werden dazu gescannt und verschlagwortet. Bei elektronischen Belegen geht das halbautomatisch. „Für ständig wiederkehrende Rechnungen und Formulare können wir zum Beispiel festlegen, an welchen Stellen sich Kundendaten, Datum, Betrag oder Projektnummer im PDF befinden – die liest das System dann automatisch aus“, erklärt Wieneke.

EDV-Experte Michael Wieneke.

Grenzenlose Möglichkeiten
Über die Verschlagwortung ordnet das System die Dokumente automatisch dem richtigen Projekt zu. Nun kann der DMS-Nutzer definieren, was er mit seinen gesammelten Daten anfangen möchte. „Da sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt“, sagt der EDV-Berater. So lassen sich tabellarische Abfragen konfigurieren, die Aufwände und Gewinne darstellen.

Oder sie geben einen Langzeitüberblick über die verbauten Geräte, zum Beispiel vom Typ Wasserpumpe: Wann wurde welche Pumpe angeschafft, von welchem Hersteller, wo wurde sie verbaut und wann ist die regelmäßige Wartung fällig oder war eine Reparatur nötig? Auch statistische Daten kann das DMS dafür bereitstellen: So hat der Unternehmer schnell im Blick, wie sich etwa die durchschnittliche Lebensdauer des einen verbauten Wasserpumpentyps zum anderen verhält.

Die Fähigkeiten haben ihren Preis
„Dokumentenmangementsysteme sind hier unheimlich stark“, sagt Wieneke. „Aber um daraus Profit zu schlagen muss jeder Anwender wissen, wie er sie professionell nutzt“. Zumal die Anschaffungskosten nicht gerade klein sind. Für den SHK-Betrieb mit zehn Mitarbeitern bei vier Nutzerlizenzen, rechnet Wieneke mit vier bis fünf tausend Euro Gesamtkosten. „Bei Einzelunternehmern geht der Preis aufgrund der weniger komplexen Abläufe bei 600 Euro los.“

Laut Einschätzung des EDV-Experten zahlen sich DMS-Systeme umso schneller aus, je größer und komplexer ein Handwerksbetriebe sind. Eine große Verbreitung der Software beobachtet der EDV-Experte im Handwerk jedoch nicht. Ebenso wie Betriebsberater Joachim Hagedorn: „Die Verbreitung nimmt er dadurch zu, weil immer mehr Hersteller von Branchensoftware DMS-Funktionen in ihre Produkte integrieren.“

Genau vor solchen Mischlösungen warnt allerdings EDV-Mann Wieneke. „ERP-Hersteller, die DMS in ihre Software integrieren, stellen sicher, dass das DMS fest mit ihrem System verwoben ist. Damit ist man über Jahrzehnte an den Hersteller gebunden, denn die eigenen archivierten Daten bekommt man nur mit größtem Aufwand in ein anderes System übertragen.“ Er rät zu einem eigenständigen DMS. Wer das DMS mit einem ERP-System verknüpfen möchte, sollte darauf achten, dass der gewünschte ERP-Anbieter eine DMS-Schnittstelle bereithält.

Sonderfall digitale Archivierung
Grundsätzlich ist es mit diesen Systemen auch möglich alle Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren um den gesetzlichen Dokumentationspflichten nachzukommen. Allerdings herrscht bezüglich der Rechtslage noch Unklarheit. Zudem ist der Aufwand hoch. Unternehmen müssen genau beschreiben, wie ihre Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.

Michael Wieneke sieht daher in der Hybrid-Lösung eine praxisnahe Alternative zur kompletten Digitalisierung. „Jeder Unternehmer darf seine Projekte für sich selbst digital archivieren, bei der Betriebsprüfung genügt weiterhin eine Dokumentation in Papierform.“ (deg)

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